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2019/07/09

進捗管理の手法WBSとは?

進捗管理の手法WBSとは?

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

プロジェクトを始める前に、WBSを作成している企業は多いでしょう。進捗管理のためにも、WBSは欠かすことのできない手法です。しかし、作成したWBSはプロジェクトに上手く活用できているでしょうか。なかには、「とりあえず作成したけど、あまり活用されていない」「作り方がわからず、毎回困っている」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、WBSとはどのようなものなのかとその目的を改めて確認し、作成方法をご紹介します。WBSに関して課題を感じている方は、参考にしてみてください。

目次

    WBSとは

    初めに、WBSとは一体どのようなものかを確認します。WBSはWork Breakdown Structureの頭文字を取ったもので、文字通りプロジェクトをそれぞれの作業ごとに細かく分解して、構造化する手法です。具体的にイメージしやすいよう、参考までにWBSの一例を掲載します。

    WBS

    (簡易的にエクセルで作成しております)

    WBSの目的

    WBSとは具体的にどのようなものか確認できたところで、次はWBSがどんな目的のために作成されるのかをみていきます。「ただ何となくプロジェクトの前に作成していた」という方は、目的を再度確認してみましょう。

    作業の明確化

    WBS作成の最大の目的といっても良いのが、この「作業の明確化」です。一つのプロジェクトを完了するまでには、非常に多くの作業が発生します。ただ漫然と作業をしていたのでは、当然ながら作業漏れが発生してしまう可能性があります。そこでWBSの階層構造を用いて作業を並べていき、芋づる式に必要な作業を思い浮かべることができるでしょう。思いついたままのバラバラな表ではなく改造構造になるのがポイントで、これにより必要な作業の内容や順番が一目瞭然になります。順番が明確になることで、作業漏れも防げるようになります。

    スケジュール作成

    プロジェクトに必要な作業や取り掛かる順番が明確になることで、プロジェクト全体のスケジュールを組むことができるようになります。それぞれの作業にかかる時間や人数、コストなどを積み上げていくと、プロジェクト全体のスケジュールができあがる仕組みです。

    役割分担

    プロジェクト全体を細かな作業に分解し、それぞれの作業を担当するメンバーに割り振ることができます。これによりプロジェクト全体の効率が高まり、同時に責任の所在が明確になります。作業の分解を怠って「チーム全員で作業を行う」のように取り組むと、どうしても責任の所在が曖昧になり、作業は遅くなってしまいます。プロジェクトを確実に進めるためにも、WBSを利用した役割分担が必要になります。

    工数見積もり

    作業を細かく分解することで、作業範囲がより明確になり、工数見積もりを出せるようになります。プロジェクト全体としては非常に曖昧な工数しか出せませんが、細かい作業の工数を積み上げていけば、プロジェクト全体にかかる工数を計算することができます。

    進捗管理

    必要作業が細かく明確になれば、プロジェクト全体の進捗もより正確に把握できるようになります。下位タスクの進捗と上位タスクの進捗が一覧で見える化されるので、予定通りに進んでいる作業、逆に遅れている作業があればどれだけ遅れているのかが一目で把握できるようになります。このように、WBSを用いることでより正確な進捗管理が可能となります。

    メンバー間での認識共有

    プロジェクト全体の作業が見渡せることで、それぞれのメンバー間でプロジェクトに対する共通の認識を持つことが可能になります。「自分の作業はプロジェクト全体のこの部分で、このために行っている」「ここの作業範囲が他のチームと重なっているので、後で相談しよう」など、より的確で効率的なプロジェクトの進行が期待できます。

    WBSの作成方法

    WBSの目的を確認したところで、次は作成方法をご紹介します。次回以降にWBSを作成する際に、以下にご紹介するポイントを意識してみてください。

    必要な作業のリストアップ

    大きなプロジェクトのままでは、それに必要なコストや時間を把握することができません。そのため、必要な時間がおよそ想定できるまで、作業を細かく分解していきます。これによりプロジェクトを完了させるために必要な作業、時間、コストなどが明確になります。また、分解の際には実際に作業をすることになるメンバーの意見を聞くことが重要になります。プロジェクトマネージャーが勝手にWBSを作成すると、実際に必要な時間とズレが生じてしまう可能性があります。WBSの段階から破綻していては、プロジェクトは思うように進みません。現場の声を反映させて分解を行います。

    作業順の決定

    前回の段階では、まだ必要な作業が並んでいるだけの状態です。そこで次に、それらの作業の順番を決定します。このときに意識しておくべきポイントは、「前の段階の作業が終わらなければ次の作業が始められないのか」「ある程度並行して進めることができる作業なのか」という見極めです。これを明確にしておくことで、プロジェクトのスムーズな進行に繋がります。

    構造化

    必要な作業と順番が決定したら、それらを構造化します。ここで、WBSの階層構造がうまれることになります。ポイントは、下の階層の作業を合わせると、上の階層の作業になっているかを確認することです。Aという作業のためにB・C・Dという作業が必要なのであれば、A=B+C+Dになっているかを確認します。この確認を怠らないことで、作業の漏れを防ぐことができます。

    担当者の明確化

    必要な作業に対して、担当者の配置を明確にします。担当者を決める際には「一作業一担当者」を原則にしましょう。複数人が担当すると一人ひとりの責任感が薄れ、「誰かがやるだろう」と気の緩みを招いたり、一人に負担が偏って不満に繋がったりする可能性があるためです。

    WBSの表現方法

    WBSを作成する際、どのようなツールを使って形にしていくのかを見ていきましょう。

    ホワイトボード

    ホワイトボードに書き出していくアナログな方法です。基本となるWBSを複数のメンバーで詰めていく際には便利ですが、日々の忙しい業務中にわざわざホワイトボードを見に行かなければならないので、特にメンバーの外出が多い場合やリモートワーク化を検討している場合は、進捗管理の実用性という視点ではあまりおすすめしません。

    Excel(エクセル)

    表計算ソフトのエクセルでもWBSは作成できます。エクセルは最初からパソコンにインストールされていることが多く、さまざまなタイプの無料テンプレートも揃っているのでWBSを実践するにあたっての導入スピードは優れています。しかしモバイルでは操作が難しく、データを複数人で同時編集できないなどの弱点もあります。

    Googleスプレッドシート

    Google社のスプレッドシートでもWBSを作成することができます。Googleスプレッドシートならエクセルではできない同時編集が可能なので、タイムリーに情報共有できることが強みです。ただし、使用するメンバーがGoogleアカウントを持っていることが条件になります。

    進捗管理ツール

    WBSを活用した進捗管理をより効率的にするには、楽楽販売のような進捗管理ツールが便利です。プロジェクト全体のタスクの進捗状況や達成率までも一元化できるので、プロジェクトをよりスムーズに進行できるようになります。楽楽販売の場合、クラウド型のシステムなのでリモートワーク中のメンバーもツールを使用することができるというメリットもあります。

    まとめ

    今回は、WBSとはどのようなものかの確認と、WBSを作成する目的、作成方法をご紹介しました。プロジェクトを滞りなく進めるためにも、まずはWBSによって全体像と必要な作業の把握をすることが重要であることがおわかりいただけたのではないでしょうか。
    また、WBSによって可能となった進捗管理は楽楽販売などのツールを利用することで、より負担を減らしつつ、正確な管理が可能となります。このようなツールを上手く取り入れることで、プロジェクトの進行をよりスムーズにすることができます。プロジェクト成功のためにも、WBSと共に導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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