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2020/3/9

請求書をワード・エクセルで作成する方法と
テンプレートの活用

請求書をワード・エクセルで作成する方法とテンプレートの活用

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
請求書の作成方法は、多岐に渡ります。かつては手書きで請求書の作成を行うこともありましたが、今日ではパソコンなどで作成、印刷を行う方法が一般的です。今回は、請求書作成専用のソフトを使用する方法ではなく、ワード・エクセルで作成する方法とテンプレートの活用方法をご紹介していきます。

請求書の役割とは

請求書の役割は、「販売した商品やサービスに対する代金の支払いを求める」ことです。小売店などで商品の引き渡しと同時に代金を支払ってもらう形であれば、請求書が発行されることはほとんどありません。ですが、企業間取引などで引き渡しと支払いのタイミングがズレる場合には請求書が発行されます。同時に、請求書には「取引が行われたという証明」の役割もあるため、一定の保存期間が設定されています。
取引を証明する書類は請求書以外にも発注書や納品書などがあり、なかでも請求書は最終的な取引の決定事項を記載した書類ですので、より重要性が高いものです。

請求書の役割について詳しくはこちら

請求書をワードで作成

マイクロソフトのワードは、文書作成のためのソフトとして多くの企業はもちろんのこと、一般家庭でも使用されています。あらゆる文書作成に対応した高性能なソフトなため、当然請求書の作成にも対応しています。
ここではワードを使用した請求書の作成方法をご紹介していきます。

最初から自分で作成する方法

ワードで請求書の作成を行う場合にはいくつか方法がありますが、中でももっともシンプルなのが最初から自分で作成する方法です。
一見ハードルが高く感じるかもしれませんが、ワードは直観的な操作でレイアウトを決めることができ、ある程度ワードを使用したことのある方であれば簡単に請求書を作成できるでしょう。

一般的に請求書に記載される事項は以下の通りです。

  • タイトル(請求書など)
  • 発行日
  • 宛先(○○株式会社御中など)
  • 自社名
  • 住所
  • 連絡先
  • 支払い期限
  • 振込先
  • 請求金額
  • 明細(商品名・数量・単価など)
  • 振込先

一番上にタイトル(請求書など)を大きめの文字で配置し、その下に宛先、金額、右寄りの場所に自社の社名・所在地・連絡先などを記載し、明細や振込先、支払い期限など必要項目を自由に配置します。
一から自分で作成する場合少しの手間はかかりますが、各項目などを自由に配置・カスタマイズができる点がメリットです。
最後に印刷イメージを確認して、実際に印刷したりPDFへとエクスポートしたりした際にレイアウトが崩れてしまうミスを防ぎましょう。

テンプレートを使用する

最初から自分で作る場合、自由なレイアウトで請求書を作成できる一方で手間がかるため、テンプレートを使用するという方法もあります。

方法はとても簡単で、多様なテンプレートを集めたサイトなどから自社に合ったものをダウンロードします。
ダウンロードしたファイルをワードで開くと自由に編集が可能なため、必要事項を入力するだけで請求書の作成ができます。今日では無料でさまざまなテンプレートのダウンロードが可能なサイトも多いので、使い勝手が良いものを選びましょう。

請求書をエクセルで作成

前述のワードと同様に、エクセルも表計算ソフトの定番として多くの企業で導入されています。あらゆる業務で日常的に使用されているため、身近なソフトのひとつです。
エクセルは基本的に計算やデータの集計などに使われるソフトですが、さまざまなレイアウトの文書作成が可能です。
もちろん請求書の作成も得意です。ここでは、請求書をエクセルで作成する方法をご紹介していきます。

最初から自分で作成する

エクセルもワードと同様に最初から自分で作成することが可能です。エクセルの扱いに慣れていない場合レイアウトが難しく感じるかもしれませんが、行や列の大きさを調整しながら形を作っていきます。
必要事項は前述のワードの場合と同様です。

エクセルの場合、金額などの計算が自動でできるという点がメリットですが、最初から自分で作成する場合は入力ミスなどでうまく反映されないケースもあります。金額などの数値は、計算結果が正しいかを確認しておきましょう。
PCの画面上では綺麗にレイアウトされていても印刷するとズレていたり、うまく表示されないケースもあります。そのため、印刷やPDFへのエクスポートの前に印刷イメージを表示してしっかり確認しましょう。

請求書のエクセルテンプレート

ここでは、すぐに使えるエクセルテンプレートがダウンロード可能なサービスをご紹介します。

board

board

クラウド型業務・経営管理システムのboardでは、無料のエクセルテンプレートが提供されています。
高品質なテンプレートがいくつも用意されており、用途に合わせて選ぶことができます。

使い方はとても簡単です。まずテンプレートをダウンロードしますが、最初からファイル形式はxlsx形式になっているため、そのままエクセルで開くことができます。
エクセルのバージョンやOSの違いなどで多少レイアウトが崩れることがあるため、印刷プレビューや互換性などをしっかりと確認した上で必要事項の入力を行いましょう。
どうしてもレイアウトが崩れてしまう場合は、テンプレートをいくつかダウンロードして試してみてください。

まとめ

今回は、請求書をワード・エクセルで作成する方法やテンプレートの活用方法をご紹介してきました。請求書などの文書作成に苦手意識を抱いている方も多いと思いますが、今日ではワードやエクセルを使用して簡単に請求書の作成が可能です。
最初から自分で作成する方法もありますが、テンプレートの使用により請求書作成にかかる手間も省けます。ぜひ、テンプレートなどもうまく活用してみてください。

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