クラウド型販売管理ツール

2019/4/8

業務を効率的に進めよう!
プロジェクト管理ツールを導入するメリット

業務を効率的に進めよう!プロジェクト管理ツールを導入するメリット

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

“プロジェクト管理がうまく行えない”と悩んでいる企業は、ぜひプロジェクト管理ツールに目を向けてみましょう。この記事では、プロジェクト管理の概要をはじめ、プロジェクト管理ツール導入のメリットや選ぶ際のポイントをご紹介します。

目標達成への第一歩!プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、企業が掲げた目標の達成に向けて、プロジェクトの管理・運営が円滑に行われるよう統制を取ることを指します。ここでいう「プロジェクト」とは、新商品・サービスの開発をはじめとする、新たな事業計画のことです。予算が決まっている、明確なゴールが決まっているなどの特徴があり、基本的に会計や受発注などの通常業務は、該当しません。

そんなプロジェクト管理を行う上で欠かせない項目は、例えば進捗管理やリスク管理、品質管理などです。「スケジュールどおりに業務が進んでいるか」「リスクを回避しているか」などを管理すれば、プロジェクトの統制を効率よく行うことができます。しかし、中には「プロジェクト管理をうまく行えない」と悩んでいる企業もあるかと思います。心当たりがある企業は、ぜひプロジェクト管理ツールを利用してみてはいかがでしょうか。

要チェック!プロジェクト管理ツールを利用するメリット

プロジェクト管理ツールとはその名のとおり、プロジェクトを管理・運営する上で役立つ機能が搭載されたツールのことです。利用するメリットには、例えば以下の3つがあります。

1.スケジュールの変更が容易に行える

プロジェクトは、必ずしも事前に立てたスケジュールどおりに進むとは限りません。例えば、プロジェクトを進める中でスケジュールに何らかの変更があったとき、柔軟に対応ができなければ、業務に支障が出てしまい目標達成が遠のく可能性があります。こうしたトラブルを回避するためには、スケジュールの変更が発生しやすいことを念頭に置き、その変更に対応できる体制を作る必要があります。
そこで役立つのが、プロジェクト管理ツールです。簡単な操作でスケジュールを変更できる他、全体的なスケジュール調整を自動的に行うので、安心してプロジェクトを進められます。

2.プロジェクトの進捗状況を管理・確認できる

プロジェクト管理を行うにあたり、ガントチャートを作成する企業は少なくありません。たしかにこの方法は、業務の進捗を確認する上で有効といえるでしょう。しかし進捗をリアルタイムに把握するためには、常に最新かつ正確なスケジュールとタスクを反映する必要があります。そのため、スケジュールが変更になったり、それに伴いタスクも変更になったりしたときに反映を怠る、または反映時にミスが発生すると、正しい進捗を把握できなくなってしまいます。
その点プロジェクト管理ツールなら、スケジュールやタスクの変更に柔軟に対応でき、ツールによってはガントチャートの作成もできるので、常に進捗状況を正確に確認できます。

3.チームメンバーの負荷状況を確認できる

プロジェクト管理を行う際は、チームメンバーの負荷状況を確認することも大切です。なぜなら、スケジュールを立案した当初は業務を均等に割り当てていたとしても、途中から特定のチームメンバーに負荷が集中する可能性は十分に考えられるからです。このような場合、プロジェクトの進行が当初のスケジュールよりも大幅に遅れてしまい、最悪の場合、損失を出したり失敗に終わったりする恐れもあります。

こうしたトラブルを未然に防ぐためには、チームメンバーの負荷状況を正確に把握するとともに、ひとりに負荷が多くかかっているのであれば業務の割り当て方を再度調節すると良いでしょう。プロジェクト管理ツールがあれば、チームメンバーの負荷状況をグラフで確認でき、「誰に負荷がかかっているのか」「誰にどの業務を振れば良いか」を一目で判断できます。

押さえておこう!プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

プロジェクト管理ツールと一言でいっても、その種類はさまざまです。そのため、自社で利用するプロジェクト管理ツールを選ぶ際は、使い勝手や機能などを考慮することをおすすめします。

クラウド型かインストール型か

例えばプロジェクト管理ツールには、インターネットを通して利用する「クラウド型」とPCにソフトをインストールして利用する「インストール型」の2種類があります。クラウド型は気軽に利用できる他、ツールの保守や運用を提供元に一任できるのが最大の魅力です。一方インストール型は、インターネット環境がなくても利用でき、サーバーを共有しないためセキュリティにおけるリスクが低いのが魅力です。

機能(なにができるか)

プロジェクト管理ツールは種類によって搭載されている機能が違います。そのため、会社の情報管理を効率的に行いたいのであれば、管理ツールの機能を確認しておかなければいけません。
例えば多くの管理ツールには「タスク管理」「スケジュール機能」「チャット機能」などが備えられています。また、機能を使用できる人数を制限する設定が搭載されているツールもあるので、注意が必要です。

管理ツールを決める際は「チャット機能を重視する」「タスク管理を重視する」など、どのような機能を誰が利用したいのかを明確にすることが大切です。

費用(コスト)

一般的に、管理ツールは「制限付きで利用できる無料版」と「機能をすべて利用できる有料版」の2つに分かれています。
無料版では「5つのチャットグループ」しか利用できないものが、有料版になると「30グループ登録可能になる」など、その差は歴然です。

スケジュール管理を課題だと感じている企業には有料版の利用がおすすめですが、少人数のスケジュール管理であれば無料版で対応できる場合もあります。
管理ツールにかかる費用を確認すると同時に、有料版ではどのような機能が利用できるのかもしっかりと確認をしておきましょう。

インターフェース

インターフェースは、使用者の環境によって適するものが異なります。
リモートワークが中心の会社では、日常のコミュニケーションが取りやすいように「メッセージ機能」「チャット機能」が充実しているツールがおすすめです。
一方でフリーランサーなどに業務委託を行っている場合は、「タスク管理機能」や「請求書発行機能」などが備わっていると便利です。
機能性とインターフェースは深い関わり合いを持っています。企業が進めるプロジェクトに沿っている使いやすいインターフェースはどれか、今一度吟味してみてください。

このように、それぞれでメリットは異なるため、自社に合っているのはどのようなツールかをしっかり検討して選ぶことが大切です。

この他、「自社が求めている機能を搭載しているか」「満足できる操作性か」なども、プロジェクト管理ツールを選ぶ際に考慮しておきたいポイントです。

おすすめのプロジェクト管理ツール2選

ここでは、おすすめのプロジェクト管理ツールをご紹介します。「評価の高い管理ツールが知りたい」「どれを利用していいのか分からない」という人は、ぜひ参考にしてください。

Redmine

Redmine

Redmineはクラウド型の管理ツールで、全ての機能を無料で使用できるためコストの面で優れているといえます。また数多くある管理ツールの中でも日本のエンジニアから高い支持を集めており、世界的にも認知度が高い管理ツールとして有名で、登録するだけで「ガントチャート」「ロードマップ」などを簡単に作成できます。
基本的な対応言語が英語であることから使用者を選ぶツールですが、全ての機能を無料で使用できるのは魅力的でしょう。

※上記は2020年8月27日時点での情報となります。

Backlog

Backlog

こちらはクラウド型のアプリで、タスク管理を徹底したい企業におすすめの管理ツールです。
1ヶ月間はプロジェクト数などにかかわらず全ての機能を無料で使用できますが、2ヶ月目以降はストレージによって有料版となります。
実際に1ヶ月間使用してみるとどのくらいのストレージが必要か明確になるため、より効率的に有料版のプランを選べます。

※上記は2020年8月27日時点での情報となります。

プロジェクト管理ツールを活用しよう!

目標達成のためには、プロジェクト管理に注力することが必要不可欠です。各業務の進捗を管理したり、チームメンバーの負荷状況を把握し調整したりすることで、プロジェクトにおける無駄を削減でき、スムーズに目標達成へと近づけます。このときプロジェクト管理ツールを利用すれば、より効率的に業務を進められます。
「どのようにすればプロジェクト管理を効率よく行えるか分からない」「プロジェクト管理がうまくできない」という企業は、ぜひこの機会にプロジェクト管理ツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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