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2020/2/1

販売管理とは|販売管理を行う目的と業務の流れもご紹介

販売管理とは|販売管理を行う目的と業務の流れもご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売はビジネスにおいて売り上げに直結する重要なセクションのひとつです。多くの企業が売り上げを伸ばすことを考えるのは当然のことですが、販売の管理までは行き届いていないというケースも少なくありません。そこで、今回は販売管理の重要性や目的、そして販売管理業務の具体的な流れとメリットもご紹介します。

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販売管理とは?

ビジネスにおいて、販売とは商品やサービスを提供してその代金を受け取ることを意味します。企業として売り上げをあげ、利益を得るための基本的な業務の総称が販売です。
企業活動において重要な意味を持つ一方で、あまりにも当たり前の業務であることから管理について意識したことがないという方も多いようです。
しかし、販売には商品やサービス、顧客などの多くの情報が必要となります。さらに契約書や請求書の作成など業務は非常に多く、場合によっては同じ組織内でも複数の部門をまたがなければならないケースもあります。
だからこそより効率的に、そして高精度に業務をこなすためには適切な管理が求められるのです。

具体的な業務の流れについては後述しますが、販売管理において重要となるのは、「どの商品やサービスを」「誰に対していくつ、いくら」で販売して「どのようにして代金を回収するのか」を整理することです。販売のプロセスとしては当たり前のことですが、この時点で商品やサービスの詳細、顧客、価格、在庫、生産数量、請求などのあらゆる情報の管理が必要となります。
逆にこれらの情報が適切に管理できていれば、販売における問題点も明確になり、無駄を省いてさらに利益率を高めることも可能です。

販売管理の目的

ビジネスにおける管理には必ず目的があります。販売管理も例外ではありません。
上記の概要と重複する部分もありますが、ここでは販売管理の目的をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

収益の確保

もっとも大きな目的は収益・利益の確保です。前述の通り販売は企業の売り上げや収益を得ることを主な目的としています。
つまり、その管理も収益の確保につながります。
具体的には、適切に管理することによって収支の状況を可視化できます。どの商品が「いつ」「誰に」「いくつ」売れて「いくら」売り上げ・利益が出たのかも明確になります。お金の流れもわかりやすくなります。
さらに、売り上げ情報や実績なども分析しやすくなるため、より収益をアップするための対策も立てやすくなるという点もポイントです。

業務管理

販売には多くの業務が関わっていますので、適切に管理することで業務効率の改善にもつながります。業務の流れも可視化され、常時管理することによって無駄を減らすことも可能です。
さらに、業務精度を高めることも目的のひとつです。適切な管理ができれば、部署をまたぐ必要があっても業務の重複や人的ミスなどのリスクが軽減できます。
つまり、最終的に業務の質を高めることにつながるのです。

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顧客満足度の向上

顧客満足度の向上も販売管理の目的のひとつです。販売業務を効率化し、顧客情報を適切に管理することによって顧客の要望に対してスピーディに対応できるようになります。結果として、顧客満足度の向上や、信頼関係の構築につながります。

販売管理業務の流れ

上記の通り、販売管理には明確な目的があり、多くのメリットがあります。とはいえ、具体的に何をすればいいのかわからないという方も多いでしょう。

販売管理は受注管理→出荷管理→請求管理→仕入管理→在庫管理という流れが一般的ですが、ここでは、販売管理の流れについてフロー毎に具体的にご紹介していきます。

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受注管理

最初のステップは受注管理です。単に受注とは言っても複数の業務が関わっています。
まずは見積りの作成と提出、そして契約の締結、最後に受注業務です。
見積りはあくまで金額や数量、納期などを顧客に提案するためのものです。そのため一度提出すれば終わりというわけではありません。交渉の道具のひとつでもあるため、適切に管理することが重要となります。
続いて、契約の締結においても管理が重要です。顧客との関係を示すものであり、顧客情報や詳細な契約内容を管理するためにも徹底した管理が必要なのです。

そして、受注業務ではこれまでの見積りや契約書などの情報を確認しながら進めていきます。正式に受注した情報の管理も重要です。これらの情報を管理することで今後の営業戦略などにも役立てることができます。

出荷管理

業種によっては、受注が決まると出荷業務へと進みます。企業の規模によっても異なりますが、出荷に必要な業務の管理も重要です。
納期に合わせて商品の生産や梱包、発送などのスケジュールを組みます。こちらも当たり前の業務ですが適切な管理ができていなければ納品ミスや納期遅れの原因となります。

請求管理

請求業務は、請求と回収の2つのセクションに分けられます。契約の内容によっても異なりますが納品のたびに支払いを行う場合は毎回請求書を発送する必要があります。これが請求のセクションです。
続いて回収業務は、顧客から代金が支払われると額が一致しているのかを確認し、消込作業を行います。期日までに入金が行われない場合や額が異なる場合には確認が必要です。

仕入・在庫管理

最後に仕入と在庫の管理です。販売にあたって商品の仕入が必要な場合は発注や検品、支払いといった業務が必要となります。
同時に在庫の管理も重要です。在庫が足りなければスムーズに出荷することができませんし、逆に過剰だと余計な経費がかかります。

販売管理のメリット

販売管理の導入によって得られるメリットは、業務効率化と利益向上につながるものばかりです。
詳しい内容について、見てみましょう。

適切な管理

販売管理は受注から請求までのあいだの人員と在庫、金銭の管理を一度に行います。

可視化された適切な管理によって、これまで頻発していた「プロジェクトに適した人材がいない」「注文を受けたものの在庫がない」「顧客への請求が漏れてしまう」といったトラブルを回避することができます。また、部署をまたいだ管理ができるため、伝達漏れや入力ミスといったトラブルも減少します。

適切な管理によって営業・業務の効率化が実現し集客につながれば、企業利益にも結びつくでしょう。

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業務効率化

販売管理の導入によって、業務の効率化が実現します。
例えば、これまで注文を受けても「在庫があるのかどうか」「他部署の受注状況はどうか」「在庫がない場合の納期はいつになるのか」「納品した商品の請求は済んでいるか」などの確認事項が多くありました。注文を受けたのに在庫がなかった、となれば顧客の信頼を落としてしまう可能性もあります。
販売管理によってこれらの可視化が可能になることで確認業務が減り、効率よく販売まで行うことができます。

受注に関してのみではなく、請求書の発行も受注・出荷管理と紐付ければ、仕入れの工程でも必要数の把握や支払い額の確認などがスムーズに行えます。

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トレンドを抑えた販売予測

蓄積された販売データをもとに、商品の売れる時期や目安を予測できます。これにより商品を無駄なく仕入れることができ、さらには過剰在庫に陥る心配も減ります。

年代や性別によって売れ筋は変わるものです。異なる条件下でのマーケティング戦略を練り、新しい商品の取り入れや新規アイディアを生むといった、企業が前進するきっかけも販売管理は担っています。

現状商品の改善

販売データの蓄積はトレンドを抑えるだけでなく、現状商品の改善にも役立ちます。顧客動向をもとに売れ筋が悪い商品に変化を加えて蘇らせるきっかけを作れるのも、販売管理のメリットのひとつです。

利益の確保

販売管理によって受注から請求までの流れが可視化されることにより、利益の確保につながります。売れ行きの悪い・良い製品は何か、なぜ結果に差が出るのか、蓄積したデータをもとに比較検討を行うことで、利益をあげるためのPDCAが組みやすくなるためです。また、当月の請求対象顧客を抽出して請求漏れを防ぎ、売上回収を確実に行えるようになります。

販売管理業務の問題点

販売管理には多くの目的やメリットがありますが、一方で「受注が多いことで入力の手間が増える」「情報の一元化ができていないことで管理が難しい」「顧客によって請求日などが異なっているため請求業務に手間がかかる」「顧客情報や業務が属人化しており情報共有ができていない」などの問題点もあります。

販売管理業務の問題点の解決方法について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

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まとめ

販売はビジネスにおいて重要なセクションであるからこそ、管理が重要となります。とはいえ、販売には多くの業務が関係していることから管理も難しくなりがちです。
そこで、管理ツールを活用することによって効率的で精度の高い販売管理を実現できます。導入する際のポイントツール比較は、下記記事で詳しく説明しています。

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ぜひ参考にして、あなたのビジネスへの導入を検討してみてください。

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