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ポイントは情報の一元化!
紙書類・Excel管理に疲れたら、まず試してほしいこと5つのこと

ポイントは情報の一元化!紙書類・Excel管理に疲れたら、まず試してほしいこと5つのこと

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

紙書類やExcelで見積書や請求書、稟議書、会議資料などを管理していると、さまざまな場面で「手間」や「ムダ」を感じることは多いのではないでしょうか。
本記事では、紙書類・Excel管理あるあるをもとに、業務の手間やムダを解消するためにぜひ試してみてほしいことを5つご紹介します。業務の効率化に向けて、ぜひ参考にしてみてください。

目次

    紙書類・Excelの管理に疲れていませんか?

    DXの推進が叫ばれる中、日本では未だに請求書や見積書、発注書、稟議書…などさまざまな書類が紙で管理されています。また、長年にわたって同じ業務フローを続けてきたことで根付いてしまった「企業独自のルール」も存在します。

    このような状態から、担当者がどうにか効率化を図ろうとしてもなかなか踏み切ることができずに仕方なく古い方法で運用を続けている、業務に疲弊している、という担当者様も多いのではないでしょうか。現時点ではどうにか大きなトラブルや支障なく業務が進んでいても、今後も同じように業務をつづけていくことで問題に発展してしまうリスクも想定されます。

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    紙書類・Excel管理あるある

    紙書類やExcelがメインの業務から脱却ができないケースにおいて、よくあるお悩みを5つ挙げてみました。

    書類の紛失

    あたり前のことではありますが、紙ベースで情報を管理していると物理的に紛失してしまうリスクがあります。「担当者に手渡ししたはずが…」「ファイリングしていたはずのところに見当たらない…」「重要書類をコピー機に置きっぱなしに…」など、紛失のリスクはさまざまな場面で想定されます。

    押印のために出社

    特にコロナ禍以降はリモートワークを導入する企業が増えましたが、業務フローの中に「紙書類への押印」があることで出社せざるを得ないといったケースも多いです。
    リモートワーク中に限らず、担当者が外出中や出張中などはフローが滞ってしまい承認がスムーズに進まない場面もあるでしょう。

    このように「押印のために出社をしなければならないという手間」「出社を待っていないと承認が進まないという時間のムダ」という2つの側面で、課題となっているケースが多いようです。

    Excelファイルが壊れる・フォーマットが崩れる

    大量のデータをExcelファイルで管理している場合や、マクロを使って複雑な処理を組んでいる場合などは処理が重くなってしまい、ファイルが固まってしまう・壊れてしまうなどのトラブルにつながりやすいです。 知らない間にフォーマットが崩れてしまい、戻せなくなってしまったというケースもあるかもしれません。

    重要なデータが破損してしまえば、企業として大きな損失になりかねません。Excelの良いところは特別な費用をかけずに誰でも利用できる点ですが、セキュリティ面・保障の面で不安が残ります。
    もし既に処理が遅くなってきたと感じていたり、重要データをバックアップせずにExcelのみで管理している場合は早急に対策が必要です。

    作業の担当者・更新した担当者が誰だか分からない

    紙やExcelで管理しているデータ・書類は、編集や更新の作業を行った担当者を特定することができません。万が一故意に書類の改ざんをされた場合も、誰がその操作・編集を行ったのか突き止めるのは難しいでしょう。

    重要なデータをシステムに入れるのはセキュリティ面で不安が残る、と考えている方もいるかもしれませんが、セキュリティ面に関しては紙やExcelの方がリスクが大きいと考えた方が良いといえます。

    書類のファイリングに手間とコストがかかる

    紙書類の管理には、まず紙に印刷をしてファイリングするという手間がかかります。さらに印刷した書類は、一定期間保管しておかなければならないものも多いため、場合によっては広い倉庫なども必要になるでしょう。

    このような書類の管理コストもアナログ業務を続けていくうえでの大きな課題となっています。

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    紙書類・Excelの管理に疲れたら試してみたい5つのこと

    ご紹介したような紙書類やExcel管理の「あるある」課題で、自社に当てはまるものはありましたでしょうか?
    もし1つでも当てはまるものがあれば、次の項目を参考に効率化の糸口を見つけてみましょう。

    業務フローを書き出してみる

    まずは改めて既存の業務フローを振り返り、可視化するために書き出してみることがおすすめです。ポイントはただ個々の業務を書き出すだけでなく、どの業務にどれだけの部署が関わっているか、どのように業務フローが進んでいくのか、という点まで整理することです。
    業務フローを可視化することで効率が悪くなってしまっている原因の発見につながります。

    各部門・部署ごとに管理しているファイルをリストアップ

    「営業部門」「経理部門」「マーケティング部門」など、各部門が管理しているファイルがどれくらいあるのか、不適切な方法で情報が管理されていないかなどを含め、全体を把握しておくことも大切です。場合によっては部門内でブラックボックス化してしまったデータの発見につながるかもしれません。

    リストアップしたものをもとに不要になったファイルが残っているなどのムダを洗い出し、必要に応じて削除する・統合するなどの対応を進めましょう。

    重複している書類や作業を洗い出す

    業務フローの中でもっとも非効率ともいえるのは、同じような情報が複数のファイルで管理されている、同じ業務フローが必要以上に繰り返されているなど、業務に「二度手間」が発生してしまうことです。
    前述の「業務フローの書き出し」「部門ごとに管理しているファイルをリストアップ」をしたうえで、重複している書類や作業がないか洗い出しをしてみましょう。

    ムダな転記作業がないか確認してみる

    重複書類や作業の洗い出しと少し似ていますが、洗い出した内容を更に細かく見てみると同じような情報が繰り返し入力されているところがあるかもしれません。例えば注文書を請求用と発注用の2か所に転記しなければならない、見積書から請求書に同じ数字を繰り返し入力しなければならない、などが挙げられます。

    このようなムダな転記作業がないかを確認し、改善策を講じるのも重要なポイントです。

    ペーパーレス化が可能な管理業務を洗い出す

    先に述べた通り、紙書類の管理はデジタル化された情報の管理と比べて手間やリスクが大きいです。業務フローや管理しているファイルなどが整理できたら、ペーパーレス化が可能なものはないかどうかも検討してみましょう。

    効率化のために必要なこと

    適切なツールを選定・導入する

    「非効率な環境を改善するためにデジタル化しなくては…」と考えている方も多いかもしれませんが、ただ単に便利なシステムやツールを導入したからと言って業務効率化に成功するとは限りません。
    ご紹介したようなポイントを中心に業務フローをしっかりと整理し、効率化の足かせになっている箇所を理解したうえで、それを解消できるシステムやツールを選定する必要があります。

    導入したシステムを社内に浸透させる

    業務のシステム化において、もっとも難しいポイントの1つがこの「浸透させる」というフェーズです。
    業務に携わる担当者に、これまで続けてきた方法を大きく変えることを嫌がられてしまうケースもあるかもしれません。そのような担当者に対しても、きちんとシステム化のメリットを説明する、操作方法を解説するなどして利用を促していかなければなりません。

    強制力をもって利用を指示することも必要かもしれませんが、やみくもに指示するだけではなくシステム化の目的やメリットまで伝えていくことがポイントとなるでしょう。

    楽楽販売でできること

    楽楽販売は企業ごとに異なる業務のお悩みを解決できる「カスタマイズ型」のシステムです。
    見積・受注・請求管理などの販売管理の効率化はもちろん、社内稟議や各種帳票発行などさまざまなバックオフィス業務をまとめて効率化することができます。

    カスタマイズと聞くと、難しいシステムの知識が必要になるのでは?と感じる方も多いかもしれませんが、楽楽販売はプログラミングの知識がない方でもマウス操作のみでカスタマイズが可能です。システム提供側や情報システム部門ではなく、実際に利用する担当者が現場で使いやすいようにシステムを作っていくことができます。

    初めてのシステム導入に安心なシステムなので、ぜひお気軽に資料請求してみてください。

    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

    おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ84,145社のご契約をいただいています(クラウドサービス61,319社、レンタルサーバーサービス22,826社。2022年3月末現在)。「楽楽販売」はラクスの登録商標です。