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2020/2/19

見積もり業務効率化!エクセルでの見積書作成と管理システムの導入をご説明

見積もり業務効率化!エクセルでの見積書作成と管理システムの導入をご説明

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
見積り業務とは、見積書の作成をはじめ見積りに関する一連のフローを管理する業務のことを指します。見積書はどう作成してどう管理すればよいのでしょうか。一例としてエクセルで見積書を作成する方法をご説明しますが、エクセルなどによる作成は管理が属人的になりやすいためあまりおすすめできません。そこで、より受注率・利益率・業務効率のアップが望める見積管理システムについてもご紹介します。

見積り業務とは

見積り業務の主な仕事は見積書を作成することです。見積書は、新規の顧客に取引を提案する場合や、新規案件の提案、既存取引の販売価格や取引条件の変動などにともなって作成されます。多くの場合、顧客は数社に見積書を依頼してその内容によって取引先を決めます。見積書の作成は、営業戦略的にも企業の利益確保にとっても重要なのです。

受注をすると見積書に沿って取引が行われます。そのため、見積書作成には正確さや未来を見据えた利益の確保などが求められます。競合他社がいる案件ではスピードも重要です。情報を元に適正な見積書を作成し、納期や取引条件によっては他部署との交渉をし、発行までのフローを管理するのが見積り業務なのです。

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見積書の記載項目

見積書に記載すべき内容は業種や商品によっても異なりますが、基本的に以下の項目は必須事項です。

・見積書の発行日
・見積りの有効期限
・見積書の宛先
・発行者
・商品名と数量
・納期と納品場所
・見積金額
・代金の支払条件
・特記事項

上記の基本項目に、「データで納品」「セットごとに梱包」といった納品形態や、「著作権の帰属先」といった見積金額を大きく左右するような各種条件など、案件に合わせた項目を加えていきます。また、見積書には総額表示義務はありませんが、「商品価格の小計」「消費税額」「税金を含めた合計金額」を表記するスタイルが一般的です。別途消費税などがかかる場合には、その旨を明記します。

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見積書の作成方法

見積書をエクセルで作成するのであれば、小計・消費税額・合計などが自動で集計・入力されるよう計算式や関数を入れたテンプレートをあらかじめ作成しておくと便利です。「縦長にするのか横長にするのか」「記載事項は何を入れるのか」といった大枠を決めて完成形をイメージしてから作成し始めると、スムーズに作業を進めることができます。

ページ設定をして印刷範囲を表示する

まず、メニューバーの「ページ レイアウト」から「ページ設定」を開いて用紙サイズや印刷の向きを設定します。この時に「印刷プレビュー」をクリックしてからワークシートに戻ると、ワークシート上に印刷範囲を示す点線を表示することができます。何も入力しないまま「印刷プレビュー」をクリックすると印刷できるものがないという旨のメッセージが出てきますが、そのままワークシートに戻ってかまいません。

必要記載事項を入力する

印刷範囲がワークシート上に表示できたら、完成形のイメージに沿って各セルに記載事項を文字入力します。配置に迷う項目については保留しておくという方法もありますが、仮でもよいので配置しておくと全体のバランスを確認しやすくなります。目を通しやすい見積書になるよう、列幅と行の高さを適切に設定してレイアウトを整えていきましょう。

列幅や行の高さを設定するには、変更する列・行を選択した状態で「ホーム」タブにある「セル」グループの「書式」をクリックします。「セルのサイズ」から「列の幅」もしくは「行の高さ」を選び、希望の値を入れて「OK」をクリックすれば、指定通りの列幅・行の高さに設定できます。「セルのサイズ」から「列の幅の自動調整」もしくは「行の高さの自動調整」を選んでクリックすれば、データに合わせて列幅・行の高さを自動調節してもらえます。または、幅を変更したい列の列番号の右の境界線、もしくは高さを変更したい行の行番号の下の境界線をドラッグすることで、手動で列幅や行の高さを調整することも可能です。

罫線を引く

次に罫線を引いて、「見積書の発行日」などの項目に下線を引いたり、見積りを見やすい表にしたりすることで基本レイアウトを完成させます。罫線は、罫線を引くセル範囲を選択して右クリックし「セルの書式設定」から「罫線」タブへと進んで設定します。表を作成する場合、表の外枠・中の縦横線ともここでまとめて太さやスタイルを設定することが可能です。

基本レイアウトができあがったところで、バランスの悪い配置を変更したり、セルを結合させたりして、レイアウトを仕上げます。セルの結合は「ホーム」タブにある「配置」グループの「セルを結合して中央揃え」から行うことができます。このボタンの「▼」を押すことで、中央揃えだけでなく「横方向に結合」「セルの結合」「セル結合の解除」も行えます。セルを結合すると結合前に最も左上にあったセルのデータのみが保持され、それ以外のセルのデータは削除されてしまいますので注意が必要です。

項目に合った書式を設定する

あとは、文字のフォント・サイズ・太さ、セルの背景色などを設定すれば見た目は完成です。例えばタイトルの「御見積書」は目を引くよう中央揃えにして、文字サイズを大きくし、太字に設定するなど、各項目にあった書式を設定しましょう。必要項目の抜けがないか、誤字がないか、全体のバランスはどうかの確認も忘れずに行います。

計算式を入れて完成させる

一般的な見積書において難解な計算式・関数は不要です。「数式は半角英数字のみを使用」「数式は最初に『=』を付ける」「足す、引く、掛ける、割るは『+』『-』『*』『/』を使う」といったエクセルの基本ルールと基本操作を覚えれば、計算式を入れた見積書は比較的簡単に作成することができます。

例えば、商品名をセルA14、単価をセルD14、数量をセルE14に入力した時に、商品ごとの合計金額(単価×数量)をセルF14に表示させたいとしましょう。この場合、セルF14を選択して画面上部の入力欄に「=D14*E14」と入力してEnterキーを押すだけです。また、他の行に同じ計算式を入れたい場合も簡単に反映させることができます。セルF14をコピーしてセルF15・F16・F17に貼り付けると、F15には「=D15*E15」が入力されるなどそれぞれの行の計算結果が表示されるよう自動調整してくれるのです。

次に、セルF25にセルF14・F15・F16・F17に表示された商品ごとの合計金額を足したもの、つまりは見積りの小計を表示させるとします。この場合、数式を使ってF25に「=F14+F15+F16+F17」と入力する方法と、「オートSUM」という関数を使う方法があります。関数と言うと難しく聞こえますが、セルF14からF25までを縦に選択して「ホーム」タブにある「Σ」ボタンを押すだけです。これで、F25には「=SUM(F14:F24)」というセルF14からF24までを足してセルF25に表示させる指示が入ります。

この調子で、セルF26に「=F25*0.1」と入力すればセルF25で出した見積りの小計の消費税額が表示されますし、セルF27に「=F25+F26」と入力すれば税込みの合計金額が表示されます。これで見積書のテンプレートは完成です。

エクセルで作成する際の問題点

上記でご説明したように、エクセルで見積書を作成することは意外に簡単です。しかし、エクセルで作成した見積書を使って見積管理をすることは簡単ではありません。

エクセルで見積書を作成する際の最大の問題点は「属人的である」ということです。個人や部署ごとに見積書のフォーマットが異なっていたり、見積書のデータ管理が結局のところ個人単位で行われていたりというケースが多く見受けられます。そのような状況では、顧客データの共有や過去の見積りを分析して得られるノウハウの蓄積などが十分に行えません。「見積書のデータを上書き保存してしまって、前回どのような条件で見積りを出したのかがわからなくなった」「入力ミスで間違ったデータを使ってしまった」など人的ミスも起こりやすい環境と言えます。

たとえフォーマットを統一しても、それぞれが保管しているデータを一元管理しない限り、データの活用は見込めません。顧客が増え、見積書作成の機会が増えるほど、データ量も膨大になり、過去のデータを探し当てるのが困難になるからです。また、見積書の作成、承認、発行、受注率や利益率の分析といった見積管理が属人的でフロー化されていないと、承認スピードや業務効率にも影響があります。エクセルを使った見積管理には限界があるのです。

見積書は管理システムを入れることで効率化できる

こうした見積書作成や見積管理に関する課題を解決に導くのが見積管理システムです。見積管理システムとは、情報を一元管理することで個人が蓄積してきた情報を活用し、一連の見積り業務を効率化することができるシステムのことを言います。
過去の情報を分析・参照することができるため、顧客や商品の特性や過去の受注傾向などから最適な見積書を作成することができます。また、インターネット経由でどこにいても情報にアクセスできるというのも強みです。見積り業務のフロー化との相乗効果で、見積書の承認スピードアップにもつながります。

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まとめ

現状では多くの企業がエクセルなどで属人的に見積書を作成しています。それでは、単にPCで見積書を管理しているというだけで、紙で見積書を管理していた頃と情報の活用性においては大差ありません。見積り管理システムで情報を一元化し見積り業務を適正に「管理」することで、見積り業務の効率化だけでなく企業の利益アップにもつながります。ぜひ導入を検討してみてください。

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