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請求書の書き方の基本マナーと気をつけておきたいポイントをご紹介

請求書の書き方の基本マナーと気をつけておきたいポイントをご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
取引先とのやり取りにおいて重要な請求書について、「正しい書き方」をご存じでしょうか。請求書の書き方に法的な決まり事はありませんが、スムーズな支払いを促すには基本のマナーをおさえておくことが大切です。今回は請求書を書く際のポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

この記事の目次

    請求書の役割とは

    請求書は、取引相手に「商品やサービスの対価の支払い」を促すための書類です。
    請求書を受け取った取引相手が、そこに記載されている金額と自社が控えている金額とを照合する際にも使用します。加えて、請求書には両者に請求が発生する取引があったことを証明する役割もあります。
    そのため、発行する側は取引内容や金額を正しく記載し、双方がきちんと保存しておく必要があります。

    請求書の書き方の基本マナー

    請求書の書き方については、法律で正式な記載事項が定められているわけではありません。しかし、基本的なマナーをおさえておくことで取引先とのトラブルの回避につながります。
    ここでは、請求書に記載するべき主な9項目についてご紹介します。

    1.題目

    題目には「請求書」と記載しましょう。ビジネスの取引相手と交わす書類には、発注書、見積書、納品書など様々なものが存在するため、「何の書類であるか」は分かりやすく記載しておきましょう。

    2.請求先

    「請求先」とは取引相手のことで、会社名や屋号、個人名などを記載します。基本的に左上部に表記することが多いです。
    F請求先が会社や屋号の場合は社名の後にスペースをあけて「御中」と記載し、個人名の場合は「様」と敬称を付けるようにしましょう。加えて、前株(株式会社〇〇)または後株(〇〇株式会社)といった法人格の名称も必ず確認してから記入してください。
    さらに必要に応じて、請求先の部署名や担当者名、郵便番号と住所も記載します。

    3.発行者

    「発行者」は、題目の右下あたりに記載します。
    会社の場合は会社名、住所、電話番号を記載し、部署名や担当者名を明記するケースもあります。
    個人事業主やフリーランスの場合は、屋号または氏名、住所、電話番号を記載しましょう。

    4.発行年月日

    「発行年月日」として、請求書を発行した日付を記載します。発行年は、西暦もしくは和暦のどちらでも記載できますが、自社ルールとしてどちらかに統一した方が管理しやすいでしょう。。

    請求書の発行年月日は、取引相手の締め日・支払い日に関わります。例えば取引相手の経理処理が「20日締め/翌月末払い」の場合に請求書の発行年月日を20日以降にしてしまうと、翌々月末払いとして処理され、支払いが先延ばしになる可能性もあるので注意が必要です。
    このような点に気をつけて、発行年月日には取引相手と事前に合意した日付を記載するようにしましょう。

    5.取引の内容

    取引の内容として、品名と単価、数量、金額等を記載します。
    そもそも請求方法には「都度方式(取引のたびに請求)」と「掛売方式(一定期間まとめて請求)」の2種類があり、取引相手との取り決めでいずれかを選択します。取引の頻度が多い相手や定期的に取引がある相手には、1ヶ月ごとの掛売方式が効率的でしょう。
    請求書の金額には単価を書かなくても問題ないとされており、数量のある項目をまとめて「一式」と表記することもできます。

    6.税額

    「税額」についても忘れずに明記しましょう。
    税額には「内税(うちぜい)」と「外税(そとぜい)」という表示方法があり、いずれかに統一します。
    内税の場合、項目ごとに消費税を含めた価格表示を行うため、小計と合計が同じ金額になります。一方で外税は、項目ごとに税抜価格を表示し、小計と消費税額を合わせて合計金額を表示しましょう。

    現在、消費税には標準税率(10%対象)と軽減税率(8%対象)の2種類の税率が存在し、軽減税率の対象となる取引項目には注釈(※)をつけるなどして標準税率と区別することになります。加えて2023年10月からはインボイス制度が導入され、「税率ごとに区分した合計額と適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」の記載も必要となります。早めに確認し、対応をしておきましょう。

    関連記事はこちら 2023年スタート「インボイス制度」をご存知ですか?今からできる必要な準備とは

    7.請求金額

    「請求金額」は、取引ごとの金額や小計よりも大きな数字で目立つように表記します。書き換えや付け足しができないよう金額の前後には空白を入れず、3桁ごとにカンマ(,)を記入するのが一般的です。

    さらに「円」か「¥」を書き加える必要があり、いずれかに統一して記載しましょう。例えば、「円」の場合は「金1,234,567円也」となり、「¥」の場合は「¥1,234,567-」と表記します。

    8.支払期日

    「支払期日(支払期限)」も必ず記載が必要な項目です。「この日までに支払う」という約束の日付で、この日以降に入金が確認できない場合は取引相手に督促することとなります。
    支払期日についても、西暦もしくは和暦のどちらでも記載可能ですが、発行年月日の表記などと統一しましょう。

    9.振込先

    請求書には「振込先」を記載しておくとスムーズに処理が進みます。
    まず、振込先となる「金融機関名/支店名」を記載します。取引相手が金融機関の窓口で手続きする際に必要になるため、数字4桁の「金融機関コード」と3桁の「支店コード」を添えておくと丁寧です。
    さらに、口座の種類として「普通口座」または「当座預金口座」のいずれかを記載しておきましょう。「口座番号」は金融機関によって形式や桁の数が異なるので、間違いのないようにしてください。
    最後に「口座名義」をカタカナで記載します。インターネットバンキングでは、金融機関名や口座番号を入力すると口座名義が自動で表記される場合もありますが、窓口での手続きでは手書きで記入する必要があるため、誤りのないように記載しましょう。

    請求書の書き方で気をつけておきたいポイント

    請求書を発行する際には、上記の記載項目以外にも注意しておきたいポイントがあります。

    用紙サイズ

    請求書の用紙サイズについては法的に定められているわけではないため、市販の請求書用紙には様々なサイズが存在します。
    しかし多くのビジネス書類と同様のサイズにしておくと書類整理がスムーズになることから、一般的な請求書の用紙サイズは他の書類と同様に「A4(210mm×297mm)」とされています。

    通し番号(採番)

    請求書には通し番号(採番)を明記しておくと、書類整理の際に便利です。
    「対応する見積書や納品書と同じ番号をつける」「取引先番号や取引回数などを識別できるように番号をつける」といった社内ルールを定めておくと良いでしょう。

    通し番号は必ず記載するものではありませんが、明記しておくことで見積書や納品書との照合などの際に効率的に探せるようになります。そのため、請求書の番号は重複しないように注意して記載することが大切です。

    端数処理

    税金などの計算により、請求金額に端数が出る場合もあります。小数点以下の処理は社内規定に則って処理しましょう。具体的には、四捨五入、または小数点以下切り捨て、切り上げなどの方法があります。
    国税庁の「適格請求書等保存方式の概要」では、インボイス制度における消費税の端数処理はまとめて1回で行うよう求められています。そのため、ひとつの請求書で税率が混在する場合は、税率ごとに1回ずつ端数処理を行い、最終的に合算するという工程が必要です。個別の商品毎に消費税率を参考として記載しても構いませんが、商品ごとに端数処理を行うという処理方法は認められていないので注意しましょう。

    関連記事はこちら 消費税の端数処理はどうする?インボイス制度施行後の対策とは

    振込手数料

    振込時に発生する「振込手数料」については、事前に双方で話し合って取り決めた内容を請求書に記載することが重要です。
    法律では「発注側・受注側のどちらが振込手数料を負担するか」についての定めはありませんが、一般的なビジネスにおいては請求書を受け取る「発注側」が負担する傾向にあることも覚えておきましょう。

    しかし、一方の思い込みで相手方に振込手数料を負担させると後にトラブルに発展することもあります。そのため、どちらが振込手数料を負担するかについては取引を始める際に取り決めておき、契約書にも記載するなどで対処しておくと安心です。

    備考欄

    「備考欄」を設けておくと、補足事項を記載する際に便利です。
    補足事項の例としては、振込手数料の負担を取引相手にお願いする文面や、支払い方法を指定する文面などがあります。

    印鑑

    原則として、「印鑑」が押印されていない請求書でも効力はあるとされています。しかし押印のある請求書の方が複製のハードルが上がるため、企業によっては印鑑の押印を求める場合もあります。
    トラブルを防ぐためにも、事前に押印の必要があるかについて確認しておきましょう。

    会社の場合は、会社名が刻まれた「角印」を使用し、発行者の住所や会社名の一部と重なるように押印します。

    送付状

    請求書を郵送する場合は、請求書の用紙に加えて「送付状」を添えておくと丁寧です。内容としては、宛名と発行者名、挨拶文、請求書の内容の要約、日付などを記載します。
    メールで請求書を送る場合は、メールの本文が送付状代わりになります。取引相手に丁寧な印象を与えるためにも、忘れずに記載するようにしましょう。

    インボイス制度への準備も忘れずに

    2023年10月1日に施行される「インボイス制度(適格請求書保存方式)」により消費税についての取り扱いが変わるため、請求書の手続きにも変更が発生します。
    現行制度では、どのような請求でも消費税の「仕入額控除」が適用されていますが、インボイス制度が施行されると、適格請求書の要件を満たした請求書のみ仕入額控除が適用されることになります。

    インボイス制度の適格事業者となるためには、事前に登録が必要です。加えて、請求書に「インボイスの登録番号」「税率ごとの消費税額及び適用税率」を記載しなければなりません。
    インボイス制度は発注者側と受注者側の双方に関わる新制度となるため、今から準備を進めておきましょう。

    関連記事はこちら 電子インボイスとは?インボイス制定施行の背景や変更点などについても解説 | 「楽楽販売」

    まとめ

    請求書について書き方を定めた法律はありませんが、適切な情報を正確に記載することで、取引をスムーズに進めることができます。
    請求書発行日や振込手数料の負担などを一方の都合で決めるとトラブルにつながる恐れがあるので、取引相手との事前の取り決めを怠らないようにしましょう。

    ビジネスにおいて取引件数が多いと、請求書の発行や保存は煩雑な作業になります。忙しい中でも効率的に適切な請求書管理を行うためには、クラウドシステムの利用をおすすめします。

    販売管理システムの「楽楽販売」は、請求書管理に役立つシステムです。見積書や納品書の内容をワンクリックで請求書に転記できたり、複数の受注内容を自動計算で請求書に反映できたりと、請求書業務の時短を実現します。ぜひ、導入を検討してみてください。

    関連記事はこちら 請求書業務を効率化!クラウドシステムのメリットと比較方法を解説 | 「楽楽販売」

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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