売上管理とは？売上管理の方法と効率化のすすめ方も紹介

売上管理とは

多くの企業では、十分な利益をあげるために売上の目標を立てます。売上管理とは、その目標を達成するために欠かせない業務です。
具体的には、支出や売上などの数字を詳細まで把握して管理します。数字で現状を把握することによって企業としての問題点を洗い出し、解決策に導くことができます。

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なぜ売上管理が必要か

管理業務には必ず目的があり、行う理由や目的を明確に整理することによってより業務の効果を上げることが可能です。
ここでは売上管理が必要な理由や、売上管理をする目的について詳しくご紹介していきます。

企業を運営するうえでの問題点を洗い出せる

企業運営の改善のためには、問題点を見つけて解決していかなければなりません。しかし、肝心の問題点が見えないことが悩みとなるケースも少なくないのです。
売上に対して人件費などのコストが高い、売上が下がっているなど、さまざまな問題が見えているものの何を優先して解決すればいいのかわからない場合もあるでしょう。
売上管理を適切に行うことによって漠然とした情報を数字で捉えることが可能となり、見えにくい問題点を洗い出せます。さらに優先して解決すべき問題の把握も可能です。

問題点の解決策が見つかる

売上管理を行えば、上記の通り問題点の洗い出しができます。しかし問題点は発見するだけでなく、解決する必要があります。
そのような問題点の解決策を見つけることも、売上管理の目的のひとつです。売上に関するあらゆるデータを数字として分析することによって、問題の発生理由も明らかになります。つまり、明確な根拠を持った問題点の解決策を見つけることができるのです。

売上管理で必要なデータ

売上管理はどのようなデータを記録すると良いのでしょうか。ここでは、売上管理で必要なデータについてご紹介します。

売上高

売上高は商品・サービスの対価として得られる代金の合計額で、売上管理の基本となる数値です。
一つひとつの案件ごとに「いつ」「どの取引先から」「何の品目で」売上があったのかを確認できるようにしておきましょう。

売上目標に対する達成度

進捗状況を定期的に記録し、売上目標に対する達成度を可視化します。売上目標まであとどのくらいなのか、現実的に達成できそうなのかなどが推察できるので、目標数値の見直しにも役立てられます。

前月/前年の売上との比較

前月や前年同期の売上も記録しましょう。過去の実績と比較することで現状の取り組みへの評価や見直しにもつなげられます。

仕入原価

仕入原価を記録することにより人件費などの固定費を除いた粗利を割り出すことができ、経営状況が把握しやすくなります。他にも、政治や天候、時代の流行などを背景とした市場が売上に及ぼす影響も仕入原価から読み取ることができます。

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予算・経費の消化状況

予算関連の数値も売上管理に記録しておきましょう。広告費や材料費、人件費などに割り当てている予算が妥当なものかを判断する材料になります。

売上管理を行ううえでのポイント

売上管理では、正確性と効率化がポイントとなります。ここでは実際に取り組む時に必要な作業を3つご紹介します。

テンプレートを作成、効率化を図る

売上管理表のテンプレートを作成しておきましょう。それにより経営戦略の見直しや新規事業立ち上げなど、節目となる時期にすぐに使用できるので効率的です。

入力ルールを徹底する

売上管理表の記入を複数人で行うことを前提に、入力ルールを作成し、遵守を徹底しましょう。入力ルールを共有・徹底することで、誰が手を入れても同じ記録を残すことができます。正確性が上がるだけでなく、売上管理表の管理担当者の引き継ぎ時にも役立ちます。

売上管理を定期的に振り返る

売上の入力を続けるだけでなく、定期的に数字を振り返ることも売上管理における大切な工程です。これにより、成長の妨げになっているポイントや改善策などを読み解くことができます。
振り返りを習慣化しておくと売上に大きな変化が見られた時も随時確認できるため、「天候の影響」「キャンペーン効果」といった要因についても把握しやすくなります。

目標達成のための対策を検討する

売上管理表には、売上進捗、原価などの数値に加えて、曜日、祝祭日、天候、取引先の変更など売上に大きく影響する項目も記載することをおすすめします。売上の増減の要因を分析しやすくなるので、目標達成のための具体策を練る時に有効活用できます。
振り返りを習慣化しておくと売上に大きな変化が見られた時も随時確認できるため、「天候の影響」「キャンペーン効果」といった要因についても把握しやすくなります。

売上管理の方法

売上管理の方法は企業によって異なっていますが、基本的な流れは共通しています。
販売業における売上管理の手法としてもっとも一般的なのが、計数管理です。予算や実績、コスト管理などから利益計画を立てていきます。具体的には毎日の売上伝票や納品書などをもとに、売上高や仕入高といったデータを入力して集計・管理を行います。
さらにその蓄積されたデータを分析し、企業の問題点を洗い出すことができれば、解決策の検討にも活かすことができるでしょう。

Excel（エクセル）で管理する

エクセルを使用すれば、手軽かつ無料で売上管理をはじめられます。
エクセルはビジネスシーンでよく使われる表計算ソフトのため、売上管理専用のソフトを用意する必要がなく、導入時の費用や時間、使い方をレクチャーする研修などといったコストがかかりません。
ただし、データが蓄積されるほどに処理速度が遅くなることや、複数人で同時編集しづらいことなどがデメリットとして挙げられます。

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会計ソフトで管理する

会計ソフトも売上管理に活用できます。グラフ化されたレポートでは同期比の売上比較、取引先別や商材ごとの売上動向などを簡単に把握しやすいのも特徴です。
それだけでなく、会計ソフトによっては予算を入力できる機能を備えているものもあります。帳簿データをCSVで抽出するとファイルデータとしても活用できるため、さまざまなシーンで活躍するでしょう。

SFA/CRMで管理する

営業支援システムのSFAや顧客管理システムのCRMにも、売上を分析するための機能があります。
これらのシステムには案件ごとの顧客や営業担当者などが記録されているので、より深く売上について分析できるようになります。
加えて、「売上目標」「達成率」「売上予測」などを可視化できる予実管理機能も備わっているため、売上管理の精度向上にも役立ちます。

システム導入のすすめ

売上管理ではデータ入力や集計・分析といった業務が中心です。一見シンプルに思えるかもしれませんが、すべて手作業で行っていると入力時などに人的ミスが起きやすいという問題があります。
さらに、取引量が多いと単なるデータ入力や集計もかなりの負担となります。
このような売上管理の課題を解決する方法のひとつが売上管理システムの導入です。売上管理システムとは、売上や支出などの情報を入力して管理し、集計や分析を行えるツールのことです。昨今では売上管理に特化したシステムも増えており、専用システムを用いることで正確な売上管理とデータ活用がより効率的に実現できます。システム導入によって期待できる4つのメリットについて解説します。

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売上管理の精度アップと効率化

売上管理は多くの企業で日常的に行われる業務でもあるうえに、経営計画にも関わる重要な業務です。そのためその管理には正確性と効率性の両立が必要となります。
しかしエクセルやワードといった汎用性が高いソフトは売上管理に特化していないことから、手作業で行う業務が多くなってしまったり、入力ミスや漏れからデータの精度が落ちてしまったりというリスクが考えられるでしょう。さらには気づけば「入力すること」が目的となってしまい「数字から今後の売上状況を分析する」という本来の目的が果たせなくなってしまうケースも多いです。売上管理システムでは正確にデータを集計できる機能が備わっていることが多いため、精度アップと効率化を同時に実現することが可能です。

データ転記などの単純作業の自動化

例えば、契約情報から売上管理の雛形にデータを転記したり等、単純作業も従来は手作業で行われるケースがほとんどで、人的ミスのリスクが高く担当者の負担も大きいという点が課題でした。
そこでシステム導入によって、データ入力をはじめとする単純作業が自動化され、人の手から離すことが可能です。結果として人的ミスのリスクを減らしつつ、担当者への負担も削減できます。

リアルタイムでのデータ反映

システム導入により、売上や仕入などのデータがリアルタイムに反映されます。
収集したデータをすぐに社内で共有すれば、売上の管理のみでなくマーケティングにも活かせます。

業務の属人化・不正の防止

エクセルなどを使ったアナログな売上管理の方法では業務が属人化しやすく、業務効率の低下や不正発生といったリスクが生じていました。
システム導入により、売上に関するあらゆるデータをスムーズに社内全体で共有できます。管理業務の属人化を防ぐのみでなく、常に多くの従業員が全体を把握できるため不正なども起こりにくくなるのです。

関連記事はこちら 売上管理システムとは？選び方のポイントやおすすめのシステム16選

システムの選び方

では、売上管理システムの導入にあたって、どのような点を検討のポイントにすればいいのでしょうか。
少なくとも以下の3点はチェックしておくことをおすすめします。

自社の業種・業態にフィットしているか

「売上管理システム」という名称でもその機能はさまざまで、特定の業種・業態に特化しているシステムもあります。
例えば「製造・工程管理」は製造業に必要な機能です。食品に関する業界の場合は、賞味期限に配慮した在庫管理ができる機能があると良いでしょう。

あらかじめ自社の業務にあった機能性を備えていれば、システムをカスタマイズしたり独自に開発したりする必要がないので、導入コストを抑えることができます。システムによっては無料トライアルを提供している場合もあるので、どのような機能性を備えているかを必ず確認してください。

事業規模と見合っているか

システムを取り扱うメンバーの人数や利用する頻度など、事業の規模によっても最適な売上管理システムは異なります。
例えば、大企業向けのシステムを中小企業が利用すると、オーバースペックになってしまい費用が無駄になることがあります。

システムによっては、対象となるアカウント数や売上規模などが設定されている製品もあるので、事前に確認しておきましょう。

セキュリティとサポートが充実しているか

売上管理に用いるデータは、顧客情報や取引内容など、企業の機密情報となります。そして、システムに不具合があると業務に支障が及ぶため、早急な正常化も必要になります。そのため、システムのセキュリティ対策と運用サポートのチェックも欠かせません。

セキュリティ面においては、アクセス権の制限や、操作・ログイン履歴の参照、バックアップ保管機能などを調べておくのがおすすめです。
一方サポート面においては、問い合わせやトラブルの対応はどうなっているか、導入や構築の際はどのようなサポートがあるのか、といった運用サポートについても提供ベンダーに確認することが重要です。

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「楽楽販売」で売上管理を効率化！

「楽楽販売」は、売上管理をはじめとする販売管理業務をまとめて効率化することができるクラウド型のシステムです。

無料トライアルもできるので、気になる方は試してみてください。具体的にどのように売上管理業務を効率化することができるシステムなのかご紹介します。

部門をまたいだ情報連携がスムーズに

見込み段階の案件の売上予測から、実際に売上として計上された後の経理処理など売上管理に関連する部署は複数あります。それぞれの部門間で上手く情報の連携ができないと精度の高い売上管理はできません。

「楽楽販売」はリアルタイムで複数部門間で情報共有ができるクラウドシステムです。また、担当領域によって操作できる機能や表示画面をカスタマイズすることができるため、セキュリティ面でも安心のシステムとなっています。

任意の条件で売上データを自動集計

毎週・毎月・毎年の売上データを集計したり、比較資料を作成したりなどの作業は手間がかかるだけでなく、人力で行うと正確性にも不安が残ります。

「楽楽販売」では任意の条件で売上データを自動計算・集計することが可能なので、作業工数のカットが可能です。受注前の見込み案件も管理することができるので、売上予測を立てるのにも活用することができます。

複雑な請求・計上ルールにも対応

企業によって請求・計上のルールやタイミングは異なりますが、「楽楽販売」ではそれらの複雑なルールも登録が可能なので、ルールに沿った売上・請求データを自動集計することが可能です。

計上ミスがなくなるだけでなく、請求漏れを防いだり、正確な入金管理が実現したりなど経理業務の効率化も実現できます。

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まとめ

売上管理はあらゆる企業において重要な役割を持つ業務です。企業として十分な利益を確保するため、そして健全な運営のためにも欠かせません。
とはいえ、売上管理は多くの部門が関係する業務であることからミスも起こりやすく、効率化が難しい点が課題です。
これらを解決するべく、システムを導入する企業も増えており、今日では売上管理に特化したシステムも増え、自社の業態や業務内容に応じて選ぶことができます。
売上管理について課題を感じているのであれば、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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