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受注管理をExcel(エクセル)で行う3つのメリット・デメリットと便利な関数を解説

受注管理をExcel(エクセル)で行う3つのメリット・デメリットと便利な関数を解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

エクセルは受注管理にも利用することができるツールです。しかし「低コストで利用可能」などのメリットがある一方で、「ミスが起きやすい」などのデメリットもあります。この記事では、受注管理をエクセルで行うメリット・デメリットと、業務をサポートする関数をご紹介します。

目次

    受注管理をExcel(エクセル)で行う3つのメリット

    Microsoft社により提供されるエクセルは、世界各国で利用されるビジネスツールです。受注管理に役立てる際のメリットとして、以下3つがあります。

    1.低コストで利用可能

    エクセルは、Officeライセンスさえ購入していれば導入可能なツールです。さらにエクセルは、今やビジネスにおいてスタンダードなツールとなっています。すでに使用を経験済みの社会人が多いと考えられるため、導入するにあたり専門的な教育がほぼ不要という点でも、工数と人件費の削減が期待できます。

    2.便利なマクロ機能が使える

    エクセルが有する機能の中でも、作業の手間や時間の短縮に有効な機能が「マクロ機能」です。マクロ機能とは、エクセル上で行った一連の操作をあらかじめ記録し、ワンクリックで動作を繰り返す(操作を自動化する)機能です。
    データベース内から特定のデータを抽出するには、項目の行にフィルターを設定し、「▼」をクリックし、該当するカテゴリを選択するという操作を行う必要があります。さらに番号の若い順に並べ替えるとなれば、該当する項目の「▼」をクリックし、「昇順」を選択するという操作が必要です。マクロ機能を使うことで、これらの操作をワンクリックで自動化することが可能です。

    3.外部システムと連携できる

    外部システムとの連携のしやすさも、エクセルのメリットのひとつです。スタンダードなビジネスツールであるため、エクセルとの連携を考慮して設計されたシステムは多数存在します。例えば、入力のみエクセルで行い、データの収集や集計、統合などはシステムにより自動で実行することが可能なシステムもあります。

    受注管理をExcel(エクセル)で行う3つのデメリット

    手軽に導入できるという魅力を持つエクセルですが、以下のようなデメリットもあります。

    1.入力ミスが起きやすい

    エクセルで受注管理を行うとなれば、データを手入力することになるため、人為的ミスが起きやすいといえます。確認作業を行うことでミスのリスクを軽減することはできますが、その分の人件費の負担が増えます。受注内容にミスや漏れがあると、取引先が指定した納期までに商品を届けられないなどのトラブルにつながる恐れがあります。場合によってはクレームに発展することもあるため、入力ミスには十分に注意する必要があります。

    2.データの共有が難しい

    特定のエクセルを複数人で管理する場合、共有フォルダやサーバー上に保存することが基本です。しかし担当者が自身のローカルコンピュータで新規ファイルを作成し、これを共有フォルダやサーバー上に保存し忘れると、他のメンバーが作業できません。受注管理のプロセスで作業が滞ると、後の売上管理や請求管理、仕入管理などにも影響を及ぼすため、情報共有の体制を整えておくことが重要です。

    3.互換性に関する懸念

    エクセルは定期的に新しいバージョンがリリースされるため、これにより過去のファイルが正常に機能しなくなる可能性もあります。エクセルは保存するデータ量が増えると容量が重くなり、動作が遅くなるため、複数のファイルを作成して受注管理を実行している企業も多いと思います。その場合、互換性の問題で履歴管理が不可となる恐れがあるため注意する必要があります。

    覚えておきたい!便利なExcel(エクセル)の関数

    エクセルを用いて受注管理を行う場合は、関数を利用するのがおすすめです。取り扱う商品やその種類が多い企業の場合、エクセルの「入力規則」と、「INDIRECT」という関数を使うことでミスを予防できます。

    まず、取り扱う商品ごとの種類をまとめたリストを作り、各リストに名前をつけましょう。例えば、飲み物を商品として取り扱っているなら、「水」「緑茶」「コーラ」「コーヒー」など取り扱っている飲み物の種類を全て書き出し、全てのセルを選択し、「飲み物」というリスト名をつけます。

    次に、管理に使用するシートに「商品」と「商品の種類」という項目を作成します。そして商品の種類の列に、エクセルの入力規則を入れます。入力値の種類で「リスト」を選択し、元の値を入力する欄にINDIRECT関数を入れましょう。例えばC列に商品を入力し、D列に商品の種類を入力するのであれば、D2には「=INDIRECT(C2)」という風に入力しておきます。
    これによりD2には、C2の文字列から参照したリストのデータのみ入力できるようになります。つまりC2に「飲み物」と入力した場合、D2には「水」「緑茶」「コーラ」「コーヒー」などの飲み物以外が入力できなくなるため、入力ミスのリスクを軽減することができます。

    エクセルの関数を使い、ミスを軽減しながら作業スピードを上げることが可能になります。もしも初期設定が面倒と感じる場合は、受注管理システムの導入をおすすめします。上記のような機能がすでに備わっているシステムもあり、導入すれば設定にかかる時間や手間を短縮することができます。

    関連記事はこちら販売管理をエクセルでスムーズに!3つの課題とシステム導入のメリットとは

    ツールの見直しで受注管理を効率良く進めよう

    今や多くの企業が利用しているエクセルですが、メリットもあればデメリットもあります。受注管理に利用するなら、どちらも理解することが大切です。また、業務の効率や正確性などに疑問や不満を感じているなら、ツールの見直しをしてみるのも良いでしょう。
    受注管理システムなら、入力ミスや共有不足による問題、また互換性の心配もないので、受注管理をスムーズに進めたいと考えている企業は、システム導入の検討をおすすめします。

    受注管理システムとは

    「受注管理システム」といえば、かつては「注文が入った商品の出荷までを管理する」受注プロセスのみの機能を備えたものでした。
    しかし近年では、販売プロセス全体を一元管理できるシステムも登場しています。受注から出荷、請求、そして次の受注に備えた仕入・在庫管理までモノやカネの流れが一目で把握できるので、工程を次に引き継ぐ際のタイムラグもカットすることができます。
    顧客の手に届くまでのリードタイム短縮になり、結果として顧客満足度の向上も期待できるシステムです。

    システム導入時の注意点

    新たに受注管理システムを導入するなら、エクセルでの受注管理で起きていたデメリットをカバーできるかの確認が欠かせません。
    楽楽販売のようなクラウド型システムなら、エクセルでは不得意とされている「データ共有」に長けています。インターネット環境が整ったデバイスならいつでもどこからでもアクセスできるので、本社や工場、倉庫といった遠隔地同士でも同じデータを共有できるようになります。
    そのため、進捗状況の把握に役立つことはもちろん、データを複数人が扱うので相互チェックが働き、属人化による人的ミスも抑えられます。

    関連記事はこちら受注管理の業務とは|受注の流れを3ステップでご紹介 |楽楽販売

    まとめ

    エクセルは受注管理にも使える汎用性のあるソフトですが、データ量が多くなると動作が重くなります。加えて、複数人でひとつの書類を編集しにくいなど、「便利」というには限界があります。

    顧客の満足度や従業員の働き方をも左右する業務効率化は、多くの企業の課題です。
    現在エクセルで行っている受注管理を「受注管理システム」にシフトし、モノの流れを一元管理して受注管理の効率化を目指してみませんか。ぜひ、検討してみてください。

    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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