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面倒な「入金管理」を効率化するシステムとは

面倒な「入金管理」を効率化するシステムとは

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
入金管理とは、請求に対して正しく入金が行われているかを確認し、売掛金との照合、入金消込を行う一連の業務のことを指します。請求金額に対して不足や未入金があった場合には、電話やメール等で督促を行うことも入金管理における重要な業務です。商品・サービスの対価を後から受け取る「掛売り」では、帳簿上で入出金を確認しますが、この入金管理を手作業で行うと手間がかかるうえにミスが起こりやすくなってしまいます。今回は入金管理とは何か、システム導入によってどのように効率化できるのか解説します。

この記事の目次

    入金管理とは

    入金管理とは自社が請求した金額が指定日までに入金されているかどうか確認し、消込等の処理を行うことを指します。期日までに入金されていない場合は取引先に対して必要な処置を取ることも管理業務の一部に含まれます。

    まずは、入金管理の基本的な業務内容から見ていきましょう。

    入金確認

    入金管理の基本は、請求に対する入金を確認することです。手元に管理している請求書の記録と銀行口座の入金履歴を照らし合わせて、振込名義や案件名、振込額、入金日をチェックします。

    売掛金との照合

    売掛金は、入金が確認できたタイミングで照合を行います。売掛金の額と入金データを照合した際に誤差があるとわかれば、速やかに原因を究明しましょう。たとえば「相手側が払うべき振込手数料が引かれていた」「振込金額を間違えていた」「そもそも請求書に間違った金額を書いて渡していた」といった原因が考えられます。

    未入金の確認・催促

    しかるべきタイミングに入金がないと気がついた時点で、電話やメール・郵便の文書などで催促を行いましょう。入金されたのに催促してしまうと相手側に不信感を与えますし、未入金を放置していると支払ってもらえる可能性が低くなることもあるため、未入金への対応は正確かつ迅速であることが肝心です。

    入金消込

    入金消込とは、売掛金が請求通りに入金された時に行う帳簿上の処理です。まず、相手側に請求している段階は「売掛金(資産)」として借方に仕分けします。貸方には「売上(収益)」と記載します。後日、請求期日までに正確に入金されていることが確認できたら、借方の売掛金(資産)を「預金(資産)」と記載し、貸方を「売掛金(資産)」と変更して入金消込の作業は完了です。

    入金管理のポイント・注意点

    入金管理を行う際には、以下の2点に注意しましょう。

    振込手数料

    銀行の振込手数料は、「自社が負担するのか相手に持ってもらうのか」を事前に決めておきましょう。この前提が明確でないと、相手側も対応に困ります。さらに請求額と入金額に差額があった場合、原因を突き止めることは容易ではありません。たとえば同じ相手に対して複数の請求書を発行した場合は、振込手数料の節約のために合算して入金されることもあります。加えて振込手数料は金融機関ごとに変わり、窓口・ATM・インターネットバンキングなどのチャネルごとの料金も違う場合があります。振込手数料の管理には細心の注意を払いましょう。

    間違えた入金があった場合の対応

    請求額と入金額に誤差があれば、速やかにその旨を連絡してください。新規の相手や限定的な取引などで入金実績のない相手の場合、入金額が不足しているケースでは差額を伝えて再請求しましょう。相手側のミスで金額が多く振り込まれていた場合は、振込手数料を差し引いた額を返金してください。比較的短期間のスパンで定期的に取引のある相手には、可能であれば次回の取引で差額を相殺することを提案してみてください。振込手数料や手続きの手間を省くことができるスマートな対処法です。

    入金管理を行う方法

    ノートや紙の伝票を使って手作業で入金管理を行うよりも、エクセルやシステムを使ってパソコン上で行うことで効率的に進み、かつ人的ミスも軽減できます。

    Excel(エクセル)

    エクセルにはさまざまなテンプレートが搭載されているので、それらを活用して入金管理が行えます。インターネット上の無料テンプレートから自社に合った仕様を探すのもいいでしょう。さらにエクセルにはマクロや関数機能などがあるので、単純な計算ミスが起きにくくなります。
    注意点は、バックアップとデータ共有です。経理担当者のパソコン上で管理する場合、パソコントラブルなどでデータが壊れたり取り出せなくなったりする可能性もあるため、記入するたびにバックアップを取っておきましょう。さらに複数人がデータを共有して上書きする場合、関数などのフォーマットが崩れる心配もあるので、データに触れるメンバー全員がエクセルの専門知識を持つことが望ましいといえます。

    関連記事はこちら入金管理をExcel(エクセル)で処理する際のポイントは?|「楽楽販売」

    システムの導入

    入金管理システムを使用すると作業効率はさらにアップします。入金管理だけに特化したシステムや請求・集金などの経理全般もサポートするシステムなど、サービスごとに特徴があります。

    楽楽販売」は入金管理だけに特化したシステムではありませんが、案件ごとの請求金額の管理や、入金済みなどのステータス管理を行うことができます。クラウド型のシステムのため、インターネット環境があればスマホやタブレットからでも操作が可能です。案件を把握している担当者が請求書発行から入金管理まで処理をすれば、経理業務の負担を分散することもできるでしょう。具体的にシステムの導入によってどのようなメリットがあるのか主要な3つのポイントをご紹介します。

    メリット1:ミスを防げる

    消込作業を手動で行っていると、データの見間違いや入力の誤りといった人的ミスを完全に防ぐことができません。加えて「誰かがやってくれるだろう」という思い込みで手続きが漏れる恐れもあります。

    入金管理システムを活用すれば自動で消込作業が実行されるため、このような人的ミスを防ぐことができます。「楽楽販売」では定期請求の管理にも対応しているため、支払サイトが異なる複雑な請求も管理ができるほか、入金管理システムとの連携で入金管理まで自動化してヒューマンエラーを防止することができます。

    メリット2:現状把握ができる

    入金管理システムを導入することで、入金から請求までの作業がスムーズになるだけでなく、お金の流れの進捗や未回収金の有無もリアルタイムで可視化でき、請求を督促するタイミングを逃すこともありません。

    金銭に関するデータが可視化されると経営状況を正しく把握できるようになり、データ分析の精度も上がります。経営戦略の立案にも積極的に活用できるようになるでしょう。
    楽楽販売」では、管理画面も細かくカスタマイズすることも可能となります。経理・営業・管理職などそれぞれに必要なデータのみ閲覧、編集ができるよう設定ができるためセキュリティ面も安心です。

    メリット3:他システムとの連携

    入金管理システムには他システムと連携ができるものも多いです。例えば入金管理システムで入金消込が完了した仕訳データを、会計ソフトのフォーマットに合わせて抽出し、そのデータをそのまま会計ソフトにインポートするなどの連携が実現できます。それぞれの管理データに手入力をする手間が省けるので、作業の効率化が可能です。

    関連記事はこちら非効率なバックオフィス・管理業務を改善したい!効率化に成功した企業3社の共通点とは?

    システム導入時の注意点

    システムを導入する際は、導入の目的や自動化させたい作業についての方針を立ててから採用しましょう。それだけでなく、財務部や経理部、営業部といった経営の数字に関わる部署が横断的に利用できるかもチェックしてください。

    機能が豊富に搭載されているシステムであっても、自社では使用できない・必要のない機能が含まれている場合、ランニングコストが嵩むだけになってしまうおそれがあります。
    無駄な支出を抑えるためにも、企業の規模や用途に応じたスペックのシステムを選択しましょう。将来、事業拡大した時のために機能拡張できるかどうかも調べておくと安心です。

    さらに、すでに自社で使用している会計ソフトや顧客管理ソフトなどとの連携が可能かどうかも重要なチェックポイントです。連携できるものであれば、さらなる効率化が期待できるでしょう。

    「楽楽販売」で入金管理を効率化!

    楽楽販売」は、請求書の発行や入金管理がまとめて効率化できるクラウド型のシステムです。柔軟なカスタマイズがリーズナブルな料金で実現できるため、企業によってフローやルールが異なる入金周りの処理も大きくやり方を変えることなくシステム化が可能です。

    まとめ

    商品・サービスの対価を正確に受け取れたかを確認する「入金管理」は、企業にとって切り離せない業務ともいえます。手作業では大変手間がかかり、どれだけ経理作業のキャリアのある人でもミスが発生しないとは限らないでしょう。さらにエクセルでの入金管理も案件数が多くなるとデータの管理が難しく、フォーマットが崩れて立て直せなくなることもあります。

    クラウド型のシステムなら経理全般の機能が充実していて、ヒューマンエラーの軽減も期待できます。ぜひ、導入を検討してみてください。

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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