電子インボイスとは？インボイス制定施行の背景や変更点などについても解説

こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。

2023年10月から、インボイス制度が施行されます。このインボイス制度の中で推奨されているのが電子インボイスへの対応です。事業者は制度の施行に先駆けて準備を進めていく必要がありますが、具体的にどのような内容なのかよくわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。電子インボイスを利用すると、事務処理の手間が削減される、改ざんを防止しやすくなるなど多くのメリットがあります。本記事では、電子インボイス利用のメリットやデメリット、インボイス制度の概要などについても詳しく解説します。

電子インボイスとは？

まず、「インボイス」とは「適格請求書」のことを指します。そしてこの適格請求書が電子化されたものが電子インボイスです。
2023年10月1日から順次施行されるインボイス制度では仕入税額控除に必要となるこの「適格請求書」の発行や保存に新たな要件が追加され、処理業務が煩雑になるとされています。従来の電子化されていない「適格請求書」では正確・効率的な処理業務が難しいと考えられるため、インボイス制度の中では電子インボイスの利用が推奨されているという背景あります。

そもそもインボイス制度とはなにか

インボイス制度とは、2019年に消費税率の改定によって税率が複数種類（8%と10%）に変更されたことを受け、仕入税額控除を適正化することを目的に施行される制度です。このインボイス制度というのは通称で、正式名称を「適格請求書等保存方式」といい、2023年10月から段階的な導入が予定されています。

インボイス制度が施行されることによる具体的な変更点としては次のような点が挙げられます。（一部）

適格請求書発行のためには事前申請による登録番号の発行は必要になる
品目ごとの購入に対して消費税率と消費税額、税率ごとの合計金額の記載が必要になる

インボイス制度の詳細についてはこちらの記事もあわせてご覧ください。

インボイス制度が制定される背景

インボイス制度が制定される背景には、消費税率が2019年10月に改定されて8%と10%の2種類になったことが挙げられます。複数の税率が適用されることで従来のように合計金額から正確に税額を算出するのが難しくなったため、適用される税率をそれぞれわけて記載し、適正な税額を納税できる環境を整えるというのがインボイス制度の目的です。

これまでは売り手から「税率別の合計金額」「軽減税率の適用項目」が明記された請求書の発行があれば、免税事業者との取引でも仕入税額控除を受けられていました。しかしインボイス制度の開始後は「適格請求書発行事業者」の登録をしている事業者が発行した請求書でなければ仕入税額控除の計算ができないため、免税事業者の発行した請求書は仕入税額控除の対象外になります。

インボイス制度の開始によって売り手側も買い手側も税率計算のための新たな負担が発生し、業務の手間が増大する可能性が高くなります。この負担を軽減するために、インボイス制度に関わる処理は電子データを使ったやり取りである「電子インボイス」の利用が推奨されているのです。

なぜインボイス制度では電子インボイスが推奨されるのか？

前述のようにインボイス制度では電子インボイスの適用が推奨されているため、これまで紙で保管していた適格請求書等が電子化され、電子データでのやり取りが中心になります。

従来のやり方を変えることに反発や抵抗の意見もありますが、なぜインボイス制度では電子インボイスが推奨されているのか、その理由をさらに詳しく解説します。

紙での処理を継続すると業務の手間が増える

繰り返しになりますが、インボイス制度によって売り手側も買い手側も、税率の計算が煩雑になることで新たな負担が発生し、業務の手間が増大する可能性が高くなります。これらの計算・作業を人力で続けるのは大変非効率であるといえるでしょう。
必要なシステムを導入し、インボイスを電子化すれば必要外の手間をシステムに任せることができるため、業務工数の大幅な削減が可能です。反対に紙ベースの処理を継続すれば、人為的ミスが発生して業務の手間が倍増してしまうことも想定されるため、電子インボイスの導入が有効といえます。

7年間の保存義務に加えて検索性も求められる

インボイス制度に基づいて発行された請求書は、発行から7年間の保存義務があります。税額の申告を終えた過去の取引記録だからといって削除するのではなく、監査等で求められたときに提示できるように保存しておかなければならないため、必要に応じてすぐに探し出せる環境を整えておくことが求められます。
電子インボイスは物理的な保管場所を用意する必要がないうえに、検索性にも優れているため対象のデータをすぐに見つけ出すことができます。この点もインボイス制度で電子インボイスがすすめられている理由といえるでしょう。

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国際規格「Peppol」の概要

前述の通り、利便性の高い電子インボイスですが、単に紙で作成していた適格請求書等を電子化するだけでは、各事業者が異なるデータ形式で保存するため統一性がなくなることが懸念されます。
この問題を解消するために登場したのが、電子インボイスの国際規格となる「Peppol（ペポル）」です。

Peppolはベルギーの非営利組織が管理する国際規格で、電子文書の世界的な標準仕様を定めたものです。インボイス制度の開始にあたって電子インボイスを利用する事業者に対しては、日本もPeppolを基準とした日本独自の「Peppol BIS Billing JP」という統一形式によるデータ保存を推奨することとなりました。

インボイス制度の開始には、請求書のほかに仕入明細書や納品書などの書類も関わります。Peppol BIS Billing JPの策定には、仕入明細書や納品書の整備にかかわる記述も含まれています。

電子インボイスのメリット

インボイス制度によるデータのやり取りを電子化する電子インボイスですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、5つのメリットについて解説していきます。

経理業務の一部を自動化できる

このインボイス制度に関わる処理を電子化することで、経理業務の一部を自動化できます。
前述のように、売り手側は税率ごとの仕入税額控除の計算が必要になり、買い手側は自身の登録番号の明記や税率別の消費税額の明示することが求められるので、これらの業務をアナログで対応すると非常に手間がかかってしまいます。
電子インボイスによってデータによる処理が可能になれば、業務の負担軽減をはかれます。

データ改ざんを防止しやすい

電子インボイスには、データ改ざんを防止しやすいというメリットもあります。
送受信した電子データに「電子署名」を施しておけば、データの正確性を担保して改ざんがないことを証明できます。加えて、操作ログを取得することによってファイルにアクセスしたユーザーの履歴を残しておけるため、万が一データが不正に操作されたとしても容易に追跡が可能です。

紙媒体で保存されている適格請求書等が改ざんされると、監視カメラなどによる映像が残されていなければ原因の特定は困難です。データ改ざんへの対策という観点でも、電子インボイスは優れています。

グローバルな取引に対応できる

前述のように、日本が採用する「Peppol」は国際規格であり、世界中で標準規格として採用されています。事業者はPeppolに基づいた電子インボイスの対応を行うことで、グローバルな取引にも対応が可能です。
海外との取引が多い事業者や、これから海外展開を予定している事業者にとっては、海外対応も兼ねられるというメリットがあります。

請求書の検索性が向上する

電子インボイスに基づいて保存された請求書のデータは、検索性が高いのが特徴です。従来のように紙で保管されている請求書の場合は、ファイリングなどによって分類・保管されているなかから目的のものを探し出すという手間が発生してしまいます。

一方でデータ化された請求書であれば、日付やカテゴリーなど複数の検索項目のなかから指定した請求書を簡単に検索できます。目的の請求書をすぐに見つけられる環境が整うことで、業務効率化にもつながります。

オフィス外でも請求書業務を行える

電子インボイスによって請求書のデータ化を進めることでオフィスにいなくても請求書業務を行えるようになります。

紙で保管されている請求書をもとに請求書業務を行う場合はオフィスに出勤する必要がありますが、データ化してクラウド保存されている請求書はインターネット環境があればどこからでも閲覧できるため、業務を行う場所を選びません。
働き方改革やDX推進に貢献するのも、電子インボイスのメリットのひとつです。

電子インボイスのデメリット

電子インボイスにはさまざまなメリットがありますが、デメリットもいくつかあります。ここでは、2つのデメリットについてお話しします。

導入や教育のコストがかかる

電子インボイスの導入には、システムの導入費用や従業員の教育コストがかかるというデメリットが挙げられます。導入するシステムによって具体的な費用は異なりますが、初期費用として数万円～数十万円程度の費用が発生するほか、月額費用も想定しておく必要があるでしょう。事前にどのくらいの費用がかかるのかを試算しておき、費用対効果を見極めることが大切です。

さらに、システムを導入しただけでは従業員が十分に使いこなせず社内に浸透しないリスクもあるため、社内研修などを通じて使い方を伝える必要があります。

取引先も電子対応している必要がある

電子インボイスを活用して請求書をデータでやり取りするためには、自社だけでなく、取引先も電子対応している必要があります。
アナログな運用を続けている事業者との取引を行っている場合は「適格請求書等を紙で発行してほしい」と求められる場合もあるため、電子インボイスの適用が一部の取引先に限定されてしまう可能性があります。

電子インボイスの課題

インボイス制度の開始に先だって、電子インボイス対応システムの導入を検討する必要があります。2023年10月の開始に間に合うように、できるだけ早い段階で自社に合ったシステムはどれなのかを調査し、導入するシステムを決めておくと安心です。早めに導入を開始しておけば、従業員が操作に慣れるための時間を十分に確保できます。

ただし、前述のように取引先によっては紙によるインボイスの発行を求められる場合もあるでしょう。完全に電子化するのではなく、データのやり取りと紙の発行の両方に対応できるように準備しておくことが大切です。