クラウド型販売管理ツール

2020/2/1

販売管理とは|販売管理を行う目的と業務の流れもご紹介

販売管理とは|販売管理を行う目的と業務の流れもご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売はビジネスにおいて売り上げに直結する重要なセクションのひとつです。多くの企業が売り上げを伸ばすことを考えるのは当然のことですが、販売の管理までは行き届いていないというケースも少なくありません。そこで、今回は販売管理の重要性や目的、そして販売管理業務の具体的な流れとメリットもご紹介します。

関連記事はこちら販売管理ソフトとは!見るべきポイントと比較7選

販売管理とは?

ビジネスにおいて、販売とは商品やサービスを提供してその代金を受け取ることを意味します。企業として売り上げをあげ、利益を得るための基本的な業務の総称が販売です。
企業活動において重要な意味を持つ一方で、あまりにも当たり前の業務であることから管理について意識したことがないという方も多いようです。
しかし、販売には商品やサービス、顧客などの多くの情報が必要となります。さらに契約書や請求書の作成など業務は非常に多く、場合によっては同じ組織内でも複数の部門をまたがなければならないケースもあります。
だからこそより効率的に、そして高精度に業務をこなすためには適切な管理が求められるのです。

具体的な業務の流れについては後述しますが、販売管理において重要となるのは、「どの商品やサービスを」「誰に対していくつ、いくら」で販売して「どのようにして代金を回収するのか」を整理することです。販売のプロセスとしては当たり前のことですが、この時点で商品やサービスの詳細、顧客、価格、在庫、生産数量、請求などのあらゆる情報の管理が必要となります。
逆にこれらの情報が適切に管理できていれば、販売における問題点も明確になり、無駄を省いてさらに利益率を高めることも可能です。

販売管理の目的

ビジネスにおける管理には必ず目的があります。販売管理も例外ではありません。
上記の概要と重複する部分もありますが、ここでは販売管理の目的をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

収益の確保

もっとも大きな目的は収益・利益の確保です。前述の通り販売は企業の売り上げや収益を得ることを主な目的としています。
つまり、その管理も収益の確保につながります。
具体的には、適切に管理することによって収支の状況を可視化できます。どの商品が「いつ」「誰に」「いくつ」売れて「いくら」売り上げ・利益が出たのかも明確になります。お金の流れもわかりやすくなります。
さらに、売り上げ情報や実績なども分析しやすくなるため、より収益をアップするための対策も立てやすくなるという点もポイントです。

業務管理

販売には多くの業務が関わっていますので、適切に管理することで業務効率の改善にもつながります。業務の流れも可視化され、常時管理することによって無駄を減らすことも可能です。
さらに、業務精度を高めることも目的のひとつです。適切な管理ができれば、部署をまたぐ必要があっても業務の重複や人的ミスなどのリスクが軽減できます。
つまり、最終的に業務の質を高めることにつながるのです。

顧客満足度の向上

顧客満足度の向上も販売管理の目的のひとつです。販売業務を効率化し、顧客情報を適切に管理することによって顧客の要望に対してスピーディに対応できるようになります。結果として、顧客満足度の向上や、信頼関係の構築につながります。

販売管理業務の流れ

上記の通り、販売管理には明確な目的があり、多くのメリットがあります。とはいえ、具体的に何をすればいいのかわからないという方も多いでしょう。

販売管理は受注管理→出荷管理→請求管理→仕入管理→在庫管理という流れが一般的ですが、ここでは、販売管理の流れについてフロー毎に具体的にご紹介していきます。

関連記事はこちら販売管理業務の流れとは|経営で重要な業務フローをご説明

受注管理

最初のステップは受注管理です。単に受注とは言っても複数の業務が関わっています。
まずは見積りの作成と提出、そして契約の締結、最後に受注業務です。
見積りはあくまで金額や数量、納期などを顧客に提案するためのものです。そのため一度提出すれば終わりというわけではありません。交渉の道具のひとつでもあるため、適切に管理することが重要となります。
続いて、契約の締結においても管理が重要です。顧客との関係を示すものであり、顧客情報や詳細な契約内容を管理するためにも徹底した管理が必要なのです。

そして、受注業務ではこれまでの見積りや契約書などの情報を確認しながら進めていきます。正式に受注した情報の管理も重要です。これらの情報を管理することで今後の営業戦略などにも役立てることができます。

出荷管理

業種によっては、受注が決まると出荷業務へと進みます。企業の規模によっても異なりますが、出荷に必要な業務の管理も重要です。
納期に合わせて商品の生産や梱包、発送などのスケジュールを組みます。こちらも当たり前の業務ですが適切な管理ができていなければ納品ミスや納期遅れの原因となります。

請求管理

請求業務は、請求と回収の2つのセクションに分けられます。契約の内容によっても異なりますが納品のたびに支払いを行う場合は毎回請求書を発送する必要があります。これが請求のセクションです。
続いて回収業務は、顧客から代金が支払われると額が一致しているのかを確認し、消込作業を行います。期日までに入金が行われない場合や額が異なる場合には確認が必要です。

仕入・在庫管理

最後に仕入と在庫の管理です。販売にあたって商品の仕入が必要な場合は発注や検品、支払いといった業務が必要となります。
同時に在庫の管理も重要です。在庫が足りなければスムーズに出荷することができませんし、逆に過剰だと余計な経費がかかります。

販売管理のメリット

販売管理の導入によって得られるメリットは、業務効率化と利益向上につながるものばかりです。
詳しい内容について、見てみましょう。

適切な管理

販売管理は受注から請求までのあいだの人員と在庫、金銭の管理を一度に行います。

可視化された適切な管理によって、これまで頻発していた「プロジェクトに適した人材がいない」「注文を受けたものの在庫がない」「顧客への請求が漏れてしまう」といったトラブルを回避することができます。また、部署をまたいだ管理ができるため、伝達漏れや入力ミスといったトラブルも減少します。

適切な管理によって営業・業務の効率化が実現し集客につながれば、企業利益にも結びつくでしょう。

業務効率化

販売管理の導入によって、業務の効率化が実現します。
例えば、これまで注文を受けても「在庫があるのかどうか」「他部署の受注状況はどうか」「在庫がない場合の納期はいつになるのか」「納品した商品の請求は済んでいるか」などの確認事項が多くありました。注文を受けたのに在庫がなかった、となれば顧客の信頼を落としてしまう可能性もあります。
販売管理によってこれらの可視化が可能になることで確認業務が減り、効率よく販売まで行うことができます。

受注に関してのみではなく、請求書の発行も受注・出荷管理と紐付ければ、仕入れの工程でも必要数の把握や支払い額の確認などがスムーズに行えます。

トレンドを抑えた販売予測

蓄積された販売データをもとに、商品の売れる時期や目安を予測できます。これにより商品を無駄なく仕入れることができ、さらには過剰在庫に陥る心配も減ります。

年代や性別によって売れ筋は変わるものです。異なる条件下でのマーケティング戦略を練り、新しい商品の取り入れや新規アイディアを生むといった、企業が前進するきっかけも販売管理は担っています。

現状商品の改善

販売データの蓄積はトレンドを抑えるだけでなく、現状商品の改善にも役立ちます。顧客動向をもとに売れ筋が悪い商品に変化を加えて蘇らせるきっかけを作れるのも、販売管理のメリットのひとつです。

利益の確保

販売管理によって受注から請求までの流れが可視化されることにより、利益の確保につながります。売れ行きの悪い・良い製品は何か、なぜ結果に差が出るのか、蓄積したデータをもとに比較検討を行うことで、利益をあげるためのPDCAが組みやすくなるためです。また、当月の請求対象顧客を抽出して請求漏れを防ぎ、売上回収を確実に行えるようになります。

販売管理業務の問題点

販売管理には多くの目的やメリットがありますが、一方で「受注が多いことで入力の手間が増える」「情報の一元化ができていないことで管理が難しい」「顧客によって請求日などが異なっているため請求業務に手間がかかる」「顧客情報や業務が属人化しており情報共有ができていない」などの問題点もあります。

販売管理業務の問題点の解決方法について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

 

今、システムが求められるわけ

従来、販売管理は人による手作業で行われるのが一般的でしたが、近年では多くの企業や組織で販売管理システムが導入されてきています。
ここでは、販売管理システムが多くの企業や組織で必要とされる理由や販売業務の課題点をご紹介していきます。

共有漏れによるミス

多くの企業では、全ての業務を1人の担当者が行うわけではなく、業務ごとに分担して進めていきます。例えば営業や受注は営業部の担当者が、請求書の発行や入金の確認は経理部の担当者が、というのが一般的です。
そのため、部門間での情報共有が必要不可欠です。各部門の担当者に情報が伝わっていないと、納期遅れや発注ミス、請求漏れなどが起きる可能性があるからです。重大なトラブルにつながるケースもあるので、情報の共有漏れがないように常に意識しておく必要があります。
情報共有を徹底するだけでなく、精度にも注目しましょう。もしも紙やExcelで情報管理を行っている場合、「必要な情報がどこにあるのか分からない」「更新された情報が最新のものなのか判断できない」などの問題が起きる可能性があります。業務が属人化していると、担当者の不在時に状況確認ができず、業務に支障をきたすことも考えられます。
情報の共有や引き継ぎに問題がある場合は、フローの見直しやツールの導入などで正しい情報を共有できる体制を整えるようにしましょう。

確認作業の負担が大きい

前述の通り販売業務には多くのフローがあるため、人による作業の場合、迅速かつ正確な情報共有は困難です。
全体で情報を共有できる仕組みをつくっても、情報が反映されるまでにはラグが生じます。結果として営業や経理などの部門にて毎回確認が必要となり、余計な手間が生じ大きな負担となります。

情報の一元化ができない

システムを使用せず、Excelなどへの手作業で管理を行う場合、どうしても情報の一元化が難しくなります。結果として、販売や在庫計画を立てることができず、過去のデータを分析することもできません。

今日のビジネスにおいて情報共有と一元化はとても重要なポイントとなっています。手作業での情報一元化にはどうしても限界があり、多くの企業や組織で大きな課題となっています。

ヒューマンエラーの頻発

情報共有の面のみでなく、手作業による入力が多ければその分だけヒューマンエラーが引き起こるリスクが高まります。特に繁忙期などにミスが頻発すると大きなトラブルの原因となるでしょう。

かといって、チェック体制を強化すれば今度は余計な工程が増え、負担が増加します。

情報の入力や確認の負担

販売活動において、見積書や請求書の発行業務は必須です。これらを手動で入力する際はミスや誤送に注意しなくてはならず、入力後は確認が必要です。しかし顧客ごとにフォーマットが異なる場合は、確認や管理に多くのコストが発生してしまいます。
見積書や請求書のみならず、メールやFAXを利用して商品、サービスの受注を行っている企業の場合、受注内容の登録にも手間となります。

情報の入力や確認にかかる負担を軽減するには、販売管理システムを導入し、顧客ごとに各書類のフォーマットを紐づけて管理したり、受注登録や請求書発行の自動化をするなどの取り組みが重要です。

業務が滞る

Excelなどで販売情報を管理している場合、データを一元管理できず、各部門の業務が滞る可能性があります。各担当者のPC内で情報を管理していると、情報を集約するまで進捗状況の把握ができず、利益やリソースの予想が立てられません。
また、見積書などの承認フローを紙ベースで行っている場合、上司が不在の際に迅速な対応ができず業務が滞るといったことも発生するでしょう。

進捗や販売情報の可視化、承認フローの簡素化を図ることで業務全体の効率化につながります。

戦略的な販売計画が立てられない

戦略的な販売計画を立てるには、商品の販売状況や在庫状況などのデータが必要不可欠です。しかし販売業務には多くのフローがあり、複数の部門にまたがるケースも多いでしょう。充分な情報共有ができていなければ、戦略的な販売計画が立てられない原因となります。

販売管理システムのメリット・デメリット

販売管理システムは、多くの企業や組織で必要とされています。具体的なメリット、デメリットを知り、適切に導入をすすめましょう。
ここでは販売管理システムのメリットとデメリットをご紹介していきます。

販売管理システムのメリット

もっとも大きいメリットは、業務負担を軽減できる点です。特にデータ管理はシステムの得意分野で、在庫数や取り扱い商品、原価などのデータ入力作業を効率化できます。単純業務の自動化も可能ですので、無駄な業務をカットできます。
システム化によって人の手による作業が減るため、人的ミスのリスクも軽減されます。
データの蓄積や分析も、システムの得意分野です。システムの導入・運用は、データ共有や分析による販売戦略の確立にもつながるでしょう。

販売管理システムのデメリット

デメリットはほとんどありませんが、強いて挙げるとすれば導入コストが発生する点です。
販売管理システムによってさまざまですが、中小企業向けの一般的なシステムであっても数百万円から一千万円以上の初期コストが必要となるケースがあります。
クラウド型のシステムであれば低コストで導入可能なものもあり、予算や企業の規模に合うものを選ぶことが大事です。

販売管理システムの選び方

前述の通り販売管理システムにもさまざまなものがあり、そのなかから自社に適したものを選ぶ必要があります。
ここでは販売管理システムの選び方をご紹介していきます。

自社の業種や業態にマッチしているか

単に販売といってもさまざまな形があり、適した販売管理システムも企業や組織によって異なっています。
一般的な販売管理システムは幅広い業種や販売スタイルに対応できるものが多いですが、なかには特定業種に特化したものもあります。
自社の業務内容を改めて整理し、不要な機能があるシステムは除外してメリットの多い最適なシステムを選びましょう。

導入後のサポート体制

販売業務は企業にとって基幹のひとつですので、システムトラブルなどを理由に業務をストップできません。
そのため、導入した後にどういったサポート体制があるかもシステム選びの際は重要です。問い合わせ方法や対応時間、休日対応についてもしっかりチェックしましょう。

リスク管理は万全か

サポートとは別に自社内で発生するリスクを防げるかどうかも、重要な選定ポイントとなります。

管理システムはすべての販売業務が紐づいていますが、中には編集をされたら困るものや、他部署の閲覧が禁止されているものがある場合も考えられます。
これらのデータを守るためには、アクセス権限の管理をどこまで細かくできるのかが重要です。データを守るために、アクセス権限やユーザー管理が細かく行える製品を選ぶとよいでしょう。

関連記事はこちら販売管理ソフトとは!見るべきポイントと比較7選

販売管理システム運用のポイント

販売管理システムにはメリットが多くあり、販売業務の多くの課題を解決できます。しかしせっかく導入しても、適切に運用できなければ意味がありません。
ここでは、販売管理システムの運用ポイントをご紹介していきます。

全員がシステムを使いこなせる環境をつくる

適切な運用をするには、社内の関係者全員がシステムを使いこなせるように指導することです。せっかくシステム導入を行っても、一部の従業員が使いこなせていないと意味がありません。徹底した指導を行い、全員がシステムを使いこなせるような環境をつくりましょう。
導入や開発段階で現場の声を聞き、使いやすいシステムを構築することも大切です。

システム導入による目標を設定する

システム導入によって目指すゴールや目標設定を行うことも大切です。システムの運用が目的となってしまうと導入したことで満足してしまい、充分に効果を得られない場合もあります。「売上を上げたい」など最終的な目標を掲げ、それに沿ってシステムの導入・普及をはかりましょう。
導入前に目標をしっかりと設定することにより、より自社に適したシステム選びにもつながります。

まとめ

販売はビジネスにおいて重要なセクションであるからこそ、管理が重要となります。とはいえ、販売には多くの業務が関係していることから管理も難しくなりがちです。
そこで、管理ツールを活用することによって効率的で精度の高い販売管理を実現できます。導入する際のポイントツール比較は、下記記事で詳しく説明しています。

関連記事はこちら販売管理ソフトとは!見るべきポイントと比較7選

ぜひ参考にして、あなたのビジネスへの導入を検討してみてください。

楽楽販売

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。