請求書のデータ化が業務効率化の鍵！電子化のメリットややり方とは

請求書はデータ化が必須？

電帳法の改正により、「企業間でやりとりするすべての請求書をデータ化しなければならない」という訳ではありません。あくまでも電子データとして受領した請求書をデータのままで保存する必要があるということです。

紙の請求書を取引先から受け取った場合、紙のまま保管することは可能です。もっとも、管理のしやすさを考慮し、コピー機やスマートフォンなどでスキャンして電子データとして保存している企業は少なくありません。

また、請求書の控えに関しても同様に、紙で発行した場合はそのまま保存することも、電子データの形で保存することも可能です。ただし、電子データで発行した場合はデータとして保存しなければなりません。

ちなみに、2023年10月に始まったインボイス制度の仕入税額控除を受ける場合は、請求書の控えを保存することが必須です。

上記の通り、紙での管理を一部で継続すると発行する場合も、受領する場合も、請求書の形式が紙と電子データの2種類になってしまいます。重複の恐れが生じるなど管理が複雑になるため、電帳法改正のタイミングですべてをデータ化する企業も増えています。

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請求書をデータ化するメリット

電帳法改正後も紙の請求書を発行・受領し、それを保存することは可能です。しかし、この機会に請求書をすべてデータ化している企業も少なくありません。ここでは、請求書をデータ化する3つのメリットについて解説します。

①コストを削減できる

請求書をデータ化する1つ目のメリットは、コストを削減できることです。

請求書を紙で発行する際には紙代やインク代がかかりますし、取引先に発送する際の封筒代、郵送代も必要です。取引先が多ければ多いほど、それらによる金銭的なコストはかさんでいきます。

また、請求書に関しては、法人は7年間、個人事業主は5年間の保存義務が定められています。そのため、紙で受領した請求書を保存するためにはファイリングが必要ですし、保管場所も確保しなければなりません。企業規模が大きくなればなるほど、そのためにかかる管理工数や場所確保にかかわるコストも膨大になるでしょう。

②業務効率が上がる

請求書をデータ化する2つ目のメリットは、業務効率が上がることです。

請求書を作成し、発行するには手間も時間もかかります。請求書に必要事項を記入し、印刷・押印してから、それを三つ折りにし、封入・発送するためには多くの工程を経なければなりません。作業自体は単純ですが、多くの取引先に請求書を紙で送るにはそれだけマンパワーを割かなければならないのです。

また、請求書を電子化するなら、受領後の保管のためにかかっていた手間、時間を減らせますし、ファイリングなどの作業が不要になり、業務効率を向上させることができます。

③検索性が高まる

請求書をデータ化する3つ目のメリットは、検索性が高まることです。

請求書の保管は法的義務であると同時に、会計上の処理をする上で参照する必要な資料を確保しておくためでもあります。その際、ファイリングされた紙の請求書の中から該当するものを見つけることは至難の業ですし、そのためにも多くの時間を割かなければなりません。

この点、請求書をデータ化していれば、管理しやすいだけでなく、検索性が高まります。会社名や品目を入力することで必要なデータを必要なときに、該当の請求書をすぐに見つけられるため、探す手間を大幅に削減できます。

請求書をデータ化する3つのメリットについて解説しました。データ化するには多くのメリットがある一方で、実現にあたり社内外のオペレーションを整理する必要がありますし、データ化の方法によっては一定の費用がかかることも留意すべきでしょう。詳しい業務上のメリットや電子化導入時のポイントについては以下の記事をチェックしてみてください。

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請求書をデータ化する主な方法

一口に請求書をデータ化するといっても、いくつかの選択肢があります。ここでは、エクセルやワードで請求書を作成する方法に加え、専用システムを活用する方法についても説明します。

①エクセルやワードで請求書を作成する

多くの企業が採用している方法は、エクセルやワードで請求書を作成することです。

エクセル、ワードなどのソフトウェアを請求書作成のために新たに導入しなければならないという企業はほとんどないでしょう。そのため、導入費用を抑えて請求書をデータ化できる点がメリットです。一方で、管理方法やオペレーションを整理しておかないと、作業が煩雑になるという点がデメリットでしょう。

エクセルやワードで作成したデータは改ざんを防ぐため請求書を送付する前に必ずPDF化するなどして改ざんを防ぐ処理をしておくことが必要です。

②システムを導入する

効果が高いと思われるのがシステムの導入です。その大きな理由はシステムによって多くの業務工程を自動化することができ、請求書発行担当者の負担を軽減できるからです。また、電帳法改正も含め、法令に沿ったオペレーションやデータ化もしやすいため、作業を大幅に効率化できます。

また、前述した請求書の電子データ化と比較すると、システムを導入することでデータ活用も視野に入れられるようになり、新たな価値を生み出す「業務のDX」につながるでしょう。

ただ、上述した2つの方法に比べ、システム導入や運用には費用がかかるのも事実です。また、担当者がシステムの操作や運用に慣れるために一定の時間が必要になることも覚えておきましょう。

請求書のデータ化で作業効率を向上させよう

電帳法への適用に合わせて、紙の請求書作成、送付、保管を廃止し、データ化することにより多くのメリットが見込まれます。また、そのために効果的な方法はシステムの導入です。導入や運用の費用としてコストがかかるものの、長い目で見れば作業効率を上げ、人的資源を有効活用できるはずです。

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