プロジェクトの予算管理を正確に行うには？よくある課題や効率化の方法

プロジェクトの予算管理とは

プロジェクトの予算管理とは、プロジェクトごとに定められた予算計画と、実際の売上・費用との差分を小さくするための取り組みのことです。プロジェクト管理の一環として、作業のスケジュール管理、リスク管理と同じように実施されています。

予算管理の大きな目的は、投じるべき経費を可視化し、目標の達成をコントロールすることです。常に予算をチェックすることで、予期せず経費が超過し、プロジェクトが赤字化するというようなケースを防げるでしょう。万が一、問題が発生した場合にも、軌道修正して損失を最小限に抑えやすくなります。また、継続して実施することでナレッジが蓄積され、次回以降のプロジェクトで予算をコントロールしやすくなるというメリットもあります。

予算管理で取り扱うのは、「売上予算」「経費予算」「外注費予算」「工数予算」といった予算です。それぞれの意味を以下にまとめました。

プロジェクトの予算管理で大切なこと

予算管理において、プロジェクトマネージャー、およびプロジェクトチーム全体が意識すべき大切なことについて解説します。

各KPIを見える化する

プロジェクトを成功させるうえでKPIの設定は不可欠です。予算管理の売上予算達成のためにも、KPIを見える化することが求められます。各KPIの達成状況と併せて他の予算についても把握できると、全体的な予算管理がスムーズになるでしょう。

定期的に差異を確認する

予算管理においては、予実の差に速やかに気づき、適切に対応することが求められます。日次や週次、月次などのタイミングで、頻繁に予算と実績の差を比較しましょう。予算設定と実績に差異があった場合は分析を行い、原因を特定する必要があります。ただちに担当部門へ問い合わせ、詳細を確認してください。

常に正確・最新の情報を扱う

予算管理には正確かつ最新の情報が必要です。担当者には収支管理を徹底するよう指示するとともに、コストについて共有するコミュニケーションの方法・タイミングについても周知してください。情報の齟齬や取りこぼしがないように、予算の情報について一元管理できる体制を作ることが望ましいでしょう。

プロジェクトの予算管理でよくある課題

プロジェクトの予算管理では、さまざまな課題に直面する可能性があります。以下では、代表的な課題について紹介します。

最新の状況がわかりにくい

上述したとおり、予算管理で取り扱う情報は常に最新で正確であることが前提となります。しかし、実際の予算管理の現場では、不正確な古い情報に遭遇することも少なくありません。

特に、エクセルやスプレッドシートなどをデータの集計用に用いている場合、手間がかかることからメンバーが入力を先送りにするケースがあります。業務の忙しさからデータの管理にまで気が回らず、正確な実績が入力されないことも珍しくありません。また、手が空いたタイミングで後からまとめて入力する場合、記憶に頼ることとなり、工数状況が実態と乖離しやすくなります。結果として、精度を欠いた予算データとなり、正確な実態を把握することは困難になります。

また、こうした予算データを実態に合わせるためには、定期的に修正作業が必要です。修正は煩雑になりやすいため、正確な情報がいつまでもわからないという状況に陥ってしまいます。

データの計算・分析に手間がかかる

正確なデータを得ることはあくまで前提であり、収集したデータの差分や変動要因を分析し、数字の改善を行うことが本来の予算管理の目的です。

しかし、この分析・改善業務は非常に手間がかかるため、プロジェクトマネージャーに負荷がかかっているケースがあります。プロジェクトマネージャーにとって予算管理はあくまで仕事のひとつであり、ほかの業務に割く時間がなくなってしまうのは避けたいところです。予算管理本来の目的である、分析・改善を効率化するためのソリューションが求められます。

プロジェクトの管理項目が特殊で管理シートのテンプレートがない

インターネット上では予算管理用にエクセルやスプレッドシートのテンプレートが数多く提供されています。こうしたテンプレートは、あくまで“一般的な管理項目”を想定したものです。実際には、業界・業種・プロジェクトごとに管理項目は異なります。

自社のプロジェクトに最適な予算管理を実現するためには、独自のテンプレートを作らなければなりません。一方で、社内に専門的な知識を有する人材がいない場合、こうしたテンプレートを作るのに時間がかかってしまうことがあります。また、テンプレートが不完全なままプロジェクトを走らせ、後から問題が発覚する可能性も考えられます。

管理が属人化してしまう

特定の担当者だけが予算を把握している状態が生じることがあります。他のメンバーにとっては予算の状況がブラックボックスになってしまうため、経費の超過や売上の不足が起こりやすい状態といえるでしょう。また、案件見込みの管理など、部門をまたいだ情報の管理が非効率的になってしまうことがあります。

プロジェクトの予算管理を正確かつ効率的に行う方法

プロジェクトの予算管理には、専用の予算管理システムを導入するのがおすすめです。簡易的な予算管理であればエクセルやスプレッドシートでも対応できるものの、プロジェクトに応じて最適な管理シートを一から作成するのは手間がかかります。さらに、大きなプロジェクトの場合は管理する数字の種類が多いため、エクセルやスプレッドシートでは動作が重くなってしまうおそれがあります。こうしたツールの場合、後から不備が起こる懸念もあるので、運用や修正のためのリソースも確保しなければなりません。

専用の予算管理システムであれば、現場のプロジェクト管理を想定して設計されているため効率的な予算管理が可能です。予算管理の業務効率を向上させ時間を短縮すれば、他の重要なプロセスに集中できるようになります。

＞＞「楽楽販売」でプロジェクト予算管理を効率化！

予算管理の重要性を理解してプロジェクトを成功に導きましょう！

ここまで、プロジェクトの予算管理について解説しました。プロジェクトを滞りなく進めるためには、コスト管理が必要です。売上に対して支出が大きくなれば、企業活動の前提が崩れてしまいます。一方、適切なコストを投じなければ、スムーズなプロジェクトの進行は実現できません。

予算管理は正確かつ新しいデータをもとに実施する必要があります。非効率なやり方では、リアルタイムで状況を把握するのが難しくなります。その後にデータを分析する業務の負荷についても考慮し、効率化へ向けた対策を講じましょう。

専用の予算管理システムがあれば、予算管理に関する多くの課題を解決できます。数ある予算管理システムのなかでもおすすめなのは「楽楽販売」です。予算だけではなく、原価や売上を紐づけて収支の自動計算ができるため、経理業務にも役立ちます。自社のオペレーションに合わせて管理項目や表示内容をカスタマイズできるため、特殊なプロジェクトにも対応可能です。

プロジェクトの予算管理を効率化したいマネージャーの方は、「楽楽販売」の導入をご検討ください。導入メリットや機能は、以下のページからダウンロードできる資料で詳しくご紹介しています。

プロジェクトの予算管理をラクにする「楽楽販売」の資料請求はこちら