いつまで請求書を保存する？保存期間や方法をご紹介

請求書とは

請求書とは、サービス、商品などに対する支払いを請求するための書類です。請求書は証憑書類の一つで、事業取引を行った際の証拠書類となります。請求書には定められた保存期間があり、勝手に捨てて良いものではないのです。必ず決められた一定期間の保管が必要となっています。

請求書の保存期間

請求書の保存期間ですが、法人と個人事業主とで期間が異なっています。下記では2つの保存期間の違いをご紹介します。

法人の保存期間

法人の場合、請求書の保存期間は7年です。2004年に法改正が行われ、それ以前は大法人・中小法人といった会社規模ごとに保存期間が5年、7年となっていました。現在は会社規模に関係なく、7年の保存期間と定められています。また、保存期間を数える際は「確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年」となっています。つい請求書に記載されている日付からさかのぼってしまいそうですが、数え方には十分注意しましょう。

例えば、決算期が2016年9月期の場合は、2014年11月末が確定申告の期限となります。このことから、2015年10月1日から2016年9月30日までの請求書は、2024年まで保存が必要ということになります。

ただし2008年の4月1日以後に終了した、「欠損金が生まれた事業年度」は、青色確定申告の提出を行った事業年度に生まれた欠損金の繰り越し期間が9年となっているため、帳簿書類の9年間の保存が必要です。

また、2018年4月1日以後に始まる「欠損金が生じる事業年度」は、帳簿書類の10年間の保存が定められています。

個人事業主の保存期間

個人事業主の請求書の場合、青色申告か白色申告かを問わず保存期間は5年です。帳簿は7年の保存期間が決まっているため、間違えないよう注意が必要です。法人企業と同様に、「確定申告の提出日の翌日から5年」というのが保存期間の数え方です。

例えば、確定申告の期限日が2019年3月15日の場合、2018年が確定申告の対象です。そのため、2018年1月1日から2019年12月31日までの請求書は2023年3月15日までが保管期限となります。

ただし、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿や、業務に関して作成した上記以外の任意帳簿においては7年の保存が必要です。このことから、消費税の納税者は7年請求書の保管が必要となります。

請求書の保存方法

請求書の保存方法は「紙」と「電子データ」と「マイクロフィルム」の3つです。下記では、その保存方法をご紹介します。基本は紙での保存ですが、場合によっては電子データやマイクロフィルムでの保存も可能です。ここで詳しくご紹介しますので、参考にしてみてください。

紙

請求書の保存は、原則紙で行うこととされており、オンライン上で取引した書類に関しても一度印刷をし、紙媒体での保存が必要です。保存期間は、法人は7年、個人事業主は5年です。

電子データ

国税庁に「国税関係帳簿の電磁的記録等によるスキャナ保存等の承認申請」を行えば、電子データに変換しての保管ができます。ただし、この申告書はスキャナを備え付ける3ヶ月前には提出が必要となります。保存期間は紙と変わらず、法人は7年、個人事業主は5年となっています。

マイクロフィルム

原則として、請求書は紙での保存が必要となっていますが、保存期間が6年目を過ぎた書類に関してはマイクロフィルムでの保存が可能です。マイクロフィルムを使用する際には一定の規定を満たした「マイクロフィルムリーダー」もしくは「マイクロフィルムリーダープリンター」が必要です。

まとめ

請求書の保存期間や方法を一度学んでおけば、請求書管理の悩みはなくなります。請求書の保存期間のポイントは、個人と法人で定められている期間が異なっているということです。このことをしっかりと理解しておきましょう。
また、請求書の管理は「書類管理ツール」を使うことでより効率的に管理が可能です。手作業ではミスが多くなりがちな請求書の管理は機械に任せ、空いた時間を別の業務に当てましょう。これまで書類管理に割いていたリソースを有効に使うことができ、業務効率化につながります。この機会にぜひ請求書の管理方法を検討してみてください。