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請求書に押印が必要ないって本当?
押印の方法や電子印鑑について解説

請求書に押印が必要ないって本当?押印の方法や電子印鑑について解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
ビジネスの現場で欠かせない請求書を発行する際、押印を忘れてしまったことはありませんか?実は、請求書への押印は必ずしも必要とは限りません。しかし、日本では押印を重視する商習慣が根強く残っています。今回は、請求書への押印について、そのメリットや注意点をご紹介します。

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この記事の目次

    請求書への押印は法律的には必要ない

    請求書への押印は、ビジネスにおける慣例として疑問を持たずに行ってきたという人は多いでしょう。しかし、請求書への押印に法的な義務はありません。それ以前に、請求書はフォーマットや記載事項についても法律では決められておらず、発行そのものも義務付けられていません。極端な話をすれば、口頭で請求したとしてもペナルティはないのです。

    関連記事はこちら 請求業務とは 業務の流れと注意点をご説明

    請求書に押印した方がいい理由

    法的義務はないにも関わらず、請求書の発行や請求書への押印はビジネスの通例となっています。これには次のようなメリットがあることが理由として考えられます。

    請求書の信用度を高めるため

    請求書への押印がある場合とない場合を比較すると、やはり押印があるものの方が社会的信用度は高いです。例えば、事業者間で支払トラブルが発生した際や税務調査の際に、印鑑のある請求書は信用度の高い取引内容の証明書として扱われます。

    改ざん・偽造を防止するため

    印鑑のない請求書は、誰が作成したかを証明することが難しいです。
    悪意ある誰かが都合の良いように請求書を書き換えたり、架空の請求書を勝手に発行したりするリスクもゼロではありません。請求書への押印をセオリーにすることで、改ざん・偽造を未然に防ぐ効果があります。

    ビジネスの常識としての観点

    ビジネスのマナーや慣習といった常識的な観点から、押印した請求書が選ばれる傾向にあります。会社の正式な印鑑が押されていると、担当者個人ではなく会社として発行されたことが伝わるためです。
    そのほかに、企業や官公庁などの組織内ルールで、押印のない請求書は受け付けないと定めているケースも見られます。

    関連記事はこちら 請求書の書き方の基本マナーと気をつけておきたいポイントをご紹介

    請求書への押印に適した種類のハンコとは

    請求書に押印するハンコの種類に決まりがあるわけではありません。しかし、日本においてハンコは重要な本人確認の用途として使われるため、どんなものでも不用意に押すのは避けましょう。

    会社の場合、代表的なハンコは3種類あり、法務局に届け出る際の実印(丸印)、銀行の口座開設に使う銀行印、経理処理によく使われる角印の3種類があります。請求書には、重要度が高い実印と銀行印は使用せず、角印を使用するのが一般的です。
    個人事業主やフリーランスの場合は、会社の角印のようなハンコを用意する必要はなく、個人名の認印でも問題はありません。

    請求書への押印時の注意点

    ここからは、請求書にハンコを押す場合の注意点を見ていきましょう。

    基本の注意点

    基本の押印の位置は社名の右側です。そして、住所や社名といった文字に一部被るように押しましょう。
    これは、印鑑のコピーや請求書の偽造を防ぐためです。ただし、捺印欄がある場合は、その位置に押してください。

    印鑑は朱肉が薄すぎたり印影の一部が欠けたりしている状態では意味を成しません。真上から下ろして均等に圧をかけ、印影をきれいに残すようにしましょう。

    訂正印の扱い方

    一般的な書類では、印鑑の印影がうまく出なかったり、書き損じや訂正があったりした場合、訂正印を押して修正をします。直したい箇所に二重の線を引いてから、その上に訂正印を押します。

    ただし、請求書の場合はなるべく訂正印は使わないようにしましょう。なぜなら、請求書には会社名や代表者名が記載されており、自社が発行する書類として重要度が高いと認識されているからです。修正が必要な時は訂正印を使用せず、破棄して作り直す方が賢明です。

    電子印鑑の扱い方

    コロナ禍の影響もあり、近年では紙の請求書を郵送や手渡しするよりも、メールなどで送付することが多くなりました。
    印鑑のある請求書をメールで送る場合は、一度、請求書をプリントアウトしてから押印し、スキャナーで読み込んでデータ化しなければなりません。スキャンした書類は元データよりも画質が粗くなってしまい、書類としての機能も劣ってしまいます。

    そこで、印鑑をデータ化した電子印鑑が用いられるようになりました。この方法ならプリントアウトやスキャンの手間がかかりません。
    電子印鑑の種類としては、印鑑をスキャンしたものや画像編集で自作したもの、押印者の識別情報を付与した電子印鑑などがあります。いずれも請求書データに直接押印できるので、効率的に作成・発行することが可能です。スキャンデータのように細かい文字などが劣化することもありません。

    請求書の押印には法的義務がないため、電子印鑑を用いても実際のハンコの印影と効力は同じと考えることができます。ただし、取引先によっては電子印鑑を不可としているケースがあるので、事前に確認しておくようにしましょう。

    関連記事はこちら 請求業務を効率化するには?請求管理システム導入のメリットをご紹介| 「楽楽販売」

    電子印鑑の注意点

    電子印鑑を使用する場合は、偽造リスクが伴うという点を認識しておく必要があります。ここでは、電子印鑑を作成・使用する際に気をつけたいポイントをご紹介します。

    画像化した電子印鑑は偽造リスクが伴う

    画像化しただけの電子印鑑には「いつ、誰が押したか」を証明する認識情報がないため、偽造のリスクが伴います。

    例えば、好みのデザインや文字を選んで手軽に印影画像を作成できるオンラインツールやフリーソフトがあります。さらに、ワードやエクセル、PDFといったソフトには、印影画像を登録して書類に挿入する機能もあります。これらは費用もかからず簡単に画像化できる手軽な手法だといえますが、その反面、誰でも同じ印影画像を作成することができるというリスクもあります。

    他にも、実際の印鑑を押した紙をスキャンして画像化したものを書類に貼り付け、電子印鑑として使用する方法もあります。実際の印影を使用する形にはなりますが、単なる貼付画像に過ぎないため、なりすましの複製を完全に防ぐことはできません。
    さらにオリジナルの印影画像をもとに、実際の印鑑そのものが偽造される可能性もあります。

    重要書類である請求書に電子印鑑を使用する場合は、上記のように画像化しただけの電子印鑑は用いないようにするのがベストだといえます。

    認証機能を持たせた電子印鑑で安全対策を

    フリーソフトやスキャン画像から作成した電子印鑑のセキュリティ面が心配なら、電子印鑑に認証機能を持たせ、なりすましの押印や偽造を防ぐのがおすすめです。

    電子印鑑に認証機能を持たせるためには、有料の電子印鑑システムを利用します。認証機能には、電子印鑑に識別番号(固有のナンバー)や本人証明、日時といった情報を割り当てるタイプや、実印の印鑑証明書のような「電子証明書」を付帯するタイプ、電子印鑑のコピーや編集を防止する機能を付けられるタイプなどがあります。

    そもそも請求書には押印の義務はありません。しかし、印鑑のない書類より印鑑のある書類の方が改ざんされた場合に罪が重くなるため、押印の慣習そのものは残す方がリスク回避に繋がると考えられます。
    認証機能がある電子印鑑であれば実印のような法的効力も持たせられるため、請求書などの重要書類を扱うビジネスシーンでも安心して使用できるでしょう。

    取引先への事前確認が必要

    現状、ビジネスシーンにおいて電子印鑑が広く浸透しているとはいえません。電子印鑑は法的に認められているとはいえ、事業主の導入状況はさまざまです。そのため、取引先と初めてビジネスをする場合は、事前に電子印鑑を使ってよいかどうかを問い合わせておきましょう。
    加えて、これまで取引があった相手に対しても、自社が電子印鑑を使用したい旨を説明してから書類を発行するとスマートです。

    「電子印鑑なら紙の原本を互いに送付する手間やコストが抑えられる」「認証機能を持たせているのでセキュリティ面でも安心」といったメリットも合わせて伝えると、取引先からの信頼獲得にも繋がるでしょう。

    関連記事はこちら 請求書ペーパーレス化のメリット・デメリットや導入のためのポイント

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    システム導入で電子印鑑に対応

    そもそも、電子印鑑の導入を検討している段階の企業では、書類管理業務の電子化に着手できていないケースが多いでしょう。

    近年、テレワークの推進や生産性向上、資源の保全などを背景に、企業活動のペーパーレス化が課題となっています。時代の流れに応じて書類の電子化を効率的に行うには、電子印鑑に対応した書類管理システムの導入をおすすめします。

    経理業務の電子化にも役立つ

    2024年1月から義務化される改正版電子帳簿保存法においては、パソコンで作成したりメールで受け取ったりした請求書などの帳票書類をデータのまま保存する必要があり、従来のような紙での保管は認められなくなります。さらに、書類のデータ保管にはタイムスタンプの付与などの要件をクリアする必要があります。
    帳票書類を電子化し電子印鑑を押印するためにも、法改正に応じたシステムの導入を検討してみてください。

    関連記事はこちら 【2024年最新版】おすすめの請求書作成ソフト10選|得られる効果や選び方の
    ポイント

    まとめ

    請求書には必ずしも押印が義務化されているわけではありませんが、ビジネスの現場では印鑑が欠かせないのが実状です。正しい押印方法などの印鑑の取り扱いについては、ビジネスマナーとして知っておきましょう。

    業務の効率化や生産性向上、リモートワークの推進など、さまざまな観点からビジネス書類のデジタル対応が求められています。そして今後さらに日本に根強く残る押印の習慣も見直され、電子印鑑化は進んでいくと考えられます。

    関連記事はこちら 請求書管理や整理方法の基本とは?発行側・受領側それぞれの対応

    記事執筆者紹介

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