販売管理システムとは？主な機能や種類、システム選びのポイント

販売管理システムとは？

販売管理システムとは、受注から納品に至るまで商品の販売に関する「モノ」「カネ」の流れを管理するためのシステムです。システムによって、その対応領域はさまざまですが、見積書や請求書、入金・売上のデータなど金銭のやり取りに関する情報や出荷や納品、在庫などの情報を一気通貫で管理ができ、バックオフィス業務の効率化や生産性向上など、多くの導入メリットが見込めます。

販売管理の主な課題とシステムの導入で期待できる効果

販売管理業務に課題を抱える企業は多く、販売管理システムの導入はその解決策として有効です。続いては、販売管理における主な課題と、販売管理システムの導入によって期待できる効果を紹介します。

販売管理でよくある課題

販売管理業務は内容が多岐にわたるため、企業によってさまざまな課題が発生します。例えば、見積もり・受注・請求のデータをそれぞれ別部門が管理しているために紐づいておらず、正しい情報の管理ができていない、見積書や請求書、出荷伝票などの帳票類の管理・発行に手間や時間がかかる、などが挙げられます。

また、在庫状況を正確に把握できておらず、仕入れや発注で人的ミスが頻発している企業も多いのが実状です。具体的には、「十分な在庫があるのに発注した」「欠品に気づかずに受注した」などのミスが考えられます。手作業で在庫管理を行っているケースでは、仕入管理の際の入力漏れや記入ミスによって、実在庫と帳簿在庫にズレが生じている場合も少なくありません。在庫管理コストの増大や販売機会の損失につながり、収益の悪化を招きます。

さらに、販売活動に必要なデータを適切に管理できていないと、売上や利益の分析ができず、経営判断に時間がかかってしまいます。加えて、顧客のニーズや嗜好の把握も難しくなり、販売戦略に反映しにくくなるでしょう。

販売管理システムを導入することで期待できる効果

販売管理システムを導入すると、見積もり・受注・請求情報などの販売に関する情報を一元化でき、最新の正しいデータをリアルタイムで確認が可能です。部門間におけるデータの共有も簡単に行えるため、業務効率の改善につながります。

また、販売管理システムには、伝票処理を自動化・システム化する機能が搭載されているものが多いです。これにより、データの入力業務におけるミスや受注・発注業務の工数を削減できるのも強みです。請求書発行や売上伝票・納品書などの作成業務の属人化を防止でき、従業員の負担軽減が期待できます。

さらに、販売管理システムを使って商品の出荷や在庫の状況をリアルタイムで把握することで、在庫の最適化や発注・仕入れの効率化を図ることも可能です。エクセルからのデータ取込が可能なシステムを選べば、二重入力の手間を削減でき、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

そのほかには、販売管理システムの売上データや購買履歴の分析機能を活用することで、将来の受注予測が容易になり、販売戦略に反映しやすくなります。過去の膨大なデータの比較・分析ができるため、中長期の経営戦略の最適化にもつながるでしょう。

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販売管理システムの基本的な機能

前述の通り、販売管理システムは「カネ」と「モノ」の流れを管理することができるシステムですが、さらに詳細に見てみると次の3つが標準機能として搭載されているものが多いです。

受発注管理機能

受発注管理機能は、販売先や仕入先との受注・発注に関する取引を一元的に管理する機能です。見積もり、受注、売上、請求の一連のプロセスにおいて、データ入力、売上管理、進捗確認、帳票の自動作成などを行うことが可能です。作成した帳票の一覧表示や集計した売上データのCSVでの出力など、便利な機能が多く搭載されています。また、既存の会計システムと連携して、入金業務や請求書の発行・封入までできるものもあります。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品の在庫状況や、出荷から納品までの配送状況などを一元的に管理する機能です。受注時に在庫確認を行って取引先に納品日を知らせたり、複数拠点の棚卸状況を可視化したりなど、商品点数の多い企業にとって重要な役割を持ちます。ハンディターミナルや社内の業務システムとの連携が可能な製品もあり、在庫精度と業務効率の向上を実現できます。

購買管理機能

購買管理機能は、仕入先との購買取引を一元的に管理する機能です。部品発注や原材料の仕入れ、入荷スケジュール、支払管理などの進捗確認が可能です。販売管理システムを導入することで、商品の売れ行きや需要予測に基づく購買業務が可能になるため、スムーズで無駄のない仕入れにつながります。

販売管理システムの主な種類

ここでは、販売管理システムの主な種類を機能性と導入形態ごとに分けて紹介します。どのような種類があるのかを理解することで、自社の業務や業種に合った販売管理システムを選定しやすくなるため、事前にチェックしておくことが大切です。

機能性から見た種類

・汎用タイプ

汎用タイプは、業種を問わずに利用しやすい販売管理システムです。一般的な販売管理機能を幅広く搭載しており、多くの企業で求められる基本的な販売管理業務に対応できます。APIなどを利用して自社の既存システムやほかのビジネスアプリケーションと連携することができるシステムも多いため、大幅な業務効率化やDXの推進に役立ちます。また、自社の業務フローやルールに合わせて柔軟にカスタマイズできるシステムが多いのも魅力です。

・業種特化タイプ

業種特化タイプは、製造業や建設業、卸売業、食品業界、医療関係など、特定の業種に特化したタイプの販売管理システムです。汎用タイプでは対応が難しい、業種特有の業務や商習慣に即した機能やテンプレ―トが搭載されているのが特徴です。自社の業務に合わせた大幅なカスタマイズが必要ないため、導入から運用までをスピーディーに進めやすい傾向にあります。また、カスタマイズにかかるコスト削減にもつながります。

・小規模タイプ

小規模タイプは、取引数やシステムを利用する従業員数が少ない小規模事業者向けの販売管理システムです。搭載する機能を最小限に絞ることで導入コストを抑えた商品が多く、予算をあまり確保できない場合でも導入しやすいのが魅力です。ただし、利用人数や登録可能データ、機能に制限がある場合が多いため、導入前に確認しましょう。

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導入形態から見た種類

・パッケージ型

パッケージ型は、メーカーが販売するパッケージソフトを購入し、自社サーバーにインストールして使用するタイプの販売管理システムです。初期費用を安価に抑えやすく、導入までの期間が比較的短い特徴があります。

一方で、パッケージ型はバージョンの更新や保守の作業をすべて自社で行う必要がある点がデメリットです。ノウハウを持った人材がいない場合は新たに雇用するか、外部に委託することになります。また、パッケージ型は完成されたシステムのため、自社の業務に合わせたカスタマイズができないケースもあります。

・クラウド型

クラウド型は、インターネットを経由して利用するタイプの販売管理システムです。自社サーバーにソフトをインストールするのではなく、インターネットを使ってシステムに接続してシステムを利用します。ソフトのインストールやサーバーの保守・管理など手間やコストのかかる作業が不要のため、スピーディーな導入・運用が可能です。オンプレミス型と比較して初期費用も低額で、導入後のアップデートや保守も運営会社に任せられます。

一方、クラウド型の販売管理システムを導入する際の注意点としては、商品ごとにカスタマイズ性に差がある点が挙げられます。自社に合わせた細かな設定が可能かどうかを導入前に確認しましょう。

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・オンプレミス型

オンプレミス型は、社内に専用のサーバーを設置し、販売管理システムを構築・運用するタイプです。自社業務に合わせた専用設計のため、パッケージ型やクラウド型と比べてカスタマイズ性に優れているのがメリットです。

しかし、内製化できない場合は外部のシステム開発会社に依頼する必要があり、高額なコストがかかります。また、開発に時間がかかる分、導入までの期間も長くなりやすい傾向があり、大企業向けの導入形態といえるでしょう。

販売管理システムを選ぶポイント

搭載されている機能や導入形態、サポート体制は、販売管理システムによって異なります。どのような点をチェックしてシステムを選べば良いのでしょうか。ここでは、販売管理システムの選定ポイントを3つご紹介します。

自社の課題と導入目的の整合性を見る

システムの選別の前に、まずは、自社の業務の現状を把握するところからはじめましょう。「どこで業務が滞っているのか」「ミスが頻繁に起きている工程はないか」など、課題を洗い出します。その上で、課題解決が可能な機能をシステムが持っているかどうかを見極める必要があります。課題抽出にあたっては、机上論やコストだけで判断せずに、現場の声を吸い上げることが重要です。実際に業務にあたる社員にとっての課題を明確にしてシステム選定を行うと良いでしょう。

自社に適した導入形態にする

前述の通り、販売管理システムの導入形態には、自社サーバー内にシステムを構築する「オンプレミス型」や、インターネットを介してシステムを利用する「クラウド型」、買い切りの「パッケージ型」などがあります。近年普及が進んでいるのは「クラウド型」で、インターネット環境が整っていればあらゆるデバイスでどこからでもシステムにアクセスできるため、在宅ワークや外出先からも必要な情報をタイムリーに確認できます。また、業界の商習慣や取引構造を踏まえて機能を特化した販売管理システムも登場しています。自社の業界や業務スタイルに適しているかどうかも確認しましょう。

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導入後のサポートを確認する

販売管理システムは事業全般に及ぶ基幹システムです。使い方がわからない場合や何らかの理由でシステムに不具合が出た場合、システム提供元に問い合わせしやすいかどうかは事業継続にとって重要な要素になります。日本語サポートが充実しているか、サポート受付時間が自社の営業スタイルに合っているかなども確認してください。

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今回は、販売管理システムの概要や導入効果、基本機能、種類、選び方のポイントについてお伝えしました。

「楽楽販売」はクラウド型でありながら、カスタマイズ性の高い販売管理システムです。柔軟性が高いため、企業や業種によって異なる業務フローにも対応でき、現場への定着率も高いシステムとなっています。難しいプログラミングは不要で、マウス操作だけでカスタマイズをすることができるため、現場の担当者が利用していく中で最適な形にアップデートしていくことも可能です。

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