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2020/3/8

請求業務を効率化するには?
請求管理システム導入のメリットをご紹介

請求業務を効率化するには?請求管理システム導入のメリットをご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
請求業務は、提供した商品やサービスに対する代金を受け取るための大切な業務です。企業にとって不可欠な業務だからこそ、効率化が求められます。とはいえ、請求業務は管理が難しく、人的ミスが起こりやすいといった課題がいくつもあります。
そこで今回は、請求業務にあたっての課題を解消し、請求業務を効率化する方法や請求管理システムの導入のメリットなどをご紹介していきます。

請求書の役割とは

請求書には、顧客に対して「販売した商品やサービスの代金の支払いを求める」という役割があります。いくら商品の販売ができても、最終的に代金の回収ができなければ利益は生まれません。そのため、請求書は企業として売上をあげ、利益を得る上でとても重要な役割を持ちます。同時に「顧客との取引を行った」という証明にもなるため、一定の保管期間が設定されています。

請求書の役割について詳しくはこちら

請求処理を行う際の課題

請求処理には請求内容の確定、請求書の作成・発行といったフローがあります。行う業務自体は一見シンプルに感じられますが、重要な役割を持つ業務のためミスは許されません。
さらに、請求処理は販売に伴って毎回行う必要があります。取引数が増えればそれだけ負担も増え、効率化も求められます。
ここでは請求処理を行う際の課題についてご紹介していきます。

請求金額の確認、合算に時間がかかる

請求処理にはいくつかの方法がありますが、基本的には「営業内容や受注データなどを照らし合わせて請求内容の確定を行い、テンプレートに必要事項を入力して請求書を発行する」という流れになります。
一見シンプルですが、請求情報が一元管理されていなければ、受注情報を参照するにも各営業メンバーが管理している複数のExcelファイルを確認する必要があったり、不明点や変更があれば各担当者へ確認を行う必要があったりと、請求内容を確定するだけでも手間が発生し時間がかかります。また、締め日や支払日ごとに一括請求を行う必要がある場合は、顧客ごとの受注情報をまとめたうえで請求金額の合算が必要となり、さらに作業コストが発生します。

人的ミスが起こりやすい

担当者がデータや書類を確認しながら請求データを入力したり、Excelや紙で1枚ずつ手作業で請求書を作成している場合、計算や入力ミスの可能性を完全にはなくせません。複数人による確認を行うなどの対策でミスの削減はできますが、この場合チェックに余計な手間がかかり、コア業務のリソースが奪われてしまいます。

管理・保管が難しい

取引が多くなると、それだけ取り扱う請求書も多くなります。前述の通り請求書は「取引の証明」といった意味合いも持つため、発行したらそれで終わりではなく適切な管理が必要です。
保管にあたってはスペースの確保が必要となり、さらに必要に応じていつでも取り出せるように整理する手間もかかります。

締め日や支払日などの管理で混乱する

企業間取引の場合、顧客によって締め日や支払日などが異なるケースもあります。1回の取引に対して請求するケースもあれば、一定期間の取引分をまとめて請求する場合もあります。
期間は同じでも締め日や支払日が異なる場合も多く、日程の管理において混乱、ミスが発生してしまいがちです。

請求管理システムを導入するメリット

請求処理には効率化が求められる一方で、前述のような課題があります。課題を解決し、請求処理を効率化するための手段として、請求管理システムの導入が挙げられます。
ここでは、請求管理システムを導入するメリットをご紹介します。

請求金額確定に伴う確認作業が削減できる

システムの導入によって、見積から受注、請求情報までをシステム内で一元管理ができるため、請求内容の確定の際に複数のExcelファイルを確認しにいく必要がなくなります。また、受注情報の確定や変更といった情報もリアルタイムに共有されるため、各担当者への確認の手間の削減だけでなく、データの信頼性もアップします。

人的ミスを減らせる

システムの導入によって、これまで担当者が手作業で行っていた入力作業や金額計算といった作業の多くを自動化することができます。
受注データから自動で締め日ごとの請求データを作成したり、取引データを連携して請求内容の確定ができ、自動で請求書の作成・発行まで行うことで担当者による手入力での転記や金額計算といった手作業の必要がなく、人的ミスの削減や業務の精度向上、効率アップにつながります。

請求データの適切な管理が可能

システムを導入すればあらゆるデータが自動で蓄積・保管され、検索性もアップするため必要な時に簡単に取り出すことができます。新しいデータや変更などもすぐに反映されるため、社内の情報共有を進める上でも有効です。加えて、システムによってデータ化によって保管場所の問題や、整理に手間がかかるといった課題も解消できます。

締め日や支払日の管理を自動化

締め日や支払日の管理もシステムの得意分野のひとつです。たとえば、販売に関するさまざまな業務を効率化できるシステムである楽楽販売では、取引先毎に締め日や支払日などのパターンを設定することで自動で請求データの作成が可能です。また、アラート機能により請求や支払の漏れも防止できます。
前述の通り、取引先が増えると請求処理で混乱してしまうケースが多くなります。そこでシステムを活用して自動化、効率化することで、混乱や手作業によるミス、漏れを削減できます。

まとめ

請求処理は企業間で販売取引を行うと、必ず発生する業務です。取引の数が多くなればそれだけ作業量・負担も大きくなるため、効率化が重要です。しかし請求処理の効率化には、今回ご紹介したような課題が多いのが現状です。
近年では請求管理システムを導入することで請求処理の課題を解決し、効率化する企業が増加しています。請求業務に悩みを抱えているのであれば、導入を検討してみましょう。

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