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2019/9/8

情報共有のメリットは?
社内共有のポイントや
うまくいかない原因も解説

情報共有のメリットは?社内共有のポイントやうまくいかない原因も解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
社会人の基本、「ホウレンソウ」は多くの方がご存じの言葉だと思います。報告、連絡、相談は組織運営を円滑にする上で欠かせません。これは言い換えると、全て情報共有となります。
しかし、組織運営における情報共有の重要性については理解しているものの、その具体的なメリットはあまり考えたことがないという方も多いようです。そこで今回は情報共有のメリットや、ポイントを解説していきます。

どうして情報共有が必要なの?そのメリットは?

そもそも、どうして情報共有が必要なのでしょうか?その答えを出すために、最初に考えなければならないのは、情報の持つ価値についてです。
目には見えないため、あまり意識することはないかもしれませんが、現代では情報がより高い価値を持つようになりました。いわば、情報は財産であるとも言えます。そんな財産を最大限に活かすために、全体で共有するのです。

情報の共有で価値はさらに高まる

社内にはありとあらゆる情報が溢れています。共有が不十分だと、どんなに多くの情報があっても、それらが結びつくことはありませんし、活用率も下がってしまいます。
情報は活用されてこそ、はじめて意味を持ち、また新たな発想を生むものです。だからこそ、ひとりだけで蓄積するのではなく、全体で共有することが求められています。

事実、自分にとっては価値のない情報であっても、他の人にとっては重要なものであるというケースも少なくありません。各個人だけで管理していると、その価値に気付けないこともあります。

大切な財産である情報をうまく活用できれば、当然より多くの利益を生み出すことができるでしょう。そして、それがそのままビジネスの成長へと繋がるのです。

業務の効率化ができる

情報共有は、ビジネスでの無駄のカットや効率化にもつながります。
例えば、個人ですべてを管理していた場合、その人がいなければ一部の業務がストップしてしまいます。それに対して、共有がきちんとできていれば、誰もが情報を引き出すことができるため、より運営が円滑となります。

また、チームで大きなプロジェクトを進める場合も、メンバーそれぞれが全体を把握でき、進行に合わせた効率的なスケジュール管理や、イレギュラーな事態に対しても余裕を持って対応できるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化

コミュニティの規模が大きくなると、どうしてもコミュニケーションの質が低下しがちです。ですが、コミュニケーションの不足は、連携のミスやすれ違いなどのトラブルの原因となります。そこで、情報共有を行い、全体をオープンにすることが、コミュニケーションの活性化にも繋がります。従業員同士が、お互いの状況を把握できますので、相互に協力しやすくなりますし、信頼感も高まるでしょう。
実際に、情報共有によって、社内の雰囲気がよくなり、仕事へのモチベーションが高まったというケースも少なくありません。

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情報共有がうまくいかない原因

「情報共有がビジネスの上で重要だと理解してはいても、なかなかうまくできない」と悩んでいる方も多いと思います。

情報共有がうまくいかない原因は、大きくわけて3つあります。

従業員間のコミュニケーション不足

情報共有がきちんとできていない原因のひとつとして、従業員同士のコミュニケーション不足があげられます。

多くの社員が「自身の仕事さえうまくいけばそれで良い」「他人の仕事には関わりたくない」といったスタンスで働いている場合、良い情報があっても他社員にわざわざ話そうとは思わないでしょう。
また、仮に情報共有をした場合でも、聞いた側が理解できないと効果がありません。コミュニケーション不足の場合、うまく理解できなかったときに「同じ話は聞き直しづらい」と考えてしまい、結果的に曖昧で意味のない情報共有となるケースもあります。

情報量が多すぎてすべてを把握しきれない

情報は多ければ多いほど良いように思えますが、大切なのは「多量の情報の中から必要情報を汲み取り仕事に活かすこと」です。
多量の情報を一度に共有すると本当に必要な情報が他の情報に埋もれ、その結果、多くの社員が重要性に気付けないといったことがあります。

情報共有のルールができていない

ルールとして「情報共有の場」が設けられていないことも、情報共有の失敗の理由の一つです。良い情報を得て「あとで他の従業員にも共有しよう」と考えたとても、タスクが積み重なれば伝達を忘れてしまうことがあります。そのため、情報共有を定期的に行う機会や場を定期的に設けることも大切です。

さらに、情報共有の方法を統一していないことによって、伝達漏れが起こることも多々あります。ある人はメールで、ある人は掲示板で、ある人は回覧で……とそれぞれの伝達方法がバラバラの場合、情報の整理ができず「あの情報は確認したけどこの情報はまだ回ってきていない」というようなことも発生してしまいます。

メリットを最大限に活かす情報共有のポイント

前述の通り、情報共有には、多くのメリットがあります。ここからは、情報共有を行う際のポイントを解説します。
単に情報を共有するシステムを構築するだけでなく、以下の点を頭に入れておきましょう。

情報の持つ意味や役割による分類

規模の大きな企業になれば、取り扱う情報量も多くなるため、単にオープンにするだけではうまく活用できず蓄積するだけでは意味がないのです。
そこで、それぞれの意味や役割によって分類し、ラベル付けなどを行うことで、ひとりひとりにとって必要な情報を見つけやすくなるのです。結果として、同じ情報でも、よりその価値を上げることができるのです。

情報共有のルール・システム化

情報共有にもさまざまな方法があります。
メールによる伝達や、社内掲示板などを用いた情報発信も、共有方法のひとつです。
ですが、伝達方法がバラバラだと、うまく伝わらないことも多く、あまり効果的とは言えません。そこで、情報共有の方法をルール化、システム化することを検討しましょう。情報をまとめて、発信する方法を定めておけば、より情報を効率的に組織内で共有できます。つまり、情報共有の質を高めることができるのです。

また、明確にシステム化することは、無駄な業務を削減し、効率化することにも繋がります。メールによる伝達では、複数の宛先にそれぞれメールを送るだけでも時間がかかってしまうだけでなく、過去の情報をさかのぼって確認したい時も情報がまとまっていないため目当てのものを探す手間が発生してしまいます。システム化することによって、情報の蓄積から、発信、確認も含めシステム内で一元管理できるため、伝達のためにメールを作成する手間や必要な情報を探す時間が削減され、効率的に業務を進めることができるようになるのです。楽楽販売 のような情報共有ツールを使用すれば、メールの自動送信機能を使ってワンクリックで対象者にメール通知を行うことができ、DB内の情報を検索することができるので、何年も前の情報でも瞬時に探し出すことができ、非常に効率的です。より効率的に情報共有を行いたいという場合は、こういったツールを活用することも検討してみると良いでしょう。
情報共有の重要性はわかっていても、具体的にどう改善すべきかわからないという人も少なくないと思います。システム化することによって、誰もが自然と積極的に情報の発信・共有が行いやすくなり、情報共有の活性化の効果もあるでしょう。

あらゆる情報を共有しやすい環境を作ることはとても重要です。社内全体の意識改革にも繋がります。そもそも、意識の甘さが、社内のさまざまな仕事の足かせとなっているというケースも少なくありません。そういった意味では、単にシステム導入だけでなく、教育の機会などを設けることも大切です。

まとめ

情報共有の重要性については、多くの方が理解していると思いますが、そのメリットやコツがわからなければ、本当の意味で企業の運営には役立ちません。
そこで、今回ご紹介したメリットやポイントを頭に入れた上で、情報共有ツールを使用するなどして、効率的な共有の仕組みを構築してみましょう。情報は企業にとって貴重な財産であることを理解し、十分に活かすようにしてください。

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