テレワークにおけるプロジェクト管理のポイントと対策

テレワークとは？

新型コロナウイルスをきっかけに多くの人が在宅勤務を経験することになりました。そんな中、チームが離れて働くテレワーク下での「プロジェクト管理」の重要性が高まっています。そのため、まずは、テレワークについて知っておきましょう。

テレワークとは「tele（遠隔）」と「work（勤務）」を組み合わせた新語で、ICT（情報通信技術）を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。カフェやホテルのロビー、サテライトオフィスといった自宅以外の場所で仕事をすることも、テレワークに含まれます。テレワークは働き方改革の一環として推奨されてきましたが、新型コロナウイルスの感染対策をきっかけに導入を踏み切った企業が急速に増えました。

テレワークでのプロジェクト管理課題

テレワーク下でプロジェクトを管理する中で、新たな課題に直面した企業が増えているようです。

コミュニケーションがとりづらい

同じ空間で働いている時は、メンバーの仕事ぶりや表情を見ながら仕事をし、情報共有のミーティングを開くなど、自然とコミュニケーションの機会を得ていました。
テレワークでは離れた場所で仕事をするため、WEB会議や電話、メール、チャットなどの接点があるとはいえ、「わざわざ連絡することでもないか」と、ちょっとした質問や気配りがしにくくなってしまいます。加えて文章でのコミュニケーションは意図やニュアンスが伝わりにくく、対面で仕事をしているときには発生しなかったトラブルが起きることもあります。

プロジェクトの状況が把握できない

プロジェクト進行中は、マネージャーやリーダーが随時状況を確認し、スピーディーな判断で指示を出すなどして目標達成を目指します。メンバーも管理者に連絡・報告・相談をすぐにおこなうことが基本です。しかしテレワーク中ではメンバー一人ひとりにメールや電話で状況確認するだけでも時間がかかってしまいます。プロジェクトの進捗状況をリアルタイムに把握できなければ、遅延や損失といった問題の発見に気付くのが遅れ、プロジェクト失敗につながることもあります。

生産性が下がってしまう

プロジェクトメンバーと離れて一人で働いているとオフィスにいる時よりも集中できるので効率が良いという意見がある一方、マイペースになり過ぎて就業時間をオーバーしてしまう人もいます。ほかにも、プライベート空間で働くテレワークは家庭の事情などで思うように作業が進まないこともあるでしょう。
一人ひとりの作業の遅れがプロジェクト全体の生産性の低下につながってしまうケースがあるようです。

テレワークでのプロジェクト管理のポイント

テレワーク中のプロジェクト管理の課題を解決に導くポイントについて、ツールとともにご紹介します。

プロジェクトの見える化

プロジェクトの進捗状況を、離れて働くメンバーで共有することは組織のテレワークにおいて欠かせません。スケジュールやタスクの管理、メンバーの業務日報などを取りまとめて見える化することによって、営業戦略の立案、タスク漏れやスケジュールの遅延といったトラブルへの早期対応などを可能にします。

対策ツールの紹介

プロジェクトを見える化し、テレワークの生産性向上に役立てられるツールをご紹介します。

Backlog

Backlogは、プロジェクトメンバーが全員で情報を共有できるツールです。プロジェクト管理や課題管理、バグ管理システム、バージョン管理など、プロジェクト管理を行うために必要な機能が揃っています。シンプルで直感的なデザインが使いやすいと評価されています。

Redmine

Redmineは、プロジェクト全体や各タスクの進捗状況を共有・管理できるオープンソースのソフトウェアです。自分のサーバーにインストールするオンプレミス版かインターネット上のサーバーにアクセスするクラウド版のいずれかを選択できます。

Trello

Trelloは、ボード上に「付箋」を付け外しするような感覚でプロジェクトを見える化するタスク管理ツールです。既に使用しているアプリと連携も可能で、チーム全体の生産性をさらに高めてくれます。

コミュニケーションを活発におこなう

テレワーク下で離れて働くプロジェクトメンバーの情報交換をメールに頼ると、膨大な数の送受信によって重要な情報が埋もれてしまうことがあります。テレワークに限らず、要点だけの簡潔なメッセージのやりとりができるチャットツールはコミュニケーションの活性化にとても役立ちます。

コミュニケーションツールの紹介

テレワーク下でのプロジェクトメンバーのコミュニケーションを円滑にするチャットツールをご紹介します。

Slack

75万社を超える世界の企業が利用するチャットツールがSlackです。各プロジェクトのチャンネルを作成し、その中でチャットを展開することができます。優先度の設定も可能で、メンバー同士の雑談や戦略のディスカッションといったさまざまな活用法が考えられます。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、世界にユーザーを持つMicrosoft社が提供するチャットツールです。国内外のメンバーとのコミュニケーションにおすすめです。グループチャットだけではなく、ビデオ会議、グループ通話など、テレワークのコミュニケーションの円滑化をバックアップします。

Chatwork

高い国内シェアを誇るChatworkは、シンプルな機能性と安心のセキュリティ水準が評価されているチャットツールです。自分だけが閲覧できるマイチャット機能で、個人のタスク管理にも役立ちます。無料で始められるフリープランも用意されています。

まとめ

社会全体で導入が進んでいるテレワークですが、生産性の低下やコミュニケーション不足といったさまざまな課題が浮き彫りになってきています。そんな課題を解決するプロジェクト管理ツールは、オフィスや自宅、サテライトオフィス、営業先などを柔軟につなぎ、新しい働き方の可能性を広げていきます。ぜひ、導入を検討してください。

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