非効率なやり方は問題だらけ！
業務を効率化するためのアイデア事例

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まずはルーチンワークの見直しから

決まりきったルーチンワークをするときは、余計なことを考えずに済むので黙々と業務にあたることができます。思考することが少ないので、心身への負担が小さく、ラクに進めることができます。一見良いことのように聞こえますが、果たして本当にそうでしょうか。ルーチンワークは習慣化しているため、これまでのやり方に問題があったとしても問題として気付かない場合もあります。また、たとえ非効率なやり方だと気付くことができても、習慣化されていることを修正するのは容易ではありません。入社してから上司に教わった方法や手順がそのまま自分にとっての当たり前となり、今のルーチンワークになったというケースも少なくないはずです。

つまりルーチンワークを見直して業務効率化への舵を取るには、強い意志をもって日々の業務を改善していく覚悟が必要となります。場合によっては、テクノロジーの導入や社内システムの改善など、環境を変えることも必要になるかもしれません。ルーチンワークの効率化に成功できれば、上司にほかの業務を振られても素早い対応ができるようになるでしょう。あるいは、残業が当たり前になっていたこれまでの日々から解放されて、余暇に時間をかけることも可能です。今のルーチンワークを見直し、業務効率化を図ることは、自分と会社に相乗効果をもたらすことでしょう。

業務が効率化されていない場合に発生しうる問題

ルーチンワーク以外の全ての業務においても、個人の業務が効率化されれば、個人にとっても会社にとっても大きなプラスとなります。ここでは反対に、業務が効率化されていない場合に生じるであろう問題点を、事例を混じえながらご紹介します。

残業せざるを得なくなる

新たな業務を頼まれたときに対応ができず、残業せざるを得ないこともあると思います。従業員の疲れや不満は溜まる一方で、業務効率はさらに落ちてしまう可能性もあります。余計な残業代を支払うことになる会社にとっても、残業をさせることは大きな損失です。双方にデメリットがあるうえ、働き方の改革を望む現代社会の潮流にも反しているといえます。

社内の空気が悪くなる

一人ひとりが非効率な業務をしていると、全体としての生産性が下がり、長時間労働を強いられることになります。最悪の場合、疲れや不満が社内全体に蔓延してしまい、険悪な雰囲気になることもあります。

業務の引き継ぎができない

同様の業務を部下にまかせるとき、あるいは自身が退職するときに、業務の目的やポイントを理解していないと他者への引き継ぎは困難です。日頃から業務効率化ができていれば、よく使う定型のフォーマットや重要な書類などは整理できるはずです。よって日頃から業務効率化を意識しておくと良いでしょう。

個人の業務を効率化するためのアイデア

先に挙げた問題点を解決するために、個人がすぐに実践できる業務効率化のアイデアをご紹介します。

全てのタスクを見える化する

業務の効率化に取り組むにあたって、自分が日々行っているタスクを全て洗い出し、見える化するところから始まります。
ここで言う「タスク」は、自分が関わっている案件を遂行するために必要な全ての作業はもちろん、自己研鑽のために行っていることやルーチン作業、雑用までできるだけ細かく書き出しましょう。

タスクを洗い出す際は、業務プロセスに沿って体系的に書き出すことがポイントです。それにより、一つひとつのタスクの関連性が見えてくるからです。

ムダな業務はやめる

上記のように全てのタスクが体系的に把握できると、「今行うべきこと」や「ある業務の前に済ませるべきこと」といったように、業務の優先度や重要度などが見えてきます。そして、タスクの見える化によって「やらなくてもいいこと」「他と被っている作業」など、ムダな業務が浮かび上がるはずです。

ムダな業務のカットは、最もシンプルで効果的な業務効率化といえます。古くから習慣化していることが本当に必要な業務なのか、新しいやり方に置き換えて時短できないかなどを見極めましょう。

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目的を明確にする

あらゆる業務で常に意識するように心がけましょう。例えば、「プレゼンのために企画書を作る」という行為において、デザインを見てほしいデザイナーと、新サービスのコンセプトを知ってほしい営業担当では、プレゼンの目的が異なります。よって企画書の作り方も異なるため、作成する前に目的を明確にしておくことが重要です。

優先順位を定める

こちらも先の「目的を明確にする」と同様に重要です。例えば、プレゼン用の企画書が緊急かつ重要ではない場合、それは今すぐにやるべき業務ではないかもしれません。時間軸でいえば、中長期的な観点から今日すべき業務を割り出し、さらに今日という観点から優先順位を定めて業務にあたるのが得策です。

期限を決める

納期や締め切りが迫っていることであれば、優先順位の高い業務として定める必要があります。しかしここで言いたいのは、日々のあらゆる業務に対して「自分の中で」期限を決める、ということです。例えばライターであれば、「午前中までに最低3本の記事を書く」というように個人的に目標を定めて業務にあたります。少し上の目標を設定すると、集中力が増し、スピードが速くなります。また一つの業務に対する時間感覚が身につくので、全体の時間配分がしやすくなるというメリットもあります。

他者のノウハウから学ぶ

個人の業務改善のアイデアは、これまでの経験や自分の感覚で掴んだコツといったような明文化されていないところから生まれることがあります。一方で、自分のやり方が固定すると、新しい業務改善のアイデアを自分から生み出すのは難しくなるでしょう。

そんなときは、他者が培ったノウハウから学ぶのがおすすめです。視点を変えることで画期的なヒントを得ることができるかもしれません。
さらに、組織のメンバーと業務改善のノウハウを活発に情報交換できれば、相乗効果によってプロジェクトの成功が期待できるようになります。

社内に新しいシステムを導入するという方法

一人ひとりが強い意志をもって業務の効率化に取り組むことができればベストですが、もっと簡単に、かつ抜本的に、社内全体の業務を効率化する方法をご紹介します。
クラウド業務改善ツール「楽楽販売」です。「楽楽販売」を導入することで、例えば以下のようなメリットを享受できます。

ルーチンワークの自動化

「楽楽販売」では、帳票の作成や顧客へ毎月請求書を送付するなどのルーチンワークをボタン一つで自動化することが可能です。例えば毎月固定の金額を顧客に請求するビジネス形態である場合、毎月同じ請求書を作成し、顧客に送ることになります。「楽楽販売」では毎月の締日になったら請求書を自動で作成する、ということが可能です。さらに手作業での入力ではないため、入力ミスが大幅に削減されます。毎月同じ請求書を作成し、請求書発行日や支払期日のみを変更している場合は、自動で日付が登録されることで、変更するのを忘れ先月の日付で請求書を送付してしまったり、誤った日付を入力してしまったりなどのミスがなくなります。

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リアルタイムに情報共有

資料を確認してほしい場合など、メールやチャットに添付することは手間となります。そこで「楽楽販売」を活用すると、アクセスの権限があるメンバー内でリアルタイムに資料の共有が可能になります。例えば、営業が受注登録をしたら自動で経理に請求書発行依頼がメールで通知されるなど、タイムラグが発生しがちな部署間でもリアルタイムに情報を共有することが可能です。またデータベースに共有されていることで、業務の属人化を防ぐことにもつながり、異動時・退職時の引き継ぎもスムーズになるでしょう。

自社仕様にカスタマイズ

項目の追加や仕様変更を使いながら自由にカスタマイズできるので、あらゆる会社、あらゆる案件に対してフィットします。仮に困りごとがあったときにも、サポート体制が充実しているので安心です。自社仕様にカスタマイズできることで、現場定着率も高まり、会社全体での業務効率化を図ることができるようになります。

まとめ

業務を効率化することは、これまでひっ迫していた業務に余剰時間が生まれることを意味します。余剰時間を生み出すことが可能になれば、「新規事業」に挑戦できる可能性もひろがります。クラウド業務改善ツール「楽楽販売」を使えば、業務を効率化することが可能になるので、是非参考にしてみてください。

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