販売管理ソフト7つを比較！自社に合ったシステムを選ぶポイントとは

最終更新日：2023/12/06

こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
販売管理は、企業が利益を追求する上で重要な業務の一つです。

従来の販売管理では、見積・売上・請求・在庫をはじめとした販売に関するデータは個別に管理されており、データの不整合が発生しやすく、情報共有の効率が悪いという問題がありました。近年はこれらの問題点を解消するために、販売業務に関するあらゆるデータを連動させて総合的に管理する「販売管理ソフト」の導入が進んでいます。

この記事では、販売管理ソフトの基礎知識を解説します。また、販売管理ソフトで解決できる課題や、販売管理ソフトの選び方、おすすめのソフトを紹介しますので参考にしてみてください。

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この記事の目次

販売管理ソフトとは？

販売管理ソフトとは、販売管理の一連の作業を効率化するシステムのことです。具体的には、受注から支払までのステータス管理や、見積書・発注書・請求書の作成など、販売管理の幅広い業務に対応する機能が搭載されています。

販売管理の効率化は、事業の成長に欠かせません。そもそも販売管理とは、企業が提供する商品・サービスの販売に関する一連の流れを管理することです。その際、受注や仕入れ、在庫の状況、納品後の請求、債権に至るまで膨大なデータを管理する必要があります。そこで販売管理ソフトを活用すると、社内の「ヒト・モノ・カネ」の動きが可視化され、最新情報をリアルタイムで把握できる状態になるのです。さらに、販売管理ソフトに蓄積されたデータを分析すれば、現状の業務フローのボトルネックやムダを発見して改善し、適切な受発注や支払管理を実現できるようになります。このように経営判断に役立つデータを収集できるようになるのも、販売管理ソフトの大きなメリットだといえるでしょう。

関連記事はこちら販売管理システムとは？主な機能や種類、システム選びのポイント

販売管理ソフトで解決できる課題

ここでは、従来の管理方法における課題と販売管理ソフトで解決できることを紹介します。

従来の管理方法における課題

情報が部門ごとに個別に管理されている

従来の販売管理では、社内の受注や納品状況などの情報がそれぞれの部門で個別に管理されていることから、速やかに確認しづらいのが難点でした。場合によっては、部門ごとに見積書や請求書などの帳票フォーマットがバラバラで、統一されていないケースもあるようです。これでは、情報共有に多くの工数がかかってしまいます。

ミスが起きやすい

紙やExcel（エクセル）で販売管理を行っている場合は、手作業で数字を転記したり、再入力したりする作業が発生します。このように管理方法が煩雑だと、作業の手間がかかるだけでなく、業務プロセスでミスが起こりやすいのも注意点です。ヒューマンエラーが原因でデータに不整合が生じるといった、さまざまなトラブルが懸念されます。

作業量が膨大

特に商品数や取引数が多い場合、紙やExcelで販売管理を行うと作業量も膨れ上がり、大量のデータを管理しきれないことがあります。ミスをなくすためにダブルチェックのオペレーションを組むといったように、却って作業が増えて業務効率の低下を招いているケースも少なくないでしょう。販売情報や顧客情報は日々の業務で蓄積されるため、過去のデータを管理する負担も考慮しなければなりません。

検索性が低い

データを紙の書類で管理すると、蓄積された情報の検索性が低下します。検索に対応できないと、過去の受発注を参照しにくく、万が一問題が発生した場合に該当する受発注内容を迅速に確認するのが難しくなります。また、月別に受発注を管理していて仕入先ごとの発注金額を集計できないなど、分析時にデータを活用しにくいのも注意点です。

ここまでお伝えした課題から、近年は現場に専門のソフトやシステムを導入して管理を一元化し、総合的に販売管理を行う企業が多くなっています。

販売管理ソフトで解決できること

ステータスを把握しやすくなる

販売管理ソフトを導入すると、受注や納品、支払状況など、タスクのステータスが見える化され、リアルタイムで正確に状況を把握できるようになります。社内の情報共有が大幅に効率化され、部門間の連携強化につながるでしょう。また、取引先から問い合わせがあった際、納品時期などの情報を正確に伝えられるようになるのもメリットです。

収支が把握しやすくなる

販売管理ソフトを活用すると、画面上で収支が可視化され、経営判断にも役立てられます。どの商品がどれだけ売れて、どれくらいの利益が出たのか、社内の売上・原価・間接費を紐づけて連動させた詳細な管理を実現できます。また、売上データのほかに、料金回収の状況や部署ごとの利益などのデータも有効活用できるでしょう。

販売管理ソフトを選ぶときの5つのポイント

先ほど解説した通り、販売管理における多くの課題を解決できるのが、販売管理ソフトの特徴です。近年では導入する企業が多いことから、多種多様な販売管理システムが登場しています。いずれのソフトにも、販売管理業務を自動化する豊富な機能が搭載されています。ここでは、販売管理ソフトの選び方として押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

自社の業種に合うか

販売管理ソフトの選び方では、自社の業種との相性も重要です。販売管理の業務内容は、業界によって違いがあります。会社ごとに顧客へ商品・サービスを提供するまでのワークフローが異なることも珍しくありません。例えば、小売業・卸売業・製造業では商材の在庫管理が必須ですが、IT業や広告業には在庫管理は不要となります。そのため、販売管理ソフトは必ずしも多機能であれば良いわけではないのです。

一般的に、多機能なタイプの販売管理ソフトは操作が複雑になりやすく、初期費用や月額費用が高くなる傾向にあります。そのため、不要な機能が多い場合は、基本機能を押さえたシンプルなタイプの販売管理ソフトを選ぶと良いでしょう。販売管理ソフトを選ぶ際は、自社のビジネスに必要な機能が適切に揃っているかどうかを見極めることが大切なポイントです。

構築方法は自社に適しているか

販売管理ソフトには、「クラウド型」「インストール型」「オンプレミス型」というシステム構築方法による種類があります。

クラウド型は、インターネット上のサーバーに構築されたシステムを利用するもので、パソコンやスマートフォンなどのデバイスでどこからでもアクセスが可能です。社内の更新情報をリアルタイムで確認でき、自宅や出張先からのリモートワーク（テレワーク）でもスムーズに販売管理業務ができます。

「インストール型」は、社内PCにインストールして構築するタイプです。「パッケージ型」とも呼ばれます。買い切りで利用するのが特徴で、インターネットに接続しなくても利用できます。ただし、基本的にPC1台につき1ライセンスが必要で、定期的なバージョンアップの作業が必須です。

オンプレミス型はオフィス拠点に置いた物理的なサーバーにシステムを構築して利用します。オフィス以外ではシステムを使用できないので、工場や倉庫など遠隔地の情報はタイムリーに確認できません。独立した拠点で利用する前提で、堅牢なセキュリティ性能を求める場合に向いています。

販売管理ソフトのシステム構築の仕様についても、どちらが自社に合っているかを検証しておきましょう。

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自社の抱える課題を解決できるのか

販売管理ソフトの導入前に必ずチェックすべきなのが、導入によって自社の抱えている問題を解決できるのかという点です。そのためにはまず、課題を明確にする必要があります。例えば、販売業務の効率化を目指すのであれば、既存の業務プロセスで工数が多いポイントの洗い出しを行いましょう。また、業務管理の精度を向上させたいのであれば、ミスが起こりやすい業務やデータの不整合の多い部分を把握します。このように、現状の課題や導入目的を明確にすることで、より有効な販売管理ソフトを選定しやすくなります。

拡張性と導入後のサポートはあるか

販売管理ソフトをスモールスタートで導入する場合は、導入後にシステムの拡張が必要となる可能性があります。将来的に別の工程への導入も視野に入れて、拡張性をチェックすることが大切です。また、すでに社内で会計システムやCTIシステムなどを運用している場合は、連携の可否を確認しておきましょう。

また、販売管理ソフトを選ぶ上では、ベンダーのサポート体制も重要です。販売管理は社内のあらゆる業務と関わることから、短期間で利用を中断することが難しいと言えます。導入前にできる限り仕組みを理解するためにユーザー向けのセミナーを受講するなどして、勉強しておくと安心につながります。また、導入後はメール・チャット・電話サポートのように、問い合わせによる支援を受けられると理想的です。長期的に問題なく運用するためにも、サポートは欠かせないポイントとなります。

法改正に対応しているか

販売管理業務では契約や金銭に関わる取引が発生するので、正確に手続きを行うためにも、ソフトが法令改正へ速やかに対応することも大切です。販売管理ソフトを導入すると業務が自動化されることから、担当者が旧制度のフォーマットに気づかずに処理するといったトラブルが懸念されます。ベンダーが法改正へ随時対応し、自動でシステムに反映されると安心できるでしょう。

なお、PCにインストールして利用する買い切りタイプのソフトの場合、機能が自動更新されないケースがあるので注意が必要です。その点、クラウド型で提供されるソフトはベンダー側がアップデートを行うのが一般的であるため、法改正に関しても安心感があるといえるでしょう。

販売管理ソフト「楽楽販売」の魅力

「楽楽販売」は、気軽に導入しやすいクラウドサービスでありながら、カスタマイズ性の高さを備えた販売管理システムです。実現したい要件やニーズに合わせて機能を組み合わせて、自社専用の充実したシステムを作ることができます。ここでは、販売管理ソフト「楽楽販売」の魅力をご紹介します。

マウス操作だけで簡単にカスタマイズができる

カスタマイズと聞くと「プログラミングなどの専門知識が必要になるのでは？」と心配になるご担当者様も多いかもしれません。「楽楽販売」ならマウス操作だけでスピーディーかつ柔軟にカスタマイズが可能です。

販売管理の現場で「楽楽販売」を使うご担当者様ご自身が、業務フローに沿ってシステムを作り上げられるため、既存の業務フローを変えずに効率的なシステム化を実現できます。システム開発者やベンダーに依頼しなくても、自社のニーズに適した独自のシステムを利用可能です。

スモールスタート・導入後のシステム拡張も可能

販売管理システムの業務領域は、見積作成・受発注手続き・請求書発行・入金・在庫管理など多岐にわたります。業務フローに複数の部門が関わる場合は、すべてのフローを網羅してシステム化するのはハードルが高いと感じられるかもしれません。こうした理由から、すべての業務の機能をトータルで導入するパッケージ型のソリューションは、小規模での導入を検討しているケースには適さないといえるでしょう。

それに対して「楽楽販売」は、小規模向けシステムをご要望の企業様にも適しています。まず特定の業務プロセスに導入した上で、段階的に機能を拡張して利用用途を広げていくことも可能です。一部の業務や部署のみに導入するスモールスタートのケースにも対応できるのが特長です。

利用用途に合わせて幅広い機能を組み合わせることができる

「楽楽販売」は基本機能が充実して、「帳票発行」「データ集計」「承認フロー設定」「外部システム連携」などのさまざまな機能が備わっています。ワンクリックで帳票や集計表を出力したり、承認フローを設定したり、毎週・毎月の売上データを自動計算したりと、販売管理の自動化・効率化が期待できます。これらの多彩な機能を自社の業務フローに合わせて自由に組み合わせることが可能です。

また、「楽楽販売」は電子帳簿保存法にも対応しています。見積書や請求書を電子化することで請求業務や書類管理の負担を軽減し、適切な形式で帳票を管理できます。ペーパーレス化により過去の販売データの検索性が高まり、ファイリングなどの管理工数や印刷コスト削減、効率アップにつながるのが魅力です。

販売管理ソフトを活用して課題の解決を目指しましょう！

ここまで販売管理ソフトの基礎知識から、選び方、おすすめのサービスまでご紹介しました。販売管理業務は事業の成長に欠かせない重要な業務です。そんな販売管理を効率化し、データを経営に役立てるために、販売管理ソフトが活用されています。販売管理ソフトを選ぶ際は、自社の業務に適した機能や形態を選ぶことが大切です。また、ベンダーのサポート体制や法対応もチェックすると安心できます。

販売管理の課題を解決するなら、機能が豊富でサポートが充実したクラウド型システム「楽楽販売」がおすすめです。「楽楽販売」には、販売管理のルーチンワークを自動化する機能や、リアルタイムの情報共有をスムーズにする機能が搭載されています。また、「楽楽販売」は電子帳簿保存法にも対応しています。導入前後に手厚いサポートが用意され、一貫したフォローを得られるのも魅力です。販売管理の効率化は「楽楽販売」にお任せください。

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