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2019/06/05

Excel(エクセル)を使った進捗管理表の作り方とガントチャートの使い方

Excel(エクセル)を使った進捗管理表の作り方とガントチャートの使い方

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

進捗管理表の作成がはじめての人、あるいは不慣れな人は、どのような進捗管理表が良くてどのような作り方が正しいのかわからないかと思います。進捗管理表のポイントとなるのが本質からはずれた細かな部分に気を取られて、時間を無駄にしないということです。そこで今回は簡単に「見やすいうえに使いやすい」進捗管理表を作る方法をご紹介します。

目次

    タスク管理の基本

    プロジェクトを行う際は、多くの場合が「複数人でのチーム」を作って成功を目指します。
    「進捗率の確認」「トラブル対策」「クライアントとのミーティング」などにおいてプロジェクトには多くの人が関わることになるため、すべての状況を一元化して共有できるタスク管理が欠かせません。
    タスク管理の基本としては、誰が見てもわかりやすい基準があることです。複数人が利用するため可能な限りわかりやすくシンプルで、操作しやすいシステムなどを利用しましょう。

    タスク管理をしない場合

    プロジェクトを成功に導くためにはタスク管理が欠かせませんが、タスク管理をしない場合にはどのような懸念があるのでしょうか。
    たとえば、タスク管理をしないことで「次にやるべきタスクを忘れてしまった」「提出期限が過ぎてしまった」「クライアントとのアポを忘れてしまった」などの問題が発生しやすく、生産性・顧客満足度の低下につながるでしょう。
    さらに何から手をつければいいのかを明確にできず、効率のいいワークフローが実現できないことも問題となります。

    個人とチームのタスク管理方法

    生産性を上げて効率のいいワークフローを実現しやすいタスク管理には、主に「個人で行うタスク管理」と「チームで行うタスク管理」の2種類があります。

    個人でのタスク管理方法

    個人でタスク管理をする場合は、タスクの内容や提出期限、進捗状況などの基本的な情報を管理するだけで問題ありません。スマホのメモ機能やカレンダー機能を活用したり、手帳に記入したりするといいでしょう。
    個人でタスクを管理する場合は、自分が見やすく負担にならない方法を採用してみてください。

    チームでのタスク管理方法

    チームでタスク管理を行う場合は、メンバー同士の進捗状況を一目で把握できるシステムの活用がおすすめです。チーム内で進捗率を共有できればよりスムーズに仕事を進めやすく、コミュニケーションも取りやすいでしょう。
    加えて定期的にチームミーティングなどを開催してメンバー同士でコミュニケーションを積極的にはかり、一致団結する工夫も大切です。

    進捗管理表はなぜ必要か

    多くの企業で進捗管理表が活用されていますが、その目的や必要性を明確に理解することが大切です。

    そこで、まずは進捗管理表が必要な理由をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

    関連記事「チームのタスクを見える化!進捗管理の方法をご紹介」

    遅延やトラブルを把握しやすくなる

    最初に挙げられるのが、遅延やトラブルなどを常に把握できるという点です。どの業務においても、すべての作業が順調に進むとは限りません。さまざまな要因で遅延やトラブルが発生する可能性がありますので、当然なんらかの対策が必要です。進捗管理表があれば遅延やトラブルを早い段階で把握できますので、素早い対策が可能となります。

    組織全体で進捗状況を共有できる

    組織全体で進捗を共有しやすいという点もポイントです。管理者のみでなく一緒に仕事を進めるメンバー全員で進捗を把握できていれば、連携をしながら業務を進めることができます。

    組織全体で業務の流れや現状を把握しておくだけでも業務の重複や情報の行き違いなどを防ぐことができ、業務の生産性が向上します。

    作業の偏りや漏れを防げる

    進捗管理表があれば、それぞれの仕事の工数などを改めて確認できます。作業負荷が大きい部分と小さい部分を把握できれば適切に人員を割り振ることが可能なため、作業の偏りを防ぐことができます。

    必要な作業のチェックもしやすくなるため、漏れを防げるという点も進捗管理表を作ることのメリットです。

    どのような進捗管理表が良いか

    ビジネスシーンにおいて、担当者は日常的に複数のプロジェクトを抱えており、納期もバラバラに設定されているケースが多々あります。そこで一目見ただけですぐに理解できる進捗管理表を用いることで、プロジェクト管理が容易になります。見やすいうえに使いやすい進捗管理表の役割を果たすのが、「ガントチャート」です。ガントチャートとは、タスクを階段状に並べた棒グラフの一種で、業務計画を可視化するために多く用いられます。こちらはエクセルで簡単に作ることができます。進捗管理を行うプロジェクトリーダーにとって、納期までに間に合うかどうかは最大の懸念事項でしょう。ガントチャートを見れば、「今、誰が何のタスクをやっているのか」「残りのタスクはどのくらいか」などの情報が瞬時にわかります。また日常的に複数の仕事を抱えるプロジェクトのメンバーにとっては、ガントチャートを見ることで「自分が、いつまでに、どのタスクを終えればいいのか」がわかります。このようにガントチャートを使用すれば、プロジェクトリーダーをはじめとする担当者全員が簡単に進捗確認をすることができます。

    関連記事【無料フォーマット】顧客管理のためのエクセルテンプレート6選!

    Excel(エクセル)を使った進捗管理表の作り方

    ここでは、エクセルで進捗管理表の制作方法の手順をご紹介します。なお前提として、「プロジェクトの納期」や「必要なタスク」、「各タスクの担当者」といった情報は決まっているものとします。

    1.左上にプロジェクト名を明記

    最初に、エクセルの左上に「プロジェクト名」を明記します。なおプロジェクト名をはじめとする項目名は、太字にしたほうが視認性が高まります。

    左上にプロジェクト名を明記

    2.右側には時間

    次に、右側に時間を入力します。時間単位での進捗管理が必要な場合をのぞき、日付と曜日を入れましょう。日付と曜日の入力はエクセルのオートフィル機能を使えば便利です。進捗管理の全体像を把握するためにも、最終日である納期の日まで記入することをおすすめします。

    右側には時間

    3.下側にはタスクと担当者

    各タスクと、割り振った担当者の名前を入力しましょう。

    下側にはタスクと担当者

    4.スケジュールを塗りつぶす

    各タスク(各担当者)のスケジュールを所定の色で塗りつぶします。メンバーはこのスケジュールをもとに作業するので入力ミスのないようにしましょう。

    スケジュールを塗りつぶす

    5.見やすい表に仕上げる

    最後に、見やすい進捗管理表に仕上げていきます。あらかじめ、罫線を引く、項目ごとに背景色を使い分けるなどの簡単なルールを設けておけば、手早く処理することができます。

    見やすい表に仕上げる

    ガントチャートの使い方:タスクが完了したメンバーは赤色で塗りつぶす

    プロジェクトが走り始めたら、いよいよ進捗管理がスタートです。タスクを完了したメンバーは見やすい色でマークしましょう。これをもとにプロジェクトリーダーはさまざまな判断をすることになります。たとえば下の進捗管理表では、6月3日時点でタスクを完了しているはずの渡辺さんにマークがないため、渡辺さんになんらかのトラブルがあったと推測できます。

    関連記事進捗管理はエクセルで簡単に!ガントチャートのメリット・デメリットとは

    ガントチャートの使い方:タスクが完了したメンバーは赤色で塗りつぶす

    進捗管理表運用のポイント

    進捗管理表を作成したら、次は適切に運用しなければなりません。ここでは、進捗管理表を適切に運用するためのポイントをご紹介します。

    必要なタスクは常時表示する

    組織や業務の内容によって、進捗管理表に求められる項目は異なります。まずは必要なタスクを整理して、常時表示するようにします。ポイントとして「細かなタスクでも省略せずに表示すること」が挙げられます。省略してしまうと一目で全体の工数を把握できなくなってしまいますので、取捨選択を慎重に行ってください。

    必要なタスクの洗い出しには、WBSという作業分解構成図を作成するのがおすすめです。業務に必要な作業を細分化して管理することができますので、漏れなく必要なタスクを洗い出せます。

    常に最新の状態を保つ

    進捗管理表をエクセルで作成したあと、その原本のものを複数回コピーしてしまうとどれが最新のものなのかわからなくなってしまいます。最新の状態の進捗管理表を確認できなければ、組織全体で把握する進捗にズレが生じます。これでは進捗管理表の意味がなくなってしまい、最終的には誰も確認することがなくなります。

    そのためエクセルで管理を行う場合は「保管場所は固定、むやみにコピーを作らない」といったルール作りが必要です。

    エキスパートが使っているのは「楽楽販売」

    ガントチャートは、エクセルや無料のテンプレートで簡単に制作でき、プロジェクト進行の可視化にとても役立ちます。ただしエクセルを普段使わない方には不向きであり、また無料で利用できるエクセルのテンプレートのなかにはダウンロードするとウイルスに感染させるものもあり、セキュリティ面に不安のある方にもあまりおすすめできません。また、ガントチャートが不要な場合はエクセルでスケジュールを管理するとアラート機能がないためにタスク漏れが発生する場合もあります。

    そこでおすすめなのが「楽楽販売」です。「楽楽販売」は、さまざまな業務を関連付けてプロジェクトを管理できるクラウド型の業務支援ツールです。進捗管理や関連する業務をまとめ、作業の効率化を図ることができます。あらかじめ設定した期日にアラートメールを自動送信する機能もあり、タスク漏れを防ぐことができます。セキュリティやサービス体制も万全で、安心して業務に取り組むお手伝いをします。タスクの進捗管理にお悩みの方は、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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