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請求書管理や整理方法の基本とは?
発行側・受領側それぞれの対応

請求書管理や整理方法の基本とは?発行側・受領側それぞれの対応

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
請求書は取引の証明となる帳票の一つです。そのため、法律で定められたルールを守って管理する必要があります。また、請求書は毎月多くの枚数を扱うことから、書類をわかりやすく整理することも大切です。こちらの記事では、そんな請求書の管理や整理について解説します。また、請求書管理のお悩み解決につながる便利なシステムもご紹介します。経理業務の効率化に悩む担当者の方はぜひ参考にしてください。

この記事の目次

    請求書の管理方法に関する基本ルール

    請求書の管理方法に関しては法律でルールが定められており、取引の証拠として原本を保管する必要があります。以下では、請求管理で押さえておきたい保存方法や保存期間などの基礎知識を解説します。

    ルール1:保存方法

    請求書の保存形式は、基本的には紙媒体または電子データのどちらでも構いません。
    ただし、電子帳簿保存法に基づき、電子データで受領した請求書は電子データの状態で保存する必要があるのが注意点です。また、電子データを保存する際は、システム上に訂正・削除の記録を残すことや、速やかに出力できる環境を整えること、書類の検索性を保つことなどの条件が設けられています。

    ルール2:保存期間

    請求書は保管期間が設定されており、法人では7年間、個人事業主では5年間の保存が必要です。
    その際は、請求書の発行からではなく、確定申告期限の翌日から起算します。

    請求書の管理・整理の流れ

    受領側

    続いて、請求書の管理・整理方法について解説します。受領側・発行側それぞれの請求書管理の流れを確認してみましょう。

    1.
    請求書の受領
    2.
    支払い
    3.
    請求書を
    「未払い」から「支払済み」に

    請求書の受領側では、取引後に請求書を受領し、支払期限までに正確な金額を支払います。
    最後に、対応した請求書を「未払い」から「支払い済」のフォルダへ移動させたら処理が完了です。

    受領側では、受領した請求書がインボイスに該当するかどうかを確認し、分類して保管する必要もあります。その際、紙やPDFなど受領の形態が複数あると、管理の手間が増加するのが難点です。また、支払い漏れが発生しないよう、未払い・支払い済の正確な管理が要求されます。

    発行側

    続いて、請求書の管理・整理方法について解説します。受領側・発行側それぞれの請求書管理の流れを確認してみましょう。

    1.
    請求データの作成
    2.
    請求書の発行
    3.
    入金確認
    3.
    請求書の控えを保管

    請求書の発行側では、取引後に請求書を発行し、取引先へ送付します。支払期限までに正確な金額が支払われていることをチェックするとともに、請求書の控えを適切な方法で保管することが重要です。万が一、入金確認が取れない場合は、受領側へ催促を行って取引の代金を回収する必要があります。

    発行側では、帳票と突き合わせしながら請求書に記載する内容を確認しなければなりません。内容のチェックには多くの時間がかかり、ミスが発生しないよう正確性が求められます。

    請求書管理におけるよくある悩み

    最後に、請求書管理でよくある悩みを紹介します。これらの課題は、専用システムでの管理によって効率化できる可能性があります。経理部門の負担軽減を実現するために、システム導入を検討してはいかがでしょうか。

    エクセルでの管理に限界を感じている

    現状、Microsoft社の表計算ソフト「エクセル(Excel)」を使用して請求業務を管理している企業も多いです。エクセルは汎用性の高いソフトであるものの、請求書管理に特化したツールではないため、件数の増加にともないデータ量が増加し、動作が重くなるといった懸念があります。
    また、ファイルを同時編集できないため、利用中のファイルに最新データの反映が遅れて人的ミスが生じたり、リアルタイムで情報共有がしにくかったりするのが難点です。

    請求の取りまとめやチェックに時間がかかる

    請求業務では、請求書のほかに見積書・発注書(注文書)・納品書・検収書・領収書といった多様な書類のやり取りが発生します。これらの書類は部署ごとに管理されていることも多く、データの突き合わせ作業が煩雑になりがちです。経理部門が取りまとめてデータを整理すると、多くの業務負担が生じます。また、企業によっては製品・サービスの課金形態に月額課金や従量課金などさまざまな種類があるでしょう。請求先によって課金形態が異なったり、月ごと・顧客ごとに複数の課金形態の請求が発生したりすると、チェック作業に時間がかかるのが悩みどころです。

    請求金額の計算が複雑で計算ミスが発生してしまう

    請求金額の計算では、従量課金や日割り計算などの複雑な処理が必要となるケースも少なくありません。万が一、請求業務で計算ミスが発生すると、企業に金銭的な損害を与える可能性があるため注意が必要です。たとえば、計算間違いが原因で本来よりも多くの税金を支払ってしまったり、請求漏れによって支払いが遅れたりするリスクがあります。また、請求金額のミスは社内だけでなく取引先からの信頼にも関わることから、防止するための対策が必須です。

    見積書から請求書に同じ内容を転記しなければならない

    請求業務を専用システムで一元管理していない場合は、請求書作成時に見積書から請求書に同じ数字や情報を転記する作業が発生します。転記作業では無駄な工数が生じるだけでなく、入力中にヒューマンエラーのリスクが高まります。書類作成は経理業務の中でも単純作業であることから、業務効率を改善するためにも自動化することが大切です。社内のデータを連携できる専用システムを導入すると、管理業務の手間を減らすことができるため効率化を期待できるでしょう。

    請求書管理の課題解決は「楽楽販売」にお任せください!

    ここまで請求書の管理や整理について解説しました。請求書は保存方法や保存期間に決まりがあるため、ルールを守って保管しましょう。また、請求書は請求処理が完了するまでに「未払い」「支払い済」に分けて整理するほか、月別・取引先別に整理する方法があります。自社の企業規模や取引の傾向に応じて効率的に管理できる方法を選ぶのがポイントです。

    このように、従来の請求書管理は多くの手間がかかり、経理担当者の負担となっています。そのため、課題解決のために管理業務を電子化するサービスを活用してはいかがでしょうか。請求書管理を大幅に効率化しコスト削減するなら、「楽楽販売」がおすすめです。

    「楽楽販売」には、請求書をワンクリック操作で簡単に自動作成する便利な帳票作成機能が搭載されています。さらに、請求業務のミス防止につながる機能も豊富です。当月請求の顧客を自動抽出する機能や、請求情報を自動転記する機能で請求漏れや誤請求を削減します。サポート体制やマニュアルも充実しているため、初めてのデジタル化やペーパーレス化でも安心してお問い合わせください。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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