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2020/3/7

請求業務とは
業務の流れと注意点をご説明

請求業務とは|業務の流れと注意点をご説明

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
企業や組織で売上を計上して利益を得るには、商品やサービスを販売した代金を確実に回収する必要があります。一般的な企業間取引では、商品を引き渡した後に代金を受け取り、そこで請求内容を確定し、請求書の発行などの請求業務が発生します。これは、商品やサービスの販売を行う企業や組織では必ず発生する業務です。
今回は請求業務の概要や流れ、そして業務にあたって注意が必要な点などをご紹介していきます。

請求書の役割とは

「請求」とは、サービスや商品の提供に対する代金の回収を行うことです。相手に請求の意思を伝えるための請求書は、「しっかりと代金を回収する」という役割を持ちます。
同時に「顧客との取引があったことを証明するための書類」という意味合いもあるため、保存期間などが定められています。
請求書には取引の日時、商品・サービスを引き渡した数量や単価・金額などが明記されており、万が一支払いが行われなかった場合や遅延が発生した場合には裁判などの法的措置を行う際の証拠にもなります。そのため、リスクマネジメントの面でも請求書の発行はしっかりと行う必要があります。

請求業務の流れとは

前述の通り、企業にとって請求業務は利益を得るためにとても重要な意味を持ちます。請求業務の目的は、販売した商品やサービスに対する代金の受け取りをスムーズに、そして正確に行うことです。そんな請求業務には複数のステップがあります。ここでは、具体的な請求業務の流れを解説します。

請求内容の確認・確定

請求業務の最初のステップは、顧客に対する請求内容を正確に確認し、確定することです。取引によって1回の取引毎に請求を行うケースもあれば、1ヵ月単位で請求を行う場合もあります。間違いがないよう顧客との契約や発注の内容、売上情報などを確認して請求内容を確定します。

請求書の作成

請求内容が確定したら請求書を作成します。
一般的に、請求書の作成にはテンプレートを使用し、上記の確定した請求内容のデータをもとに必要事項を入力します。請求書には通常、請求金額、会社情報(社名・所在地・連絡先・担当者等)、請求先、明細(商品名・数量・単価)、支払期日・期限を記載することを把握しておきましょう。

請求書作成時は「支払いサイト」に注意

請求書に記載する支払期日や期限には注意しましょう。企業間の取引の場合、請求から支払期日までの期間である「支払いサイト」を事前に確認してください。企業によって支払いサイトは異なっているため、間違いがないように気をつけましょう。

請求業務での注意点

商品やサービスを提供し、その代金を回収するための手続きと考えると、請求業務はシンプルで簡単なものに感じられます。しかし請求業務は、企業として売上をあげて利益を得るための最後のステップですから、慎重に行わなければなりません。
ここでは請求業務における注意点をご紹介していきます。

請求業務の責任の所在

まず、「請求業務の責任を誰において行うのか」という点です。一般的に請求業務は企業や組織の経理担当者が行いますが、組織の規模や業態によっては営業担当者などが請求業務を行うこともあります。
一見誰が請求業務を行っても同じように思えるかもしれませんが、請求業務には上記のようなフローがあり、ミスがあれば大きな問題となってしまう場合もあります。そのため、業務にかかる負担は決して小さくはありません。
この負担を営業担当者が負う場合、営業へのリソースが奪われてしまうことになり、結果として、売上アップや新規顧客獲得の機会が失われるという可能性も考えられます。

このことから、単に「請求ができればいい」という考えではなく、あらゆる角度からその負担を「どこが負うのか」を考えましょう。

請求業務におけるリスク管理

請求業務は金銭に直結しており、リスク管理も不可欠です。
たとえば請求業務があまりに属人化すると、最悪の場合、周りに気付かれないままに横領などが起きる可能性も考えられます。金額にかかわらず横領は犯罪ですのでその行為を行う人が悪いことはもちろんですが、例え少額でも、横領しようと思えばできてしまう状況は組織として大きな問題です。

人的ミスの防止

請求業務のすべてを手作業で行う場合、ミスの発生リスクが高まります。たとえ何度も確認を行っても、完全にミスをなくすことは困難です。複数人によるチェック体制を整備することで多少のミス削減は可能ですが、今度は余計な手間が増えて人的リソースを割くことになります。

請求業務システムの導入

これらの問題解決のために、請求業務システムを導入するケースも増えてきています。システムによっては、データの入力から請求書の発行、そして入金の確認や消込などに至るまですべて自動化できます。さらに、システムの導入によって前述したような請求業務の負担や、横領などのリスクの軽減も可能です。

このような請求業務に関する問題・課題を抱えている方は、請求業務システムの導入を検討してみましょう。なかでもおすすめなのが、楽楽販売です。楽楽販売は請求業務を効率化し、精度の向上を図れるツールです。
見積データから自動で請求データを作成でき、転記による入力ミスの解消、顧客ごとに自動で支払サイトを設定するといったことも可能です。また、ユーザや項目単位で細かくアクセス権限の設定もでき、セキュリティ面でも安心です。直観的な操作で販売に関するさまざまな業務のオートメーション化を行えるのみでなく、リアルタイムでの情報共有といった機能も充実しております。

まとめ

請求業務は多くの企業で当たり前に行われており、普段あまり意識することはないかもしれません。ですが、請求業務は提供した商品やサービスに対する代金を回収するためのとても重要な業務です。だからこそミスは許されませんし必須の業務となるため、その負担についても考慮が必要です。
今日では請求業務を効率化できるシステムなども登場していますので、請求業務に関する問題を抱えているのであれば、ぜひ一度導入の検討を行ってみてはいかがでしょうか。

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