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2019/08/07

Excel(エクセル)で誰でも簡単に!
顧客別で売上管理をする手順とポイント

Excel(エクセル)で誰でも簡単に!顧客別で売上管理をする手順とポイント

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

売上管理のために、エクセルを利用しているという方は多いのではないでしょうか。多くのPCに初めからインストールされていること、多くの方が操作に慣れていることなどから、エクセルの利用は非常に効果的です。今回は売上管理表の役割や売上管理の目的といった基本的な事柄の整理にはじまり、エクセルの売上管理からさらに一歩踏み込んで、顧客別の売上管理をする方法をご紹介します。「エクセルでもう少し細かく売り上げを管理したい」とお考えの方は、参考にしてみてください。

目次

    売上管理表とは

    売上管理表とは、企業活動で発生する売上に関する数値を管理し、売れ行き状況のチェックや目標達成度の確認、部門間・チーム別の売上進捗の把握や各顧客との取引状況などを確認するための図表です。企業によってエクセルで管理する場合や販売管理システムを利用する場合などさまざまですが、ほとんどの組織で活用されています。
    ここでは、売上管理を行う目的や対象となるデータについて詳しく解説します。

    売上管理を行う目的

    そもそも、売上管理は何を目的として実施されるのでしょうか。売上管理の主な目的は、さまざまな売上データを多角的に分析して現状の課題を発見したり、将来的な売上目標・売上見込みなどの試算を行ったりすることです。売上管理を行うことで、例えば製品ごとの売上データから好調なものとそうでないものを抽出し、両者の要素を比較することで個々の課題や成功例を分析したり、月ごとの売上データから繁忙期と閑散期の予測を立てたりすることができます。

    売上管理の対象となるデータ

    売上管理の対象となるデータは用途や分析の目的によってさまざまですが、基本的にはあらゆるデータが用いられます。例えば、10年単位での長期的な月売上データから業績の好調・不好調を予測したり、部署やチームごとの売上データから目標の達成度を図ったりすることが可能です。ほかにも、広告宣伝費に対する売上比率を分析することで広告戦略の有効度を推察でき、前月度比・前年度比の結果と現状の成果を比較して課題を発見する時にも、売上管理で蓄積されたデータを活用できます。

    このように、さまざまなセグメントで売上の状況を推し測るために、幅広いデータを売上管理表のなかで活用できる状態を目指すのが望ましいと言えます。

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    基本的なポイント

    エクセルで売上管理をするには、まずデータベースを作成する必要があります。このデータベースの作成が不十分であれば、非常に使いにくいものになってしまう可能性があります。普段はあまりエクセルを使わないという方は、データベースを作成する前に基本的なポイントを確認しておきましょう。

    データは縦方向に並べる

    例えば、「株式会社A」に「ボールペン」を「100円」で売ったというデータを管理できるデータベースを作成する場合、データベース上のそれぞれの項目は「顧客名」「商品名」「単価」などになります。このとき、これらの項目を横方向に並べ、その下に「株式会社A」「ボールペン」「100円」のようなデータを入力するようにします。それぞれの項目のデータが、縦に並ぶようになります。ここで項目が縦に並びデータが横に並ぶような表を作成してしまうと、エクセルに用意されている便利な機能を使うことができなくなってしまいます。機能の具体的な例としては、見たい項目だけを表示させる「フィルター機能」や、データの並び替えが簡単にできる「並び替え機能」などです。エクセルでの売上管理において、これらは非常に便利な機能です。そのため基本的には、データが縦方向に並ぶようにデータベースを作成しましょう。

    1行空けない

    エクセルに慣れていないと、「できるだけ見やすいデータベースを作成しよう」ということで1行ずつ空けてデータを入力する方がいらっしゃるかもしれません。確かに見た目はすっきりするかもしれませんが、続けてデータが並んでいないと先ほどの「フィルター機能」や「並び替え機能」を利用することができません。見やすさを調整するには、セルの高さを変更するなどの方法を試してみると良いでしょう。

    項目を固定する

    売上管理は、日々データが増えていくものです。データベースを作成してしばらくすると、入力するためにスクロールしなければならなくなります。そのとき、「顧客名」「商品名」「単価」などの項目も一緒にスクロールされてしまうと、表の見やすさが損なわれることになります。それを防ぐための方法として、スクロールしても項目はそのまま動かないように設定することができます。設定は簡単で、データの最初の行を選択し、エクセルの「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選びます。これでデータが増えてスクロールすることになっても、項目は移動することなく固定しておくことができます。

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    顧客別の売上管理

    先ほど紹介した並び替え機能やフィルター機能を使用すれば、項目ごとにデータを閲覧することができます。これを利用して、顧客別の売上管理をすることも可能でしょう。しかしこの方法では、顧客別の売上金額がすぐにはわかりません。人の手で計算して合計を出すこともできますが、見落としや計算ミスの恐れがあります。これを解決してより便利な顧客別の売上管理を実現するためには、「SUMIF関数」を利用します。SUMIF関数は指定した条件の値だけを合計してくれる関数で、「=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)」のようにして使います。

    1.顧客別の表を作る

    まずは、売上管理をしている表とは別に、顧客別の表を作成します。そして、例えば売上管理の表から「株式会社A」だけの合計を表示したい場合は、顧客別の表の「株式会社A」の「金額」などのセルに「=SUMIF(」と入力します。

    2.検索範囲の指定

    次に、検索範囲を指定します。今回は顧客別に合計を表示したいため、売上管理をしている表の「顧客名」が入力されている範囲をドラッグします。すると、先ほど入力した数式に自動で範囲が入力されます。例えばC列の5行目から23行目を範囲として指定したなら、「C5:C23」と表示されます。この際、今後検索範囲がズレないようにするため、自動で入力された範囲を「$C$5:$C$23」のように書き換え、その後ろにカンマを打ちます。

    3.検索条件の指定

    範囲と検索条件を指定できたので、最後に合計範囲を入力します。範囲としては、売上管理をしている表の「売上金額」が入力されているセルを縦にドラッグして選択します。すると数式に範囲が追加されるので、検索範囲を指定したときと同じく「$C$5:$C$23」のように書き換えます。数式の入力は以上なので、最後に「 )」を入力して数式を閉じ、エンターキーを押します。これで、売上金額のうち「株式会社A」だけの合計が表示されます。

    4.他の顧客の合計も表示する

    入力した数式を下にドラッグしてコピーすることで、他の顧客に関しても顧客別の売上合計が表示されます。例えば株式会社Aの合計が表示されているセルをドラッグすることで、株式会社B、株式会社Cなどに関しても、顧客別に売上合計を表示させることができるようになります。

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    応用編:ピボットテーブルで売上管理を便利に

    エクセルを使った売上管理にはいくつかの方法があり、基本的には上記の方法で管理票を作ることで顧客別の売上管理を行うことができます。ですがより売上管理をやりやすくするために、応用編も覚えておくといいでしょう。

    例えばエクセルのピボットテーブルという機能を使用することで、効率的に売上管理を行えます。ここでは、ピボットテーブルを使った売上管理の方法をご紹介します。

    1.表全体を選択してメニューから「ピボットテーブル」を選択

    ピボットテーブルと聞くと「難しそう」というイメージを抱いてしまう方も多いかもしれませんが、実際にはそれほど難しいことではありません。

    まずは対象となる表全体を選択します。そしてメニューから「挿入」を選択し、さらにその中から「ピボットテーブル」をクリックします。

    すると「ピボットテーブルの作成」というウィンドウが出てきます。そこでOKをクリックします。

    2.ピボットテーブルの「枠」の操作

    上記の操作を終えると、別シートにピボットテーブルの「枠」が作られます。ここでは、ドラッグ&ドロップで集計したい金額が入力されている列を「値」欄に移動させます。

    続いて取引先別に金額を区別するために、売上先を「行」欄にドラッグ&ドロップで移動させます。

    さらに、売上月をドラッグ&ドロップで「列」欄に移動させます。

    ピボットテーブルの活用方法

    上記の操作を行うことで、基本的には元になる表と同じものができます。ではなぜ結果として同じ表になるにも関わらず、わざわざこのような作業を行うのでしょうか。

    実は見た目は同じ表であっても、ピボットテーブルを利用することによって効率化されるポイントがあります。例えば、フィルターを使わなくてもすぐに取引先別・請求月、日別のデータを表示することができます。そのため売上明細としてはもちろんのこと、請求・入金管理や売掛金管理などにもそのまま流用できるのです。

    ピボットテーブルを使用しての表の作成は直接作成するよりも少しだけ手間がかかりますが、結果としていくつかの業務を効率化できます。これまでエクセルを使って直接表を作成しており、その業務が負担になっているのであればピボットテーブルの活用を検討してみましょう。

    まとめ

    今回は、エクセルを利用して顧客別の売上管理を行う方法をご紹介しました。SUMIF関数を活用することで、顧客別に合計売上金額が一目でわかるようになります。しかし、エクセルの関数に慣れていない方、あるいはより本格的な売上管理やデータ分析がしたいという方は、販売管理システムを利用すると良いでしょう。より適したツールを導入することで、組織の生産性向上が期待できます。

    「楽楽販売」なら顧客管理売上管理の業務を効率化することができますので、この機会にぜひご検討ください。

    楽楽販売

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