【必読！】おすすめの受発注システムとは？
システム選定時に知っておきたい5つのポイント

受発注システムとは？

一般的に受発注システムとは、企業における「受注」と「発注」に関するデータの管理や業務フローを効率化することができるシステムのことを指します。
特に受注数、販売数や案件数が多かったり、取引先の数が多かったりすると、その管理・処理業務を紙やExcelで正確に対応するのは難しいです。受発注システムを導入することで手作業で行っていた手間の削減やヒューマンエラーの防止につながり、大幅な効率化が期待できます。

受発注システムの主な機能

受発注システムの機能はシステムによってさまざまですが、主に次のような機能が備わっているものが多いです。

基本の受発注管理機能

基本的な受発注管理の機能として、どのような受注をして、どんな発注が必要になるのか、といった情報を管理することができます。受注後に発生するワークフローにも対応しているシステムもあるため、受注～発注～納品に至るまでの一連の処理をまとめて自動化することも可能です。
受注・発注のデータをシステム内で一元管理することができるため、業務工数やミスの削減も期待できるでしょう。

取引先や商品などのマスタデータの管理機能

受発注業務においては「取引先リスト」「商品リスト」「請求情報」などさまざまなマスタデータの管理が必要になります。受発注システムにはこれらのデータをマスタ管理することができる機能も備わっているため、それぞれをExcelファイルで管理をしたり、別のファイルから発注用に転記したり、といった手間を削減することが可能です。

帳票発行機能

受注データをもとに請求書や納品書などの各種帳票を自動発行することができる機能も備わっています。受発注管理において、もっとも手間やミスが発生する原因となるのが「転記」の作業です。帳票類を自動で発行できるのは受発注システムを導入する大きなメリットの1つと言えるでしょう。

収支管理機能

受注・発注の額を1つのシステムで管理することで、収支の可視化ができるというのも受発注システムの特徴の1つです。受注案件に対して、どれだけの発注費用がかかっているのかを案件単位で確認ができるため、案件の管理においても最適化が期待できます。

在庫管理機能

受注後の発注業務だけでなく、その後の在庫管理まで管理できるシステムもあります。受注した商品の在庫数を把握することができるため、その後の発注処理もスムーズに行うことができます。

受発注システム選定時のポイント5つ

前述のような機能としての特性はもちろんですが、システムを導入する際には次のようなポイントも併せて確認しておくことが大切です。

システム形態は何か

受発注システムの多くは大きく「オンプレミス型」「クラウド型」に分類されます。まず自社にはどちらの形態が適しているのかを確認しておく必要があります。

＜オンプレミス型＞
オンプレミス型は自社のサーバーに一からシステムを作っていく形態なので自社の要件に合わせて細かいカスタマイズができるのが大きなメリットです。ただ、開発には多額の費用がかかる、社外からの利用ができないなどのデメリットがあります。

＜クラウド型＞
クラウド型はインターネットにアクセスしてシステムを利用する形態です。オンプレミス型と比較してカスタマイズの幅は狭まりますが、比較的安価な利用料で導入が可能です。加えてPCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスがあれば社外からでもアクセスできるため、別拠点や取引先、リモートワーク中などでも対応できるのもメリットといえます。

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自社の業務フローに合せることができるか

システムを導入するために既存の業務フローを大きく変えることは、非効率なうえに従業員や取引先からの反発を買ってしまう可能性もあります。特にパッケージ型の製品の場合などは業務フローにシステムがマッチせず、導入しても現場に利用が定着しないというのはよくあるシステム導入の失敗要因の1つです。自社の業務フローに合っているかどうかは確認しておく必要があります。

他システムとの連携は可能か

利用中の会計システムや基幹システムなどがある場合は、連携の可否についても確認をしておきましょう。

また、受発注システムの中には案件管理や顧客管理などが機能として内包されているものもあります。新たに導入を検討する場合はまとめて管理ができるシステムを選ぶのもひとつの手かもしれません。

サポート体制は充実しているか

サポート体制もベンダーによって大きく異なるポイントの1つです。電話・メール・チャット・訪問など、どのようなサポートの体制になっているのかは必ず契約前に確認をしてきましょう。

取引先企業でも対応可能なシステムか

受発注システムは社内の担当者だけでなく、取引先企業でもシステムへの対応が必要になるケースがあります。取引先にも展開しやすいような分かりやすいシステムか、セキュリティ面に問題はないかなど、取引先からの反発が起こらないシステムかどうかも確認しておくことが大切です。

受発注管理システム「楽楽販売」でできること

「楽楽販売」はカスタマイズ性に優れたクラウド型の受発注管理システムです。クラウド型のシステムはカスタマイズが難しいものも多いですが、「楽楽販売」は企業の業務フローや課題に合せてオリジナルのシステムを作ることができるというのが特徴のひとつです。
ほんの一部ではありますが、具体的には次のような効率化が実現できます。

ワンクリックで発注書を作成

発注書に必要な情報をExcelに手入力する、手書きで書く、という作業は非効率なうえにミスや漏れの原因となります。「楽楽販売」では発注書をはじめとする各種帳票を、登録されたデータをもとにワンクリックで作成することが可能です。

受注案件に発注データを紐づけて管理

Excelなどで受発注データの管理をしている場合、受注案件ごとに発注データを紐づけて管理するのが難しいケースが多いです。「楽楽販売」は受注案件に発注データを紐づけて管理をすることで、どの案件に対する発注なのかがすぐに分かり、発注稟議や支払作業もスムーズに行うことができます。
稟議承認の際などに発生するワークフローもシステム上で細かく設定ができるため、印刷・押印して承認をもらうという作業も不要になります。

案件毎の収支や売上予測をリアルタイムで確認

「楽楽販売」では発注データを案件に紐づけて管理するため、案件毎の収支や売上予測をリアルタイムで確認することも可能です。複数の担当者が携わっている場合も、スムーズな情報共有が実現できるので不要なコミュニケーションコストの削減、業務の効率化につながります。

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まとめ

受発注システムは、商品やサービスを販売するうえで、とても便利なシステムです。ただ、自社に適したシステムが何なのか、という選定基準を誤ってしまうと現場にシステムの利用が定着せず、ムダな費用が発生してしまうという事態になりかねません。是非今回の記事を参考に、自社にはどんなシステムが最適なのか、検討してみてください。