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2019/09/08

情報共有のメリットは?
社内共有のポイントや
うまくいかない原因も解説

情報共有のメリットは?社内共有のポイントやうまくいかない原因も解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

社会人の基本、「ホウレンソウ」は多くの方がご存じの言葉だと思います。報告、連絡、相談は組織運営を円滑にする上で欠かせません。これは言い換えると、全て情報共有となります。しかし、組織運営における情報共有の重要性については理解しているものの、その具体的なメリットはあまり考えたことがないという方も多いようです。そこで今回は情報共有のメリットや、ポイントを解説していきます。

目次

    どうして情報共有が必要なの?そのメリットは?

    そもそも、どうして情報共有が必要なのでしょうか?その答えを出すために、最初に考えなければならないのは、情報の持つ価値についてです。
    目には見えないため、あまり意識することはないかもしれませんが、現代では情報がより高い価値を持つようになりました。いわば、情報は財産であるとも言えます。そんな財産を最大限に活かすために、全体で共有するのです。

    情報の共有で価値はさらに高まる

    社内にはありとあらゆる情報が溢れています。共有が不十分だと、どんなに多くの情報があっても、それらが結びつくことはありませんし、活用率も下がってしまいます。
    情報は活用されてこそ、はじめて意味を持ち、また新たな発想を生むものです。だからこそ、ひとりだけで蓄積するのではなく、全体で共有することが求められています。

    事実、自分にとっては価値のない情報であっても、他の人にとっては重要なものであるというケースも少なくありません。各個人だけで管理していると、その価値に気付けないこともあります。

    大切な財産である情報をうまく活用できれば、当然より多くの利益を生み出すことができるでしょう。そして、それがそのままビジネスの成長へと繋がるのです。

    業務の効率化ができる

    情報共有は、ビジネスでの無駄のカットや効率化にも繋がります。
    例えば、個人ですべてを管理していた場合、その人がいなければ一部の業務がストップしてしまいます。それに対して、共有がきちんとできていれば、誰もが情報を引き出すことができるため、より運営が円滑となります。

    また、チームで大きなプロジェクトを進める場合も、メンバーそれぞれが全体を把握でき、進行に合わせた効率的なスケジュール管理や、イレギュラーな事態に対しても余裕を持って対応できるでしょう。

    社内コミュニケーションが活性化する

    コミュニティの規模が大きくなると、どうしてもコミュニケーションの質が低下しがちです。コミュニケーションの不足は、連携のミスやすれ違いなどのトラブルの原因となります。そこで、情報共有を行い、全体をオープンにすることが、コミュニケーションの活性化にも繋がります。従業員同士が、お互いの状況を把握できるので、相互に協力しやすくなるだけでなく、信頼感も高まるでしょう。
    実際に、情報共有によって、社内の雰囲気が良くなり、仕事へのモチベーションが高まったというケースも少なくありません。

    関連記事はこちら悩める企業の問題解決!業務を効率化する情報共有ツールとは

    情報共有がうまくいかない原因

    「情報共有がビジネスの上で重要だと理解してはいても、なかなかうまくできない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

    情報共有がうまくいかない原因は、大きくわけて4つあります。

    従業員間のコミュニケーション不足

    情報共有がきちんとできていない原因のひとつとして、従業員同士のコミュニケーション不足があげられます。

    多くの社員が「自身の仕事さえうまくいけばそれで良い」「他人の仕事には関わりたくない」といったスタンスで働いている場合、良い情報があっても他社員にわざわざ話そうとは思わないでしょう。
    また、仮に情報共有をした場合でも、聞いた側が理解できないと効果がありません。コミュニケーション不足の場合、うまく理解できなかった時に「同じ話は聞き直しづらい」と考えてしまい、結果的に曖昧で意味のない情報共有となるケースもあります。

    情報量が多すぎてすべてを把握しきれない

    情報は多ければ多いほど良いように思えますが、大切なのは「多量の情報の中から必要情報を汲み取り仕事に活かすこと」です。
    多量の情報を一度に共有すると本当に必要な情報が他の情報に埋もれ、その結果、多くの社員が重要性に気付けないといったことがあります。

    情報共有のルールができていない

    ルールとして「情報共有の場」が設けられていないことも、情報共有の失敗の理由のひとつです。良い情報を得て「あとで他の従業員にも共有しよう」と考えたとしても、タスクが積み重なれば伝達を忘れてしまうことがあります。そのため、情報共有を定期的に行う機会や場を定期的に設けることも大切です。

    さらに、情報共有の方法を統一していないことによって、伝達漏れが起こることも多々あります。ある人はメールで、ある人は掲示板で、ある人は回覧で……とそれぞれの伝達方法がバラバラの場合、情報の整理ができず「あの情報は確認したけどこの情報はまだ回ってきていない」というようなことも発生してしまいます。

    従業員にとって情報共有の優先順位が低い

    自分のタスクをこなすことに忙しくて「情報発信している暇がない」、情報は来ているが「自分にはさほど関係ないだろう」など、従業員一人ひとりが情報共有の優先順位を低く見積もっていると、コミュニケーションはうまく回りません。その結果、発言力のある上司の情報発信にばかり偏ってしまったり、発言をスルーされて積極的に発信しようというモチベーションが下がってしまったり、「情報共有には価値がない」というネガティブな空気が社内に広がってしまったりなどの可能性があります。

    メリットを最大限に活かす情報共有のポイント

    前述の通り、情報共有には、多くのメリットがあります。ここからは、情報共有を行う際のポイントを解説します。
    単に情報を共有するシステムを構築するだけでなく、以下の点を頭に入れておきましょう。

    情報の持つ意味や役割による分類

    規模の大きな企業になれば、取り扱う情報量も多くなるため、単にオープンにするだけではうまく活用できず蓄積するだけでは意味がありません。
    そこで、それぞれの意味や役割によって分類し、ラベル付けなどを行うことで、一人ひとりにとって必要な情報を見つけやすくなります。結果として、同じ情報でも、よりその価値を上げることができるようになるでしょう。

    情報共有のルール化

    情報共有のルール化は、社内のコミュニケーションを円滑にします。
    例えば、メールやSMS、社内掲示板など、メンバー同士での情報確認には複数の手段があります。しかし異なる場所で発言があると、見落としや情報の矛盾に気付かないといったことが起こります。そこで、主な情報発信の手段を一本化ししておくと、発言の時系列が一目瞭然になります。加えて、発言に対する他の人からの回答も見える化されるので、情報の重複や追加情報の有無なども確認できます。

    他にも「5W1Hで記述する」「情報共有の緊急度をレベル付けする」なども情報の活用に役立つポイントです。情報共有の手段や発信方法などをルール化しておけば、古い情報の読み取りや複数回答を避けられるので、無駄な業務の削減や効率化にも繋がります。
    あらゆる情報を共有しやすい環境を作ることはとても重要で、社内全体の意識改革にも繋がります。中には情報共有への意識の甘さが社内のさまざまな仕事の足かせとなっているというケースも少なくありません。あえて情報共有のための時間を設けて、忙しい業務の間にも情報共有する習慣を持たせたり、教育の機会を設けたりすることも大切です。

    情報共有のシステムの導入

    情報共有に関するルールをメンバーが守りながら円滑なコミュニケーションを目指すには、情報共有のシステムの導入をおすすめします。情報の蓄積から発信、確認も含めシステム内で一元管理できるため、伝達のために毎回メールを作成する手間や必要な情報を探す時間が削減できます。

    クラウド型販売管理システムの楽楽販売なら、複数の部署にわたる組織的な情報共有が可能です。メールの自動送信機能を使ってワンクリックで対象者にメール通知を行ったり、DB内の情報を検索したりできます。例えば、何年も前の情報を瞬時に探し出すことも可能で、確認作業にも役立ちます。より効率的に情報共有を行いたいという場合は、こういったツールを活用することも検討してみると良いでしょう。

    情報共有の重要性はわかっていても、具体的にどう改善すべきかわからないという人も少なくないと思います。システム化することによって、誰もが自然と積極的に情報の発信・共有が行いやすくなり、情報共有の活性化の効果も期待できるでしょう。

    まとめ

    情報共有の重要性については、多くの方が理解していると思いますが、そのメリットやコツがわからなければ、本当の意味で企業の運営には役立ちません。
    そこで、今回ご紹介したメリットやポイントを頭に入れた上で、情報共有ツールを使用するなどして、効率的な共有の仕組みを構築してみましょう。情報は企業にとって貴重な財産であることを理解し、十分に活かすようにしてください。

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