納品書と請求書の違いとは？取引に関わる4大書類の役割を解説

納品書の必要性

取引先とやり取りをする上で不可欠な書類としては、見積書、納品書、請求書、領収書の4つがあります。しかしながら、これらの書類を発行しなくても取引することはできます。とはいえ、発行せずに業務をすすめると万が一トラブルに巻き込まれた場合、証明することはできません。この4つの書類は、公的に定められた形式はないため、中には4つの書類の違いを正しく理解できていない人もいるのではないでしょうか。

納品書は納品物を納める際に発行する書類です。納品書を発行することにより、取引先はそれを参照して、契約通りに商品やサービスが納品されたか確認でき、安心することができます。納品書は取引の信頼性を高めるためのツールです。納品書なしに安心して取引を行うことは難しく、必要不可欠な存在です。

納品書、見積書、請求書、領収書の違い

納品書、見積書、請求書、領収書の4つはよく耳にする書類ではないでしょうか。しかし、明確にその違いを説明できないという方も多いはずです。ここでは、4つの書類の違いについてご紹介します。

納品書

納品書とは、取引先に納品物を届ける際に、発行する書類です。納品書を発行する義務はないものの、商品やサービスを納品する際に納品書を発行しているところがほとんどです。納品書は、発注者側が注文した品物と納品された品物が一致しているかを確認するためにあります。当然、納品書があることで、万が一納品された品物が発注した時と異なるものでも、納品書を確認することですぐに間違いを指摘することができます。取引先の信頼を得るためにも、納品書の発行は重要となります。納品書には、納品日・納品した商品・数量・金額を記載します。

見積書

見積書とは、商品やサービスの金額、取引の条件などをあらかじめ取引先にお知らせするための書類です。見積書には2つの役割があります。一つはトラブル回避です。見積書には内容やお金、納期などを記入します。これらを渡すことによりお互いの共通認識を経てトラブルを回避することができます。書面に残さず仕事をすすめてしまうと「言ったことと違う」などトラブルが発生するリスクが高まりますので注意しましょう。もう一つは他社と比較検討するための材料になることです。見積書は、依頼主が他社と比較するために発行されることもあります。見積書には、見積書発行日・見積もり対象の消費やサービス内容・合計金額、有効期限を記載します。

請求書

請求書は、仕事の締日などのタイミングで依頼主に発行するものです。請求書を発行しなければ、基本的にはお金が振り込まれないため、請求書の送付忘れには注意しましょう。従来は、エクセルなどで請求書を作成し、印刷をして郵送を行っている企業がほとんどでした。しかし最近ではクラウド上で請求書を作成し、やり取りする企業も増えています。請求書には、請求書発行日・請求内容・請求金額・入金日・振込先を記載します。

領収書

領収書は、支払いを受ける側がお金を受け取った際に発行する支払いの証明書のようなものです。入金を確認した後に発行します。領収書は、確定申告や会社の経費などさまざまな場面で利用するため、正確な記入が必要不可欠となります。また、領収書の保管期間は定められており、税法上は7年、商法上は10年です。領収書とレシートとの違いは、宛名の有無や項目の書き方が異なることです。領収書には、領収書発行日・宛名・金額・品書きを記載します。

証憑書類を保管する時の注意点

納品書、見積書、請求書、領収書の取り扱いにはどのような決まりがあるでしょうか。

証憑書類とは

納品書、見積書、請求書、領収書などの帳簿書類は「証憑（しょうひょう）書類」とも呼ばれます。証憑書類はビジネスにおいて製品やサービスの金額や数量などの取引条件を示した証拠と定められています。

保管期間を守る必要がある

受け取った証憑書類や、証憑書類を発行した際の控え書類は一定期間の保管が義務付けられています。法人の場合は、法人税施行規則により7年間の保管が必要です。例外として、欠損金の繰越控除適用の場合は10年となっています。証憑書類を発行した日から数えるのではなく、当該事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えはじめます。株式会社の場合には会社法の対象となり、決算の締日の翌日から10年間を保管期間としています。一方、個人事業主の場合は、所得税法が適用されます。領収書の場合、青色申告者※および消費税納税義務のある事業者は7年、白色申告者は5年の保管期間を定められています。納品書、見積書、請求書は、青色申告者・白色申告者を問わず、5年間の保管が必要です。

※前々年分所得が300万円以下の方は5年

原則として紙で保管する

近年ではデジタルで証憑書類の発行を行うことが増えていますが、紙による保管が原則です。PDF書類などもプリントアウトして紙で保管する必要があるので注意しましょう。

電子化したい場合は税務署へ申請する

保管義務のある証憑書類を電子化したい場合は、電子化をする3ヶ月前までに税務署に申請を行わなければなりません。電子帳簿保存法に則り、改ざんができない「真実性の確保」と見やすさを求める「可視性の確保」を担保した保管方法が求められます。

納品書は領収書として処理できる？

納品書は「取引先に納品物を届ける際に発行する書類」で、領収書は「支払いや入金が確認された際に発行する書類」です。
どちらも納品物の内容や支払い額などの詳細が記載されているため、納品書を領収書として経理処理をすれば効率的だと捉えられる場合もあります。
納品書を領収書として処理できれば、発行しなければならない書類が減るためよりスムーズに処理が進みそうだと考える方もいるでしょう。
しかし、問題は「納品書は領収書として処理できるのかどうか」という点です。ここでは、その疑問について詳しく解説します。

基本的には処理できない

納品書には領収書とほとんど同じ内容が記載されていますが、基本的には「納品物の詳細を確認するため」に発行される書類であり、領収書としては処理できません。
納品物に対する支払いを証明する書類が「領収書」で、納品書はあくまでも「取引の内容を示す書類」であることを覚えておくといいでしょう。

問題ない場合も

納品書を領収書として処理することはできませんが、納品よりも先に支払いが済んでいる場合は例外です。
支払いが済んでから納品をする場合「納品書兼領収書」といった、納品書と領収書の役割が一体化された書類が発行されることも珍しくありません。この場合はそのまま処理できます。

領収書がない場合に代用できる書類

領収書を発行してもらえない場合は、「クレジットカードの利用明細書」「銀行の振込明細書」「レシート」「通販サイトから送信される注文確認メール」などで代用できます。
「公共交通機関を使用した時」「香典やご祝儀などの出費」「自動販売機で利用した費用」「個人のクレジットカードで決済したクラウドシステム料金」など、日常生活の中には領収書を発行してもらえないシーンが多々あります。
見落としのない決済処理をするためには、どのような書類が領収書の代用になるのかを覚えておくといいでしょう。

書類の作成を効率化しよう

納品書をはじめ、今回紹介した4つの書類は、クラウド上の業務改善ツールを使用することで、簡単に作成することができます。業務改善ツールとは、納品書や請求書などの業務に必要な書類を作成する際に使われるもので、ツールによってはさまざまなタイプのフォーマットが用意されています。必要事項を入力するだけで、自動で作成・発行ができるため、効率化を図ることができます。「楽楽販売」では、納品書などの書類をワンクリックで自動作成する機能のほか、顧客情報との紐づけや納品データから請求データを自動作成するなど一連の業務フローにも対応できます。

ツールを使うメリット

機能性の高いツールを使うことで業務がスピードアップするだけでなく、人的ミスを大幅に軽減できるのがメリットです。加えて、一元管理することで過去の書類の閲覧もスムーズになるので、新たに作る見積もりの最適化を図ることもできます。

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まとめ

今回は納品書とはなにかや、取引に関わる4つの書類についてご紹介しました。書類作成は何かと手間や時間がかかるものです。より書類作成を簡単にしたいと業務の効率化を求めるならば、作成ツールを利用することが一番です。この機会にぜひ書類作成ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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