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2019/12/2

見積管理システムとは?
見積管理の課題とシステム導入のメリット

見積管理システムとは?見積管理の課題とシステム導入のメリット

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
現代では仕事にも生活にも、ITツールは欠かせないものとなりました。ですが、時代に合わせて使用されるものは変化し続けています。従来は、それぞれの部門ごとにツールを入れて管理するのが一般的でした。しかし、今日では業務の内容に合わせてより専門性の高いツールを導入し、一元管理するケースが増えています。
見積管理システムもそのひとつです。
見積管理は企業運営において非常に重要なポイントです。専門性の高いツールを使用することで、その精度をより高め、業務の適正化・効率化が可能となっています。
そこで、今回は見積管理の重要性や課題、そして見積管理システムのメリットなどをご紹介します。

見積管理とは?現状の課題は?

現代の日本では、まだ見積管理という言葉そのものに耳なじみがないという方も多いでしょう。オフィスでは毎日のように見積書の作成や確認が行われています。ですが管理と言われても「どのように管理すればいいの?」と考える方もいるのではないでしょうか。 そこで、まずは管理の目的や課題を整理します。

関連記事見積り業務とは?エクセルでの見積書作成と管理システムの導入をご説明

見積管理とは?

まず、見積書に求められるものを整理しましょう。もっとも重要なのは内容の正確さです。作成するにしても、受け取ったものを確認するにしても内容や金額が適正なものであることが求められます。

続いてスピード感も大切です。発行に時間がかかればほかの業務の効率にも影響がでる可能性もあります。仕組みは企業や組織によって異なりますが、発行には作成のみでなく複数人による承認といったフローが設けられています。

このような見積に求められる内容や金額の適正さ、そして発行までのフローなども含めて管理するのが見積管理です。定義をより広げれば、作成に関するノウハウやデータの蓄積なども含まれます。

見積管理の課題とは?

見積管理にはいくつもの課題があります。最初に挙げられるのが情報の一元化・共有が難しいという点です。エクセルなどで作成する場合、情報が断片化・属人化してしまいます。このままでは過去の見積や、リアルタイムで進行している案件であっても他の担当者が作成したデータの参照は困難です。さらに、単価をはじめとする必要な情報が共有できていないことで、適正な内容や金額の見積が作成できないケースもあります。

また情報は営業戦略の精度を高める上でも重要です。内容による成約率や利益率などを分析することが売上を大きく左右します。適切に見積情報を蓄積して活用できていないことが営業戦略に悪影響を及ぼしているケースも少なくありません。

承認フローが非効率なことで発行までに余計な時間がかかっているケースも少なくありません。前述の通り、見積書発行に時間がかかればビジネスチャンスを失う原因にもなります。これも見積管理の課題のひとつです。

見積管理システムを導入するメリットと選定の基準

前述の課題の多くを解決するためのツールが見積管理システムです。そこで、続いてはシステムのメリットや選定の基準をご紹介します。

見積管理システムを導入するメリット

見積管理システムの導入は、以下のようなメリットをもたらします。

一元管理の実現

まず、情報の一元管理を実現できるというメリットがあります。従来各担当者が個人で管理してきた情報を一元化できることで、さまざまな形で活用できるようになります。単純にフォームを統一することで企業全体でのバラつきをなくすこともできます。

見積作成の効率化・ペーパーレス化

一元管理によって、見積作成を効率的に行うことができます。

これまで見積を作成するときは、まず仕入れ値を管理者に確認し、他営業の見積と照らし合わせて相場を確認、そのあと在庫管理部門に売り止め指示を出すなど、他部署との連携作業を多く必要としていました。
情報をひとつのシステムにまとめることができれば、関係各所への連絡の手間がなくなります。また、完成した見積をPDFやブラウザ閲覧で顧客に送信すれば、ペーパーレス化も実現します。

業務改善につながる見積分析

見積管理システムは過去に作成した見積の成約率や、成約からの利益率などを記録できます。数値をもとに分析を行えば、作成した見積が成約に結びつかなかった理由や、思ったような利益があがらなかった原因を確認できます。
また、成約率の高い営業担当者はどのような見積を作成しているのかなど、他の人の業務内容を参考にすることもできます。問題点がわかれば営業マンごとのPDCAサイクル改善につながり、顧客別の適切な営業戦略を練りやすくなります。

見積管理システム選定のポイントは?

日本ではまだまだそれほど普及しているとは言えませんが、ニーズの高まりから管理システムの種類も増えています。そのため、選定が悩みとなっている方も多いようです。
そこで、選定のポイントをチェックしましょう。

業種特有の見積作成機能

業種によって見積書の作成工程には違いがあります。

たとえば、建設業や建築業の場合は総価格決定までの工程が多くあり、天候や時期によって材料の仕入れ値も大きく変動します。そのため過去の見積履歴をすぐに参照し、適正金額を計算できる機能が備わった見積管理システムがおすすめです。
サブスク事業であれば、顧客の契約・オプションによって入力欄やページ数に差がでるため、詳細な入力項目が必要です。

このように、自社業種によって必要な機能は変わります。目星をつけたシステムに求める機能が備えられているか、欠かさずにチェックしましょう。

オンプレミス型・クラウド型の選択

見積管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は導入費用が高く、その分セキュリティの安全性が高いというメリットがあります。クラウド型は、スマホやタブレットを使えば外出先でも見積作成ができるといった柔軟性の高さが魅力です。
費用・機能はもちろん、自社に合った形態を選ぶことでシステムを使いこなすことができます。

その他のシステムとの連携

すでに使用しているシステムがある場合、既存システムとの連携の可否も選定のポイントです。システムの連携ができないと導入の利便性を見出せず、かえって入力の手間が増えただけという事態も発生しかねません。

どの程度の連携ができるのか、あらかじめシステムのメーカーと入念に打ち合わせを行いましょう。

見積管理システム5選

最後に、おすすめのシステムをピックアップしてご紹介します。選定に悩んでいる方は参考にしてみてください。

やよいの見積・納品・請求書

会計ソフトの定番として高いシェアを誇る弥生シリーズの見積管理ソフトです。シンプルな操作で見積の作成のみでなく総合的な管理ができます。

やよいの見積・納品・請求書

ABACUS

見積書や請求書を作成し、請求書に対する入金履歴や回収残高なども同時に管理可能なソフトです。見積と請求業務を併せて効率化できます。

ABACUS

みつも郎

ローカルで作成したデータをそのままクラウドストレージへ保存することで、素早く共有可能な見積作成ソフトです。クラウドへのアクセス操作の手間が省けるのみでなく、共有処理忘れといったミスも防止できます。

みつも郎

見積Rich

クラウド型でいつでもどこでも見積書や請求書の作成を行えるソフトです。1ユーザーであれば無料で使用可能なので、個人事業主の方にもおすすめです。

見積Rich

楽楽販売

見積のみでなく、販売管理や案件管理などあらゆる情報を一元化・効率化できるシステムです。操作も簡単で、ボタンひとつであらゆる処理を自動化できます。カスタマイズ性も高く、それぞれの業務形態にフィットするシステムの構築が可能です。

楽楽販売

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まとめ

見積管理という言葉に、まだまだ耳なじみがないという方も多いでしょう。ですが、見積は営業戦略、そして企業や組織としての利益確保のためにとても重要な要素です。

システムを導入すれば、業務を効率化できるだけでなく何気なく処理してきた見積をビジネスの武器として活かすことができます。ぜひ検討してみてください。

楽楽販売

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