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クラウド型販売管理ツール

2020/2/1

販売管理とは|販売管理を行う目的と流れもご紹介

販売管理とは|販売管理を行う目的と流れもご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売はビジネスにおいて売り上げに直結する重要なセクションのひとつです。多くの企業が売り上げを伸ばすことを考えるのは当然のことですが、販売の管理までは行き届いていないというケースも少なくありません。そこで、今回は販売管理の重要性や目的、そして具体的な流れもご紹介します。

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販売管理とは?

ビジネスにおいて、販売とは商品やサービスを提供してその代金を受け取ることを意味します。企業として売り上げをあげ、利益を得るための基本的な業務の総称が販売です。
企業活動において重要な意味を持つ一方で、あまりにも当たり前の業務であることから管理について意識したことがないという方も多いようです。
しかし、販売には商品やサービス、顧客などの多くの情報が必要となります。さらに契約書や請求書の作成など業務は非常に多く、場合によっては同じ組織内でも複数の部門をまたがなければならないケースもあります。
だからこそより効率的に、そして高精度に業務をこなすためには適切な管理が求められるのです。

具体的な流れについては後述しますが、販売管理において重要となるのは、「どの商品やサービスを」「誰に対していくつ、いくら」で販売して「どのようにして代金を回収するのか」を整理することです。販売のプロセスとしては当たり前のことですが、この時点で商品やサービスの詳細、顧客、価格、在庫、生産数量、請求などのあらゆる情報の管理が必要となります。
逆にこれらの情報が適切に管理できていれば、販売における問題点も明確になり、無駄を省いてさらに利益率を高めることも可能です。

販売管理の目的

ビジネスにおける管理には必ず目的があります。販売管理も例外ではありません。
上記の概要と重複する部分もありますが、ここでは販売管理の目的をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

収益の確保

もっとも大きな目的は収益・利益の確保です。前述の通り販売は企業の売り上げや収益を得ることを主な目的としています。
つまり、その管理も収益の確保につながります。
具体的には、適切に管理することによって収支の状況を可視化できます。どの商品が「いつ」「誰に」「いくつ」売れて「いくら」売り上げ・利益が出たのかも明確になります。お金の流れもわかりやすくなります。
さらに、売り上げ情報や実績なども分析しやすくなるため、より収益をアップするための対策も立てやすくなるという点もポイントです。

業務管理

販売には多くの業務が関わっていますので、適切に管理することで業務効率の改善にもつながります。業務の流れも可視化され、常時管理することによって無駄を減らすことも可能です。
さらに、業務精度を高めることも目的のひとつです。適切な管理ができれば、部署をまたぐ必要があっても業務の重複や人的ミスなどのリスクが軽減できます。
つまり、最終的に業務の質を高めることにつながるのです。

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顧客満足度の向上

顧客満足度の向上も販売管理の目的のひとつです。販売業務を効率化し、顧客情報を適切に管理することによって顧客の要望に対してスピーディに対応できるようになります。結果として、顧客満足度の向上や、信頼関係の構築につながります。

販売管理の流れ

上記の通り、販売管理には明確な目的があり、多くのメリットがあります。とはいえ、具体的に何をすればいいのかわからないという方も多いでしょう。

販売管理は受注管理→出荷管理→請求管理→仕入管理→在庫管理という流れが一般的ですが、ここでは、販売管理の流れについてフロー毎に具体的にご紹介していきます。

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受注管理

最初のステップは受注管理です。単に受注とは言っても複数の業務が関わっています。
まずは見積りの作成と提出、そして契約の締結、最後に受注業務です。
見積りはあくまで金額や数量、納期などを顧客に提案するためのものです。そのため一度提出すれば終わりというわけではありません。交渉の道具のひとつでもあるため、適切に管理することが重要となります。
続いて、契約の締結においても管理が重要です。顧客との関係を示すものであり、顧客情報や詳細な契約内容を管理するためにも徹底した管理が必要なのです。

そして、受注業務ではこれまでの見積りや契約書などの情報を確認しながら進めていきます。正式に受注した情報の管理も重要です。これらの情報を管理することで今後の営業戦略などにも役立てることができます。

出荷管理

業種によっては、受注が決まると出荷業務へと進みます。企業の規模によっても異なりますが、出荷に必要な業務の管理も重要です。
納期に合わせて商品の生産や梱包、発送などのスケジュールを組みます。こちらも当たり前の業務ですが適切な管理ができていなければ納品ミスや納期遅れの原因となります。

請求管理

請求業務は、請求と回収の2つのセクションに分けられます。契約の内容によっても異なりますが納品のたびに支払いを行う場合は毎回請求書を発送する必要があります。これが請求のセクションです。
続いて回収業務は、顧客から代金が支払われると額が一致しているのかを確認し、消込作業を行います。期日までに入金が行われない場合や額が異なる場合には確認が必要です。

仕入・在庫管理

最後に仕入と在庫の管理です。販売にあたって商品の仕入が必要な場合は発注や検品、支払いといった業務が必要となります。
同時に在庫の管理も重要です。在庫が足りなければスムーズに出荷することができませんし、逆に過剰だと余計な経費がかかります。

販売管理業務の問題点

販売管理には多くの目的やメリットがありますが、一方で「受注が多いことで入力の手間が増える」「情報の一元化ができていないことで管理が難しい」「顧客によって請求日などが異なっているため請求業務に手間がかかる」「顧客情報や業務が属人化しており情報共有ができていない」などの問題点もあります。

販売管理業務の問題点の解決方法について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

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販売管理に必要不可欠な帳票の発行

販売管理にはいくつもの業務が存在しています。その中でも特に重要となるのが、帳票の発行です。小売業であれば一部の帳票の発行が省略されることもありますが、基本的に企業間で取引を行う場合はいくつもの帳票類を発行して証明を行う必要があります。

ここでは、販売管理で必要となる帳票についてご紹介します。

見積書

販売契約の前に、製品・サービスなどの金額や取引条件などを相手側に提示するための帳票が見積書です。記載事項は取り扱う商品や企業によって異なりますが、基本的に金額や納期、支払い条件、見積書の有効期限などを記載します。

見積書は一度発行すれば終わりというわけではなく、交渉の状況によっては複数回発行するケースもありますので、常に最新のものを確認する必要があります。

販売管理においては、「見積書と請求書の内容が一致しているのか」をチェックすることが重要です。

注文書

発注した内容を記載するのが注文書で、発注書とも呼ばれます。基本的に内容は見積書と同様となりますが契約を確定させる書類でもあるため、取引や支払いの条件・納期などをより詳細に記載するケースもあります。

発注の証明であることに加えて取引の内容を示すデータでもあるため、販売管理において重要な意味を持ちます。

納品書

注文通りに商品やサービスが納品されたことを証明する帳票が納品書です。基本的には納品する商品と一緒に取引先に送られます。この帳票については発行の義務はありませんが納品を証明する書類となりますので、トラブル防止のために発行するのが望ましいです。

記載事項は納品された日付や商品の詳細などが一般的です。

システム導入で効率化

前述の通り販売管理業務は企業の運営において重要な意味を持ちますが、ヒューマンエラーなどの課題点も少なくありません。このような課題を解決して業務を効率化する方法として、販売管理システムの導入が挙げられます。

今日では販売に欠かせない発注や仕入、顧客管理といった業務を一括して管理することができるシステムも登場しています。ここでは、システム導入によって得られる効果やおすすめのツールをご紹介します。

単純作業の自動化

販売管理にはデータの入力や集計といった単純作業が欠かせず、従来はすべて手作業で行うのが一般的でした。システムを導入すれば、こういった単純作業の多くを自動化できます。結果として単純に業務を効率化できるのみでなく、ヒューマンエラーのリスクを減らして精度を高めることも可能です。

データ管理や入力などを外注している場合は、コストの削減にもつながります。

リアルタイムでの情報共有

販売管理業務をエクセルなどで行っていると、作業が属人化してしまいがちです。うまく情報共有ができず、業務全体に遅延が発生するケースも少なくありません。

そこでシステムを導入することによって、リアルタイムであらゆるデータを組織全体で共有できます。営業担当者が在庫確認のために倉庫で作業を行うなどの余計な手間を省くことができ、業務全体の効率化が可能です。

おすすめの販売管理ツール

今日ではさまざまな販売管理ツールがあります。楽楽販売もそのひとつで、販売管理に関する多くの業務を効率化できます。同じ情報を何度も入力しなければならないといった入力作業の手間が省けるだけでなく、ボタンひとつで見積書や請求書の発行ができるため、人的ミスのリスクも軽減されます。
さらにリアルタイムでの情報共有ができるため、多くの情報を一元管理し、情報や業務の属人化の防止も可能です。

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まとめ

販売はビジネスにおいて重要なセクションであるからこそ、管理が重要となります。とはいえ、販売には多くの業務が関係していることから管理も難しくなりがちです。
そこで、管理ツールを活用することによって効率的で精度の高い販売管理を実現できます。ぜひあなたのビジネスへの導入を検討してみてください。

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