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2020/4/25

支払業務の流れって?
5つの問題点と業務効率化のためには

支払業務の流れって?5つの問題点と業務効率化のためには

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売業や製造業では商品や原材料、部品などの仕入を行う必要があります。ここで必ず行うことになるのが、支払業務です。当たり前の業務ですが、企業としての信用にも関わるため確実性と効率性が求められます。今回は支払業務の流れや問題点、そして効率化の方法をご紹介します。

支払業務の流れとは?

企業間取引では、商品などが納品されたあとに請求を受けて支払を行うのが一般的です。一見シンプルな業務にもみえますが、着実に4つの段階を踏んで行う必要があります。
ここでは、支払業務の流れや各段階のポイントをご紹介します。

請求書の確認と支払予定表の作成

支払の最初のステップは、仕入先からの請求書の確認です。支払のタイミングは会社によって異なります。取引の都度支払を行うケースもあれば、締日を定めて一定期間の取引分を支払う場合もあります。
通常、請求書に金額や明細の他に支払方法や期限なども記載されていますので、しっかりと内容を確認して支払予定表を作成します。
複数の取引先がある場合は請求書の情報や契約内容などから、支払日はいつになるのかをすぐに確認できるように一覧表にしておくと支払業務を効率化できます。

振込作業

続いては振込作業を行います。銀行で振込処理を行うのが一般的ですが、近年では取引銀行と提携して自動振込やオンライン操作で取引を行うケースもあります。
取引先が多く支払日が異なる場合は、ミスが起こりやすいうえに、業務効率化の面においても大きな課題だといえます。振込作業の際にミスやトラブル、業務停滞につながらないよう、前段階の支払予定表をしっかり作成しておくことをおすすめします。

取引の記帳

振込を行ったからといって、支払業務は終了ではありません。振込作業後は出金日、仕入先、支払方法、支払金額などを出金伝票へ記帳します。その他にも、管理に必要な伝票番号や取引先番号などを記載するケースもあります。

消込作業

最後に過去に行った取引と支払による出金が一致していることを確認する、消込作業を行います。まだ支払っていない買掛残高を支払のたびに減らしていく形になりますので、取引の支払漏れなどを回避するために重要な作業です。
財政をクリアにしてさまざまな施策に取り組むために、買掛残高をリアルタイムで把握することは非常に重要です。そのため支払を行ったらすぐに消込作業を行い、データ上に反映させる必要があります。

支払業務で発生する問題

企業活動を行ううえで支払業務は欠かせませんが、支払業務には発生しうる問題がいくつかあります。
ここでは支払業務で発生しやすい問題を5つご紹介します。実際にこのような問題が発生しないよう、対策をとるようにしましょう。

組織内での請求情報の伝達に時間がかかる

組織の規模が大きくなると、取引先から請求書が届いたあと支払処理を行う経理に伝達するまでに時間がかかってしまうケースがあります。
結果として、支払期日に間に合わないといった問題につながりかねません。組織によっては請求書を経理にあげるまでに複数の担当者や責任者の承認が必要なケースもあり、より時間がかかってしまう原因となります。

支払に必要なデータの管理が難しい

前述の通り、支払業務は支払期日表などを作成して管理を行いますが、取引や支払を行うたびに情報は変化し続けます。そのためリアルタイムでのデータ反映が行えず、結果として適切な支払処理を行えないケースがあります。
データ更新の入力を手作業で行っている場合、ヒューマンエラーが起こるリスクも考えられます。

支払業務が属人化しやすい

支払に関する業務をすべて経理担当者のみで行っている場合、属人化しやすいという点も問題のひとつです。担当者が変更になった場合、業務の引き継ぎなどに業務時間をとられたり十分に伝達ができなかったりなどのリスクも考えられます。
担当者の不在時に支払業務が行えないとなれば、支払の遅延などのトラブルの原因となります。

振込作業に時間や手間がかかる

請求情報をしっかりまとめてから支払業務を行っていても、振込作業にかかる時間や手間自体が業務の効率化を妨げているケースもあります。
振込のたびに銀行に足を運ぶ必要があれば、それだけ時間も手間もかかります。オンラインで行う場合でも入力作業や確認など、同じ作業を繰り返す手間が生じることもあります。

支払処理情報の管理が難しい

税務上、支払処理が完了しても7年間は請求書を保管する必要があります。請求情報は取引の内容を示すデータでもありますので、単に保管するのみでなく必要に応じて取り出せるように管理することも大切です。
しかし取引のたびに発生する支払処理情報は膨大な量になるため、適切な管理が難しい点も問題となります。

システムの導入で支払業務を効率化

前述の通り、支払業務にはいくつもの問題があります。そんな支払業務を効率化するためのツールが、楽楽精算のような精算ソフトです。
楽楽精算では支払情報の管理はもちろんのこと、ミスが起こりがちな仕分や支払依頼などを自動化することができます。さらに電子帳簿の保存や管理にも対応しています。
さらに支払業務のみでなく経費や出張の精算にも対応しており、業務全体の効率化にもつながります。

また、支払予定日の管理や請求情報の共有、支払業務の属人化防止には、楽楽精算の姉妹製品でもある楽楽販売がおすすめです。
楽楽販売はあらゆる業務データを一元管理でき、複数拠点間での情報共有もリアルタイムで行うことができるクラウド型の業務管理システムです。取引先ごとの支払予定日、支払金額の管理はもちろん、案件情報、発注情報と支払情報を紐づけて管理ができるので、案件単位での収支管理も可能です。また、リアルタイムで情報が反映されるため、支払情報の変更等が発生しても即座に対応ができるだけでなく、支払期日のアラートもできるので、支払漏れの防止にもつながります。

まとめ

支払業務はあらゆる企業や組織においてとても重要な業務のひとつです。しかし支払業務を行うにあたってはさまざまな問題があり、とくに仕入取引が多い場合は効率化も課題のひとつです。
そこでシステムの導入によってあらゆる問題を解決に導くことができます。支払業務の効率化を考えているのであれば、ぜひ導入を検討してみてください。

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