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請求書業務を効率化!
クラウドシステムのメリットと比較方法を解説

請求書業務を効率化!クラウドシステムのメリットと比較方法を解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
「請求書発行をミスや漏れなく簡単に行いたい」と考える方も多いと思います。そういった場合、請求書クラウドシステムの活用によって解決できるかもしれません。そこで今回は、請求書クラウドシステムを導入することによるメリットや選定方法、おすすめするシステムをご紹介します。

この記事の目次

    請求書クラウドシステムとは?

    請求書クラウドシステムとは、取引先情報や請求額、振込先などの情報をインターネット上で入力し、請求書を簡単に発行できるシステムのことです。システムの活用によって業務効率のアップが図れます。

    もともと請求書を作成するにはエクセルの表などを使って請求書を作り、手作業で郵送していました。しかし、だんだんと取引先が増えるにつれて管理が難しくなり、人為ミスが増加してしまいます。

    請求書クラウドシステムを使用することで、請求書作成の際に入力したデータが自動で反映されるため管理が楽になり、人為的ミスの削減が可能となるほか、作業時間の短縮にもつながります。

    請求書クラウドシステム導入のメリット

    人為的ミスを減らすことも含め、請求書クラウドシステムの導入によるメリットはさまざまです。ここでは、具体的なメリットをご紹介していきます。

    発行作業の手間削減

    請求書クラウドシステムには、請求書に入力した情報を自動的に保存する機能があります。取引先情報や請求金額などを毎回記入しなくても、請求書発行時に手間なく記入して発行・送付ができます。また、請求金額が毎月同じであれば、あらかじめ発行日を登録しておくことで発行日に請求書の自動発行・送付も可能です。これにより、発行作業の手間を削減し効率化へつながります。

    ヒューマンエラー防止

    請求書クラウドシステムの利用により、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。従来型の手作業で請求書を発行する際には、担当者の確認ミスや不確かな情報をもとに請求書が作成されることにより、ヒューマンエラーが発生するケースがありました。しかし、オンライン上で作成可能なシステムを使用すれば、すでに登録している取引先情報や金額を入力するだけで簡単にミスなく請求書の発行ができるのです。

    請求書クラウドシステム選定の3つのポイント

    請求書クラウドシステムを選定する際に懸念されるのは、各社によって機能や特徴が異なることではないでしょうか。ここでは、請求書クラウドシステムを選定の際に重視すべき3つのポイントについてみていきます。適切に比較検討し、自社の運用に合ったものを選びましょう。

    自動化の範囲

    自社で請求書クラウドシステムを使用する際、どこまで作業を自動化するかをポイントに決めることをおすすめします。
    自動化の範囲はサービスによってさまざまです。手作業で郵送の準備をする必要がなく、直接、作成された請求書の郵送まで行ってくれるサービスがあります。また、請求書のデータ管理や入金管理を自動で行ってくれるものも存在します。必要のない箇所に関して自動化は不要なため、自動化の範囲を慎重に考えましょう。

    事業形態に合うシステム選び

    現在の請求書クラウドシステムには、請求書のフォーマットもさまざまなものが用意されています。事業形態によって案件ごとに異なるフォーマットで作成できたり、自動作成機能付きの請求書フォーマットなどもあります。自社の事業形態や運用にあうシステムを選びましょう。

    料金

    基本的には、安価な基本料金で請求書クラウドシステムを利用可能です。ただし、郵送料は別途追加料金を支払うものが多いです。また中には、請求書の発行量が上限を超えると追加料金を払わなければいけない可能性もありますので、複数のクラウドシステムを検証してからの利用が確実です。

    おすすめの請求書クラウドシステム5選

    請求書クラウドシステムの活用で業務効率化につながり、他の作業にリソースを割けるようになります。費用対効果を考え、適切なシステム選びを行いましょう。以下では、おすすめの請求書クラウドシステムを5つご紹介していきます。

    「楽楽販売」

    請求データを効率的に作成可能なクラウド型システムです。スポット・定額・従量課金などさまざまな請求パターンに対応することができます。また、外部システムとも連携が可能なため、作成した請求データを他のシステムに連携することも可能です。自社の運用フローに合わせてカスタマイズできるため、締日の管理はもちろん複雑な請求パターンへの対応にも有効です。

    楽楽販売

    Misoca

    シンプルな操作で見積書、納品書、請求書を作成できるサービスです。豊富なデザインテンプレートから用途にあったものを選択し、必要なデータの入力のみで作成できます。またメールの送付やPDF発行、リンクの共有もワンクリックでできます。

    Misoca

    freee

    経理や決算、経営分析など、経理作業を効率化できるサービスです。法人・個人事業主のどちらにも対応可能な決算書の作成機能があります。また、決済サービスやPOSレジなどの各種サービスと連携し、売り上げのデータを自動的取得が可能です。

    freee

    マネーフォワード クラウド請求書(株式会社マネーフォワード)

    ワンクリックで、簡単に郵送が可能な請求書クラウドサービスです。また、マネーフォワード クラウド会計・確定申告とのデータ連携ができ、売掛金の管理が可能です。

    マネーフォワード クラウド請求書

    board

    請求書作成や見積書の発行はもちろん、周辺の業務や経営を一括管理・効率化が行えるクラウドサービスです。案件ごとに書類の作成ができ、自動的に内容をコピーする機能があるため、簡単に出力・修正が可能です。

    board

    まとめ

    請求書クラウドシステムの活用で、今まで手作業だった書類作成の効率をアップすることができるはずです。ミスや漏れを無くし、書類作成・発行にかける時間を減らせば、その他の業務に集中できます。ぜひ一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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