プロジェクト管理とは？目標達成に向けたリソースの最適化や進捗管理

プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）とは、プロジェクトを成功へ導くために、業務全体を管理し、プロジェクトを計画から実行、完了まで導くことを指します。管理対象となるのは、社内の「人材」「資源」「時間」「コスト」などのあらゆるリソースです。初めに、プロジェクト管理に関する基礎知識を解説します。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理には、大きく「目標達成・進捗管理」と「利益の最大化」の目的があります。

（１）目標達成・進捗管理
プロジェクト管理の目的の一つは、目標達成や進捗管理の実現です。運営するプロジェクトが事前に設定した目標を達成しているか、計画通りに進行しているかを管理します。

（２）利益の最大化
プロジェクト管理には、自社の利益を最大化させるという目的もあります。経費・人材・工程などであらゆる無駄を排除するために、リソースの想定コストと実績のギャップを定期的にチェックします。

プロジェクト管理で大切なこと

プロジェクト管理では、日々のスケジュールやタスクの管理に加えて、プロジェクトがゴールに至るまでの道筋をきちんと定義することが重要です。そのためにも、自社に適した管理項目を設定するとともに、各管理項目の進捗状況が分かるよう見える化する必要があります。具体的には、以下のような項目が管理対象の一例です。

プロジェクト管理によって得られる効果

プロジェクト管理を行うことで、組織やチームが得られる効果は多岐にわたります。プロジェクトを成功へ導くためには適切な管理が欠かせないと言えるでしょう。

ここでは、プロジェクト管理によって得られる効果を解説します。

プロジェクトの成功率向上

プロジェクト管理を徹底すると、現状の進行状況が明確になります。予定からずれてしまっても、即座に軌道修正できるため、納期・予算・品質などの各目標を達成しやすくなります。

また、事前に発生しうる問題や障害への対応策を計画しておくことで、トラブル発生時もスムーズに対処することができます。こういったリスク管理もプロジェクト管理の一つです。これによって失敗や損失を最小限に抑えられます。

成果物の品質の向上

プロジェクト管理をするうえで、成果物の品質基準を明確にすることは欠かせません。基準が明文化され、かつ品質管理体制が整備されると、納品物の精度向上が期待できます。質の高い成果物を安定して納品できれば、顧客満足度も上がり、リピート率の改善などにもつながるでしょう。

業務の効率化・リソース最適化

プロジェクト管理によって、現状の作業内容・工数・リソースなどを正確に把握できるようになると、人件費やコストの無駄をなくすための改善策を講じることができます。「人材」「資源」「時間」「コスト」などの社内リソースの過不足を減らし、今あるリソースを有効活用できるようになります。

プロジェクト管理に関連する「リソース管理」について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。本記事と併せてご覧ください。

関連記事はこちら　リソース管理はプロジェクト成功に欠かせない！メリットと手順を解説

チームのモチベーション向上・属人化の防止

プロジェクト管理を通じてチーム全体の進捗や成果が見える化されると、プロジェクトメンバーのモチベーションが向上します。また、業務プロセスやノウハウが体系化されることで、仕事の割り振りを最適化し、特定メンバーへ負担が集中する状況を改善できます。

プロジェクト管理でよくある課題

プロジェクト管理では、以下のような課題が懸念されます。課題解決へ向けた管理手法も併せてご紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

よくある課題①　計画と実行のズレが大きい

プロジェクト初期に立てた計画の通りに進行できず、計画と実行のズレが大きくなってしまうという課題です。大幅な納期の遅延やコストの増加などが懸念されます。主に柔軟な計画変更が難しいケースや、市場環境・顧客ニーズが変化しやすいケースなどで発生します。

こういったケースでは以下の管理手法が有効です。

▼有効な管理手法
・WBS（作業分解構成図）

プロジェクト全体を小さな作業単位に分解して、実行すべきタスクを明確にする手法です。タスクの洗い出しにより、効率的なスケジュールを立てたり、容易に工数を見積もったりできます。
「WBS」についてさらに詳しくは、以下の関連記事でも解説しています。

関連記事はこちら　進捗管理の手法WBSとは？

・PERT（パート図）

プロジェクトのタスク間の依存関係を視覚的に整理し、優先順位に基づいて作業順序を最適化する手法です。前もって完了させるべきタスクが明確になり、最短のスケジュールを立てられます。

プロジェクトの「予算管理」についてさらに詳しくは、以下の関連記事でも解説しています。こちらもぜひご覧ください。

関連記事はこちら　プロジェクトの予算管理を正確に行うには？よくある課題や効率化の方法

よくある課題②　コミュニケーションが不足している

部署間やチーム間のコミュニケーションが不足し、重要な情報が速やかに現場に届かないという課題です。プロジェクトリーダーやマネージャー側のみ状況を把握していて、プロジェクトメンバー側は把握しておらず、全貌がブラックボックス化するおそれがあります。連携不足によるスケジュールの遅延のほか、失敗やトラブルのリスクが高まることにも注意が必要です。

こういったケースでは以下の管理手法が有効です。

▼有効な管理手法
・カンバン方式

タスクをカード形式で示し、進捗状況に合わせてカードを移動させていく手法です。各タスクの進捗をリアルタイムで共有でき、報告漏れや遅延を防止できます。

・PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）
プロジェクト管理の知識やノウハウを体系的にまとめた、プロジェクトマネジメント協会（PMI）のガイドブックです。リーダーはプロジェクト管理の世界標準を学習し身につけられます。

【参考】　一般社団法人PMI日本支部

よくある課題③　リソースを適切に配分できていない

プロジェクトのリソースが適切に配分されず、人員や予算の過剰・不足が生じるという課題です。特定のメンバーの業務負荷が偏り、ボトルネックとなるおそれがあります。主に計画段階でリソースの見積もりが不正確なケースや、他のプロジェクトとのリソース調整が難しいケースで生じやすいといえます。

こういったケースでは以下の管理手法が有効です。

▼有効な管理手法
・ガントチャート

縦軸にタスク内容や担当者、横軸に日時や進捗率を割り当てた図によって管理する手法です。進行中のタスクや期限を一目で把握し、スケジュール管理に役立てられます。

・WBS（作業分解構成図）
プロジェクト全体を小さな作業単位に分解して、実行すべきタスクを明確にする手法です。全案件の進捗管理が可能となり、スケジュール管理やリソース配分がしやすくなります。

よくある課題④　リスク管理が形骸化している

リスク管理が適切に行われていないという課題です。リスク防止策が講じられていないと、問題が表面化したときに対処せざるを得ないため、遅延やコスト増加が懸念されます。あるいは、プロジェクト開始時にリスクの洗い出しを行っているものの、進行中は見直しや対策が行われていないケースもあるでしょう。

こういったケースでは以下の管理手法が有効です。

よくある課題⑤　成果物の品質が期待に達していない

プロジェクトが無事に完了したものの、最終成果物の品質がクライアントや経営層の期待に達していないという課題です。成果物の品質を管理する仕組みがないと、顧客満足度の低下を招いたり、頻発する追加開発・改修で却ってコストがかさんだりするおそれがあります。

こういったケースでは以下の管理手法が有効です。

プロジェクト管理を成功させるにはシステムツールの導入もおすすめ

プロジェクト管理を成功させるなら、専用システムツールを導入する方法がおすすめです。管理業務をシステム上で行うと、具体的に以下のようなメリットが期待できます。

システム導入によって情報の一元管理や業務効率化を実現すると、「プロジェクトの成功率向上」「チームパフォーマンスの最大化」「経営判断の迅速化」といった多くのメリットが期待できます。

その一方で、導入・運用の際に費用や労力がかかることが注意点です。ただし、システム導入には一定のコストがかかるものの、長期的に見ると大きなメリットを得られます。導入・運用コストだけでなく、搭載されている機能、自社の課題との相性、使いやすさなどを総合的に評価したうえで検討するとよいでしょう。

なお、テレワーク中のプロジェクト管理でお悩みの担当者の方は、テレワークにおける管理のポイントと対策について解説する以下の関連記事をご覧ください。

関連記事はこちら　テレワークにおけるプロジェクト管理のポイントと対策

また、プロジェクト管理システムを選定する軸として、以下のポイントが挙げられます。

上記のプロジェクト管理システムの選び方について、詳しくは関連記事で解説しています。導入を検討しているプロジェクト管理担当者の方は、こちらも併せてお読みください。

関連記事はこちら　業務を効率的に進めよう！プロジェクト管理ツールを導入するメリット

プロジェクト管理業務を効率化するなら「楽楽販売」がおすすめ！

ここまで、プロジェクト管理に関する基礎知識、取り組むことで得られる効果、よくある課題、おすすめのシステムツールなどをお伝えしました。プロジェクト管理を強化するなら、社内全体の情報やコミュニケーションを一元管理できるシステムツールの導入が効果的です。なかでも管理業務の全体的なフローを効率化したい場合は、クラウド型販売管理システム「楽楽販売」をおすすめします。

以下の表では、「楽楽販売」と「一般的なプロジェクト管理システム」の特徴をそれぞれまとめました。自社の導入目的や求める機能を踏まえて、どのシステムツールを選定するべきか比較検討してみましょう

「楽楽販売」は、管理業務全体のフローに課題を感じている、営業部門・経理部門・業務管理部門におすすめのシステムです。

以下のような特長があるため、管理業務全体の効率化に貢献します。

1. 業務プロセス全体（収支・契約・請求まで）を一気通貫で管理可能

「楽楽販売」で管理できるデータの範囲は、案件見込み・受発注・契約・請求・工数・顧客情報まで多岐にわたります。プロジェクトに関するあらゆる情報をシステム上に集約して、業務プロセス全体を一気通貫で管理できるのが魅力です。

2. 高いカスタマイズ性とノーコード設定

「楽楽販売」の表示項目・入力画面・操作メニューは自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできます。その際は、ノーコードで簡単に設定できるので、プログラミングの知識は必要ありません。現場で運用しながら自社仕様に調整できます。

3. リアルタイムでのプロジェクト収支の把握・分析が可能

「楽楽販売」では売上に対して複数の原価を紐づけて管理することが可能です。手作業による管理・集計が不要になり、収支管理の手間やミスが削減されます。プロジェクトの収支をリアルタイムで把握して、詳細に分析できます。

4. 情報の一元管理により、部門間連携もスムーズに

プロジェクト管理では、チーム間や部門間でさまざまな情報のやり取りが発生します。その際、社内のあらゆる情報を「楽楽販売」に集約すれば、連携の強化が可能です。情報の一元管理によって重要事項の共有がスムーズになります。

「楽楽販売」を活用したプロジェクト管理について、詳細は以下のページで解説しています。ぜひご覧ください。

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