請求書の発行・受領管理をエクセルで行う方法｜よくある課題と解決策

発行側・受領側における請求書管理の必要性

請求書は、発行側と受領側がともに管理する必要のある書類です。発行側は、発行した請求書の控えがある場合は保管し、請求書発行やその後の入金確認に漏れがないように管理します。請求書を電子データで発行した場合は、電子帳簿保存法に従い、控えを電子データのまま保存する必要があります。2024年1月以降は、電子データを紙に印刷して保存できなくなるため注意しましょう。

一方、受領側は支払い状況を正確に把握するために請求書管理を行う必要があります。また、受領した請求書は、一定期間保管しておくことも必要です。保管期間は法人税法などで定められています。加えて、インボイス制度の開始により、インボイスとインボイス以外を分けて管理することも必要です。

請求書をエクセルで管理する方法【発行側】

エクセルでの請求書管理は、導入ハードルが低いのが利点です。使い慣れた人材がすでに社内にいるケースも多く、手作業で請求書を管理する場合と比べて、比較的簡単に管理業務を効率化できます。こちらでは、発行側が請求書をエクセルで管理する方法を解説します。

手順1：請求管理簿を作成・記入する

最初に、請求先の一覧表をエクセルで作成しましょう。一覧表には会社名、担当者名、部署名、請求先住所、請求書番号、商品・サービス名、数、単価、請求日、ステータス（未承認、送付済、入金済）などの情報を記入します。

用意したエクセルの表を使用して請求書を作成したり、発行に抜け漏れがないか確認したりします。

手順2：テンプレートから請求書を作成する

次は、請求書のテンプレートをエクセルで用意し、それを活用して個別の請求書を作成します。事前にテンプレートを用意しておくと、項目を手入力する手間が減り、請求内容や金額を変えるだけで転用できるため便利です。請求書に記載する主な項目は下記の通りです。

手順3：作成した請求書の控えを保存するフォルダを作成する

最後に、作成した請求書の控えを保存する専用フォルダを作成しましょう。請求先一覧とテンプレートから作成した請求書は、月ごともしくは取引先ごとに分類して保存するのが一般的です。また、フォルダやファイル名にルールを設けることで検索性が上がり、業務効率がアップします。具体的には、「請求書_取引先名_〇年〇月」など、わかりやすい名称を設定しましょう。

請求書をエクセルで管理する方法【受領側】

請求書の受領側は、請求書の金額に間違いはないか、支払い漏れがないかなどを管理する必要があります。万が一二重支払いや支払い漏れが発生すると、大きなトラブルになる可能性があるため注意しましょう。ここでは、受領側が請求書をエクセルで管理する方法をご紹介します。

手順1：受領した請求書の金額を確認する

まずは、受領した請求書の内容が送付した検収書と同じか確認しましょう。もし間違いがある場合は、速やかに取引先に共有し、修正を依頼します。また、受領した請求書は一定期間の保管が必要です。具体的には、法人の場合は7年間、個人事業主は5年間の保管が求められます。月ごともしくは取引先ごとに分けて保存するのが一般的です。

手順2：支払管理簿を作成・記入する

次に、エクセルで作成した支払管理簿に請求書の内容を記載します。会社名、担当者名、支払先住所、請求書番号、商品・サービス名、数量、単価、支払日、ステータスなどをシートで管理します。支払い漏れを防止するために、支払済や未払いなどのステータスが一目でわかるようにしておきましょう。

請求書の発行・受領管理をエクセルで行う際の課題

請求書の管理をエクセルで行う場合、発行側・受領側ともに似たような課題に直面することが多いです。具体的にどのような課題や問題点が発生しやすいのでしょうか。

取引数の増加にともなう作業量の増大

エクセルで請求書管理を行う場合、取引先が増えるにつれて請求書の発行、受領にともなう作業が増える点が課題です。エクセルは請求書管理に特化したツールではなく、金額の確認や入力の自動化・効率化までは難しいため、手入力での作業が増え、ミスの発生にもつながります。

エクセルの仕様による弊害

エクセルは、データ量が増加すると動作が重くなりやすい点もネックです。請求書管理では、大量のデータを長期にわたって保存するケースが多いことから、使用期間が長くなるにつれて使いにくくなる可能性があります。

また、エクセルは同時編集が難しいため、最新の帳簿やステータスがわかりにくいのもデメリットです。データ共有にタイムラグが発生すると、請求業務におけるミスの要因になり得ます。

人為的ミスの発生

エクセルを使った請求書管理では、数字の入力や確認を人が行うため、誤操作や入力ミスなどのヒューマンエラーの発生が懸念されます。また、マクロや関数を使用することで一部業務を自動化できるものの、マクロや関数を扱える人材に業務が属人化しやすくなるという新たな問題が発生します。

上記で挙げた課題を解消するために、多くの企業では専用システムを導入して請求書管理を行っています。

請求書管理の効率化には「楽楽販売」の導入がおすすめ！

ここまで、請求書管理の必要性やエクセルによる管理方法、注意点をお伝えしました。エクセルは、すでに導入している企業も多いことから、請求書管理に利用されることも多いツールです。しかし、データ量の増加にともなう処理速度の低下やヒューマンエラーのリスクなど、使い続けるとさまざまな課題に直面します。より効率的に請求書管理を行うには、請求管理システムの導入がおすすめです。

中でもクラウド型の請求管理システムである「楽楽販売」は、カスタマイズ性が高く、現在エクセルやメールで管理している社内業務をシステム化できます。請求書はもちろん、見積書や納品書、領収書など、あらゆる帳票の一元管理が可能です。

発行側は、「楽楽販売」を使用すると当月請求の顧客を自動抽出できるため、請求漏れや誤請求の削減に役立ちます。ワンクリックで請求書を発行できるほか、見積もりや納品データから自動転記するため、ヒューマンエラーの削減にもつながります。また、月額料金やオプション料金など、複雑な請求・売上額の計算も自動化が可能です。

受領側は、「楽楽販売」を導入することで当月支払が発生する請求を一元管理できるため、支払い漏れを防ぐことができます。受発注を紐づけた収支の確認もできるため、原価管理の負担も減らせるでしょう。また、検索機能も充実しており、発注情報を仕入先や支払予定日ごとに確認できるのも強みです。支払金額のチェックがラクになり、経理業務の効率化につながります。さらに、支払金額を支払先・支払月ごとに自動で合算することもできます。

このほかにも、請求業務を効率化する機能を多く搭載していますので、請求書管理にお困りの場合はぜひ「楽楽販売」の導入をご検討ください。

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