請求書の封筒はサイズと色に注意しよう！書き方と送り方ガイドを解説

請求書は「信書」の扱い

取引先に送る請求書は、郵便法及び信書便法において「信書」の扱いとなります。そのため、郵便局で取り扱う「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」に請求書を封入することはできない決まりです。

信書は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されており、請求書の他には見積書や納品書、申込書、契約書などが信書に該当します。

参考：信書に該当する文書に関する指針／総務省

請求書を入れる封筒の選び方

請求書を入れる封筒は、下記のポイントをふまえて選んでください。

サイズ

一般的に請求書の用紙はA4サイズとされているため、封筒のサイズはA4用紙を折らずに入れられる「角形2号（332mm×240mm）」またはA4用紙を三つ折りにして入れる「長形3号（235mm×120mm）」を用いるのが一般的です。
枚数が1〜2枚の場合は切手代を抑えられる長形3号に入れ、3枚以上なら角形2号に折らずに入れるといった枚数を目安に使い分けると良いでしょう。

形

封筒の形状には、短辺に封入口のある「縦型封筒」と、長編に封入口のある「横型封筒」があり、どちらを使用しても問題ありません。
加えて、封筒にフィルムなどの窓がついている「窓空き封筒」もよく使用される形です。宛名が記載された用紙を窓から見えるように封入すれば、宛名書きの手間を省くことができます。

他にも、中身が透けないよう内側に模様が印刷されているものなども存在しますが、窓空き封筒や内側に印字された封筒は、1枚当たりのコストが上がるため確認しておきましょう。

色

一般的に、白か薄い青色の封筒を使用します。しかし特に決まりがあるわけではないので、宛名がはっきりと見えるのであれば茶封筒や他の色の封筒を用いても問題ありません。

封筒への記載事項

海外のビジネスマナーとしても「請求書在中」が用いられることがあり、英語で表記する場合「INVOICE ENCLOSED」となります。海外の取引先にエアメール等で請求書を送る際には参考にしてみてください。

表面

封筒の表面には、右側に相手先の会社の住所を都道府県から書きます。中央部に宛名として、会社名と「御中」を記載します。担当者宛なら、会社名（御中なし）に続いて担当者の部署、役職、氏名と「様」を書きます。
いずれにしても、宛名は住所よりも1文字分下げて書き始めてください。

会社名には（株）（有）などの略称を用いるのではなく、株式会社や有限会社といった正式名称を書くのがマナーです。さらに、前株・後株を間違うと会社名を間違ったことと同じになり失礼に当たるため、注意しましょう。

加えて、請求書が入っていることを示す「請求書在中」の添え字も忘れないようにください。一般的には、宛名の後の空白に、枠で囲んで記載して目立たせるのがマナーとされています。

関連記事はこちら 「請求書在中」の書き方とは？失礼のないようビジネスマナーをおさえよう

裏面

裏面には発送元の情報として、住所、会社名、担当者名を必ず記載してください。裏面に継ぎ目がある封筒の場合は、継ぎ目をまたぐように右側に住所を、左側に会社名と担当者名を記載します。裏面に継ぎ目がない封筒の場合には、左側に寄せて発送元の情報を記載します。
加えて、封筒の封じ目には「〆」を印すなどして、開封した際に痕跡が残るようにしておくと良いでしょう。

封筒で請求書を送るときの注意点

上記で解説したポイント以外にも、封筒で請求書を送る際に注意しておきたいことがあります。

送付状の同封

請求書を郵送する際は、送付状（送り状）を同封するのがマナーです。
送付状のサイズは請求書のサイズと揃えてA4にしましょう。記載内容は宛先、日付、差出人、挨拶文、請求書の概要などで、請求書の記載ミスや誤発送を防ぐ意味もあるため忘れずに用意することが大切です。

紙の折り方と入れ方

長形3号サイズの封筒には、請求書の用紙を三つ折りにして入れます。
まず、縦に置いた請求書を下から折り、次に上を折りましょう。三つ折りにしたときに「請求書」と書かれた面が上に来るようにし、送付状を添える場合は請求書の上に重ねて三つ折りにします。
そして、封筒の裏面から見て三つ折りの端が右側に来るようにして入れ、封をします。

切手の料金

切手の料金は、封筒のサイズや紙の枚数によって変わります。
長形3号サイズの封筒は定形郵便物の扱いとなり、重量が25g以内なら84円、50g以内なら94円になります。
角形2号サイズの封筒は定形外郵便物となり、重量が50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら210円になります。

まとめ

請求書を送る際は取引相手へ失礼のないように、封筒の種類や発送の仕方にも注意をすることが重要です。数多くの郵便物の中から、重要書類である請求書入りの封筒を見つけてもらえるよう工夫をして、取引相手の業務がスムーズに進むよう配慮することもマナーになります。
今回ご紹介したポイントをチェックしてみてください。

封筒を使った請求書の送付は、印刷や封入の工数がかかるだけでなく、郵送料や印刷料等のコストも発生するため、専用システムを導入する企業も増えています。
クラウド型システムの「楽楽販売」なら、請求先の企業や金額を自動抽出し、ボタン一つで請求書を発行、その後のメール送付まで自動化することも可能です。さらに、電子請求書発行システムの「楽楽明細」と連携すれば、請求書の封入、郵送までを自動化することも可能になります。
自社の請求業務を効率化できれば、取引相手へ迅速に請求書を届けることにもつながります。ぜひ、システムの導入も含めて、どんな方法を用いれば業務が最適化できるか検討してみてください。

＞＞「楽楽販売」で請求書管理をラクに！詳しくはこちらから