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2020/1/19

Excel業務を効率化するには?具体的なテクニックやExcel業務の課題を解説!

Excel業務を効率化するには?具体的なテクニックやExcel業務の課題を解説!

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
IT化が進んだこともあり、どこのオフィスでもパソコンが当たり前に導入されています。そんなパソコンのソフトウェアの中でも、特に使用頻度が高くなりがちなのがExcelです。使いこなせればあらゆる業務で活用できるExcelですが、業務効率を考えると課題も少なくありません。そこで、今回はExcel業務の効率化や課題についてご紹介します。

Excel業務を効率化するテクニック

オフィスによってはExcel業務が欠かせないというケースも多いでしょう。このソフトウェアにはさまざまな機能がありますので、いかに使いこなせるのかによって効率は大きく変わります。
そこで、まずはExcel業務を効率化するためのテクニックをご紹介します。

効率化+精度アップ!リスト入力

Excel操作で欠かせないのがさまざまな項目の入力です。当たり前の作業だと思われがちですが、リスト入力を導入することで、手打ちでの入力を省略できます。
あらかじめ入力内容をリスト化し、選択するだけで項目を埋めることができるように設定するだけです。
手打ちでの入力の場合、時間がかかるのみでなくミスが起こるリスクも高まります。リスト入力であれば時間を短縮できる上に作業の精度も高めることが可能です。

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1つの項目を埋めれば連動して自動入力されるVLOOKUP関数

請求書や注文書を作成する際に、決まった項目をいくつも埋めなければならないケースがあります。例えば、品番と商品名、単価などは連動していますが、それぞれ入力しなければなりません。
そこでVLOOKUP関数を活用することで効率化できます。
あらかじめ設定しておくことで、品番を入力すると自動で連動した商品名や単価などの項目を埋めてくれます。
前述のリスト入力と同様に処理をスピードアップできるのみでなく、精度も高めることが可能です。

マウス操作を最小限に!ショートカットでコピペ!

Excel業務ではコピー&ペーストを多用するケースも少なくありません。何度も手打ちで入力する必要がありませんのでコピペはとても便利な機能です。
マウスの右クリック操作で行うのが一般的ですが、回数が多くなると煩わしく感じられます。また、マウス操作の際にはどうしてもキーボードから手を離さなければなりませんので作業効率も落ちてしまいます。
そこで、ショートカットキーを活用することでマウス操作を最小限にできます。

ショートカットキーと言うと難しいというイメージを抱いている方も多いようです。しかし、慣れるとそれほど難しくはありません。
コピペの場合、コピーしたいセルを選択して「Ctrl」+「C」を押し、貼り付けたい場所を選択して「Ctrl」+「V」で貼り付けです。
ちょっとしたことですが、うまく使いこなせれば業務効率をアップできます。

クイックアクセスツールバーを使ってあらゆる操作をワンクリックで!

Excelにはクイックアクセスツールバーという機能があります。Excelにはさまざまな機能が備えられているのが魅力ですが、使いたい機能にアクセスするまでに手間や時間がかかるケースも少なくありません。
頻繁に使う機能の場合、項目を何度もクリックしなければならないことがストレスになります。
クイックアクセスバーに使用頻度の高い機能を登録しておけば、ワンクリックでアクセス可能です。通常は2~3クリックしなければならない作業が1クリックになるだけで効率は大幅にアップします。

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Excel業務の課題

上記の通り、工夫次第でExcel業務を効率化できます。しかし、Excelに頼った業務には課題も少なくありません。
そこで、ここでは解決すべき課題をいくつかご紹介します。

業務が属人化しやすい

通常、Excelは個人単位で使用します。そのため、業務が属人化しやすいのです。個人それぞれでExcelファイルを作成してしまい、結果として組織全体の状況を把握しにくいという点も課題となります。
すでにご紹介した効率化も、あくまで作業する本人が選択する形になります。そのため、同じ作業であってもかかる時間や精度に差が出やすくなってしまうという点も課題のひとつです。

作業量が増える

Excel業務はいくら効率化できても限界があります。そのため、Excelに頼った業務になると作業量が増えてしまいます。
ちょっとした作業であっても、積み重なると膨大な量となります。その分だけ人員を割く必要があり、余計なコストが掛かっていることを意味します。
この点もExcelに頼った業務において解決すべき課題のひとつです。

クラウドサービスを使った業務効率化

上記の通り、Excelに頼った業務には限界があります。そこで、クラウドサービスを活用することでさらに業務の効率化が可能です。
楽楽販売では、従来Excelで行われていた作業を整理してリアルタイムで共有可能です。さらに、繰り返し作業をボタン1つで自動化することもできます。つまり、Excelに頼った業務における課題の多くを解決できるのです。
さらに、クラウド型のサービスですので導入時のコストも抑えることが可能です。

まとめ

Excelは使いこなすことでさまざまな業務を行うことができます。そのため、ついついExcelばかりに頼り切ってしまいがちです。しかし、課題も少なくありません。
そこで、クラウドサービスを使うことで課題を解決できるのみでなく業務の効率化が可能です。業務効率に悩みを抱えている方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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