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エクセルで売上管理をする方法|関数の使い方や無料テンプレを紹介

エクセルで売上管理をする方法|関数の使い方や無料テンプレを紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
売上管理は、企業が自らの商品やサービスの売上情報を記録し、目標の達成率や実績を分析して今後の営業戦略に役立てる取り組みです。売上管理に活用できる専用システムも多く流通していますが、Microsoft社が提供するエクセル(Excel)を使用するケースも多くあります。
そこで今回は、エクセルで売上管理を行うメリット・デメリットや、売上管理表の作成方法を解説します。

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この記事の目次

    売上管理の重要性

    事業の持続的な成長には、売上目標を立てたうえで顧客ごとや商品ごとなど、多角的な売上管理が重要になります。ここでは、売上管理の目的や売上管理表の概要、対象となるデータについて解説します。

    売上管理を行う目的

    そもそも、売上管理は何を目的として実施されるのでしょうか。売上管理の主な目的は、さまざまな売上データを多角的に分析して現状の課題を発見したり、将来的な売上目標・売上見込みなどの試算を行ったりすることです。売上管理を行うことで、例えば製品ごとの売上データから好調なものとそうでないものを抽出し、両者の要素を比較することで個々の課題や成功例を分析したり、月ごとの売上データから繁忙期と閑散期の売上予測を立てたりすることができます。

    関連記事はこちら売上管理とは?売上管理の方法と効率化のすすめ方も紹介

    売上管理表とは

    売上管理表とは、企業活動で発生する売上に関する数値を管理し、売れ行き状況のチェックや目標達成度の確認、部門間・チーム別の売上進捗の把握や各顧客との取引状況などを確認するための図表です。企業によってエクセルで管理する場合や、販売管理システム・顧客管理システム(CRM)を利用する場合などさまざまですが、ほとんどの組織でこの売上管理表が作成・活用されています。

    関連記事はこちら販売管理をExcel(エクセル)でスムーズに!3つの課題とシステム導入のメリットとは

    売上管理の対象となるデータ

    売上管理の対象となるデータは用途や分析の目的によってさまざまです。例えば、10年単位での長期的な月売上データから業績の好調・不調を予測したい場合と、部署やチームごとの売上データから目標の達成度を計りたい場合では必要なデータは異なります。

    ほかにも、広告宣伝費に対する売上比率を分析することで広告戦略の有効度を推察でき、前月度比・前年度比の結果と現状の成果を比較して課題を発見するときにも、売上管理で蓄積されたデータを活用できます。

    このように、さまざまなセグメントで売上の状況を推し測るために、幅広いデータを売上管理表のなかで活用できる状態を目指すのが望ましいと言えます。

    エクセルで売上管理を行うメリット

    精度の高い売上管理を実施し、営業戦略の立案や営業活動の効率化に役立てるには、専用のシステムを活用するのが一般的です。しかし、簡易的な売上管理で十分なケースや、膨大なデータ量を扱わない企業では、エクセルで売上管理を実施することもできます。ここでは、エクセルで売上管理を行うメリットを3つ紹介します。

    導入コストがかからない

    多くの企業では、既に何かしらの用途でエクセルを利用しているケースが多いと言えます。そのため、エクセルで売上管理を行うにあたり、専用のシステムを導入したりセットアップをしたりといった作業は不要で、新たな費用や時間は必要ありません。エクセルはビジネスのあらゆる場面で日常的に使われているだけでなく、大学生でも頻繁に使用するアプリです。社員向けに操作方法などの研修を行わなくても、基本的な操作は問題なく行えるでしょう。このように、導入や研修にコストをかけずに使い始められるのがエクセルの大きなメリットです。

    テンプレートが使える

    エクセルはユーザー数が多いため、自ら作成したオリジナルのテンプレートを配布する人が多く、インターネット上ではさまざまな書式のテンプレートが公開されています。そのため、売上管理の書式をゼロから自分で構築しなくても、一般公開されている既存のテンプレートを使えば、すぐにでも管理作業に取り組めるでしょう。なかには無料で公開されているテンプレートもたくさんあるので、ぜひ自社のスタイルに合ったものを探してみてください。

    カスタマイズが柔軟にできる

    カスタマイズが柔軟にできることもエクセルの大きなメリットです。エクセルには固定されたフォーマットがあるわけではないので、使いやすいように項目を増減することなども簡単に行えます。さらに、関数を扱うスキルがあれば相関する項目を自動計算したり、グラフ機能を使って独自に分析を行ったりと、複雑なカスタマイズも可能です。カスタマイズする際の操作方法についても、インターネットで検索すればたくさんの情報が見つかります。ある程度エクセルを使いこなせているなら、自社の業務にあったフォーマットの売上管理表を作ることもそう難しくはないでしょう。

    売上管理をエクセルで行うデメリット

    エクセルは表計算ツールであり、売上管理に使用すると使いづらさを感じるシーンも少なくありません。こちらでは、エクセルで売上管理を行うデメリットを解説します。

    ミスが発生しやすい

    エクセルによる売上管理は、ミスが発生しやすい点がデメリットです。関数などを駆使することで計算を自動化できても、データは手入力の場合が多いためです。関数を使用する際に適切なセルを参照しなかったり、商品番号や個数をひとつ間違えたりするだけで、意図しない計算結果が出てしまいます。ミスに気づかないまま作業を進めてしまい、売上実績や売上予測の管理を正確に行えないケースも少なくありません。

    また、エクセルは売上管理に特化したツールではないため、ミスに気づいた場合でも間違っている箇所を特定する機能はありません。セルを一つひとつチェックする必要があり、手間と時間がかかります。外部ツールとの連携機能もないため、ミスを防止するために外部の会計ソフトや営業支援システム(SFA)を活用し、入力を自動化することもできません。顧客名や売上金額などを台帳や注文書から転記している場合、特にヒューマンエラーが起きやすいため注意が必要です。

    共同編集ができない

    エクセルで売上管理を行う場合、複数人での共同編集がしにくい点もネックです。ファイルの共有自体はできるものの、誰かが編集作業をしているブックを、別のメンバーが同時に編集することは基本的にできません。売上管理表を使用する場合、各営業担当者が同時に情報を入力するケースも考えられるため、エクセルで運用するには担当者ごとにブックを用意する必要があります。しかし、チーム全体の売上実績などを確認する際に複数のブックを参照しなければならず、かえって業務効率が低下するおそれがあります。

    なお、サブスクリプション型の「Microsoft365」を契約してエクセルを使用している場合は、共有ブック機能を利用することで共同編集が可能です。ただし、機能をオンにするにはいくつかのステップを踏む必要があり、手間がかかります。

    データ量が多いと処理速度が下がる

    エクセルで売上管理を実施する場合、処理速度の低下も懸念されます。売上管理表は、運用から時間が経過するにつれて取引数や商品数が増え、データ量も膨大になりやすいのが特徴です。エクセルはあくまで表計算に特化したアプリのため、データ量が増えると処理速度が遅くなってしまいます。具体的には、「ファイルを開くのに時間がかかる」「新しく行や列を挿入したらフリーズする」などの問題が生じる場合も。その結果、売上管理をスムーズに行えなくなります。

    関連記事はこちら 売上管理システムとは?選び方のポイントやおすすめのシステム16選

    エクセルの売上管理表の作成手順

    関数やフィルターなどの便利な機能を活用できれば、エクセルでも売上管理表を作成することができます。ここでは、その手順を3つのステップで解説します。

    手順1)顧客や商品のデータベース(マスタデータ)を作成する

    最初に、顧客や商品に関するデータベースを作成します。実際に売上管理表を運用する場合は、こちらのデータベースに入力した数値を参照することになります。以下のポイントを押さえて作成しましょう。

    データは縦方向に並べる

    データベースに入力する会社名や商品名などのデータは、縦方向に並べる必要があります。横方向にデータを並べるとフィルターや並べ替えといった便利な機能を使えなくなるためです。

    ▼NGの例

    会社名 株式会社A 株式会社B
    商品 ボールペン ボールペン
    単価 100円 100円
    数量 100 300

    ▼OKの例

    会社名 商品 単価 数量
    株式会社A ボールペン 100円 100
    株式会社B ボールペン 100円 300

    1行空けない

    データは1行ずつ空けて入力してはいけません。データを横方向に並べた場合と同様、フィルター機能や並べ替え機能を利用できなくなります。見やすさが気になる場合は、セルの高さを変更して調整するのがおすすめです。

    項目を固定する

    データ量が増えてページのスクロールが必要になると、商品名や単価などの項目を見失う可能性があります。これを防ぐには、データの最初の行を選択した状態で、エクセルの「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」をクリックし、項目を固定しておくと良いでしょう。

    関連記事はこちら Excel(エクセル)での顧客管理データベースの作り方って?項目と手順をご紹介

    関連記事はこちら 【無料フォーマット】顧客管理のためのExcel(エクセル)テンプレート6選!

    手順2)レイアウトを考える

    次に、売上管理をするうえで自社に必要な項目を洗い出し、売上管理表を作成します。売上管理表に必要な主な項目を以下にまとめました。

    ▼売上管理表に必要な項目の例

    • 取引番号
    • 取引日(販売日・契約日)
    • 顧客名(取引先名)
    • 商材名
    • 単価
    • 数量
    • 売上金額(単価×数量)
    • 原価
    • 粗利(売上金額-原価)

    手順3)適切な関数を入力する

    最後に、適切な関数を入力して売上管理表が正しく動作するかをチェックします。具体的には、手順2で洗い出した項目の数字の計算や、手順1で作成したデータベースの数字を参照し、算出するための関数を使用します。

    ▼便利な関数の例

    • SUMIF関数

      =SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)
      SUMIF関数は、指定した条件に一致したセルの値を合計する関数です。商品別の売上高の合計や担当者ごとの販売個数の合計などを計算したい場合に使用されます。

    • VLOOKUP関数

      =VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)
      VLOOKUP関数は、特定の値で表を検索し、一致するものがある場合に対応する値を表示させる関数です。範囲には手順1で作成したデータベースを、検索方法には近似値を含める場合はTRUE、厳密な一致を求める場合はFALSEを指定します。これにより、売上管理表を作成する際に、データベースから値を手作業で入力する必要がなくなります。商品コードから商品名や単価などを自動入力したいシーンで便利です。

    • COUNTIF関数

      =COUNTIF(範囲,条件)
      COUNTIF関数は、指定した条件に一致したセルの数を表示する関数です。担当者ごとの売上件数や、売上個数が一定以上の日付を数える場合などに使用されます。

    完成した売上管理表は、ピボットテーブルやフィルター機能を使うと見やすくなります。ピボットテーブルは、指定した範囲を特殊な表にしたうえで、分析や集計を行える機能です。ピボットテーブルにしたいデータを指定し、「挿入」タブの「ピボットテーブル」をクリックすると作成できます。

    フィルター機能は、売上管理表から指定した条件のデータのみを抽出する機能です。データ量が膨大になり、必要なデータを確認しづらくなった場合などに使用されます。フィルター機能を使用する場合は、絞り込みを行いたいデータをすべて選択した状態で、「データ」タブの「フィルター」をクリックします。そうすると、各列の1行目に「▼」マークが表示されるため、クリックして絞り込みの条件を指定しましょう。

    無料テンプレートの紹介

    売上管理に利用できるエクセルテンプレートが取得できるサイトを紹介します。ご自身で最初から作成するより、既存のテンプレート利用をした方はご参考にしてください。

    ビズオーシャン

    業界に合わせた売上管理のテンプレートなどが無料でダウンロード可能です。エクセルだけではなく、Googleスプレッドシートなどのテンプレートもダウンロード可能です。

    ビズオーシャン

    テンプレートBANK

    幅広いフォーマットの売上管理用テンプレートが無料でダウンロードできます。縦や横のレイアウトや、グラフ自動で作成できる設計が選べるので、管理したい方法に合わせてダウンロード可能です。

    テンプレートBANK

    エクセルでの売上管理に限界を感じたら専用システムを導入

    今回は、エクセルを利用して売上管理を行う方法をご紹介しました。エクセルには、関数をはじめとした便利な機能が多く搭載されており、簡易的な売上管理であればエクセルでも行うことができます。しかし、関数を使いこなせないと細かなデータ分析が難しい、ミスが発生しやすいなどの限界があるのも事実です。

    関数などの難しい設定をすることなく、より本格的な売上管理やデータ分析を行いたい場合には、販売管理システムの導入をおすすめします。見込み顧客から受注後の売上・顧客管理までを一元管理でき、組織の生産性向上が期待できます。
    特におすすめなのが「楽楽販売」です。

    楽楽販売」を活用すれば、営業の売上見込みの管理から受注後の売上データ・顧客の管理まで一気通貫で行うことが可能です。また、見積もりや受注の情報を転記して請求データを自動生成できます。案件数が多く、記入や管理に労力がかかるときに便利です。さらに、「楽楽販売」は複雑な請求・計上のルールを細かく設定できるため、ワークフローやルールが複雑で請求漏れや計上ミスの多い現場でも安心してご利用いただけます。無料資料をご用意していますので、売上管理や案件の進捗管理にお困りの場合はぜひお問い合わせください。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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