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非効率なバックオフィス・管理業務を改善したい!
効率化に成功した企業3社の共通点とは?

非効率なバックオフィス・管理業務を改善したい!効率化に成功した企業3社の共通点とは?

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

バックオフィスとは経理や総務、会計、庶務、その他一般事務など、製品・サービスの販売や顧客対応を行う部門の後方支援を担当する部門のことを指します。これらのバックオフィス・管理業務では、Excelや長年にわたり使い続けている旧システム、場合によっては大量の紙書類による非効率な業務体制に課題を感じている企業がとても多いです。
今回の記事ではこのような非効率なバックオフィス・管理業務の効率化に成功した企業3社を例に挙げ、その共通点を解説します。ぜひ自社の実状と照らし合わせて今後の参考にしてみてください。

目次

    バックオフィスとは?

    バックオフィスとは、経理や総務、会計、庶務、その他一般事務など、組織を円滑に機能させるための後方支援部門のことです。バックオフィスは企業活動におけるさまざまな手続きや事務処理、サポートなど、欠かすことのできない業務を担っています。直接的に売上を創出する部門ではありませんが、バックオフィスが機能しなくなれば健全な企業活動をつづけることは難しいでしょう。

    非効率なバックオフィス・管理業務

    バックオフィス・管理業務においては、アナログで非効率的な業務体制が深く根付いている企業が多いです。実際に次のような点を課題に感じている方も多いのではないでしょうか?

    • Excelやwordを使った管理が多く、社内に色々なファイルが散らばっている
    • 担当者が個々に書類やファイルを保存していて、管理しきれていない
    • 長い間使い続けている古いシステムに業務が依存していて、非効率な運用を変えられない

    現時点では上記のような課題に目をつむって何とか管理ができていたとしても、事業が拡大したり、月日が経つにつれてデータの量が増えたりしたら、企業活動において大きな弊害になってしまう恐れもあります。

    非効率的と感じる業務ランキングワースト3

    Manegyがバックオフィス担当者に対して行ったアンケートによると、特に次の3つに関して「非効率的である」と感じている人が多いようです。

    • 経理担当者 → 「請求書や領収書など書類管理」
    • 一般事務 → 「報告資料のための月次の集計作業・レポート作成」

    この調査は総務・法務・経営企画の業務担当者へのアンケート結果ですが、他にも担当業務によって、次のような業務が特に非効率的だと感じられています。

    • 押印作業
    • 契約書管理
    • 各種会議運営

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    非効率な業務が常態化してしまっている理由

    紹介したような非効率な業務が常態化してしまっている理由は企業や環境によってさまざまですが、次の3つのいずれかに該当するケースが多いです。

    やり方を変えるのが面倒くさい

    「いつかはやらなければならないと分かっているけど…」
    「管理方法を変えると、慣れるまでは逆に時間がかかるのでは…」
    「関連部署や上層部を説得するのも大変そう…」

    このような声を社内で聞いたことがある、またはご自身で感じている、という方は多いのではないでしょうか?
    このように課題は認識していても、通常業務と並行して効率化のために動くとなるとなかなか腰が重く、踏み切ることができない、というのも非効率な業務が常態化している理由の1つです。

    人材不足

    業務の効率化を進めるうえでの人材が不足しているというのも、よくある理由の1つとして挙げられます。

    「現行システムを作った担当者が退職してしまい理解できる人がいない」
    「クラウドシステムなど、便利なシステムを導入したいが社内に知識のある人材がいない」

    このように、要因はさまざまですが人材不足は多くの企業で課題となっているようです。

    新たな費用をかけたくない

    効率化を進めるにあたり、システムの導入や人材の育成・確保など新たに費用をかけたくないと考えている企業も多いです。効率化に成功すれば、人件費やシステム維持費等の削減につながる可能性は高いです。しかし、初期投資として費用をかけることに抵抗を感じている企業が多いというのも、非効率な業務が常態化してしまっている理由と言えるでしょう。

    バックオフィス業務の効率化に成功した企業3社

    このようにさまざまな要因によってバックオフィス・管理業務の効率化に着手できていない企業も多いかもしれませんが、ここでは実際にバックオフィス・管理業務の効率化に成功した企業を3社ご紹介します。

    株式会社クレディセゾン

    株式会社クレディセゾン様では、「請求書の紙管理」と「請求書発行までの承認フロー」において、大幅なコスト削減・効率化に成功されています。

    以前は毎月700枚に上る請求書を紙で管理しており、業務時間・コストの両面で大きな負担になっていました。このような課題解決のために楽楽販売・楽楽明細を導入したところ、以下の一連の業務がまとめて管理できるようになり、月270時間以上の工数削減につながったということです。

    ● 請求データの作成 → ● 請求書の作成 → ● 請求書の承認 → ● 送付 → ● 控えの保存

    承認フローにおいて、楽楽販売・楽楽明細の導入前はリモートワーク中も押印のために出社する必要がある、承認者が不在だとフローが滞ってしまうなど、業務効率が良いとは言えない状態だったそうです。請求書の管理だけでなく、承認フローも同システム上で完結できたことで併せて効率化に成功しています。

    シャトルロックジャパン株式会社

    シャトルロックジャパン株式会社様は、「受注管理業務」「契約更新・解約の管理業務」を自動化し、効率化に成功されました。

    <受注管理業務>
    それまでは、受注時に営業から経理宛に報告メールを送っていたそうですが、その内容はバラバラで漏れもあり、不要な確認作業が多発していました。効率化のためには受注報告項目の統一化や不要な確認・修正作業の削減が必要だったため、楽楽販売で受注管理業務をシステム化したということです。
    結果として受注報告時の漏れやミス、不要な確認はなくなり、作業時間が大幅に短縮されています。

    <契約更新・解約の管理業務>
    以前はスプレッドシートで管理をしていたため、契約更新・解約のタイミングで手作業のデータ登録や修正の手間が発生する点が課題となっていました。この管理も楽楽販売で自動化することで、契約更新・解約のタイミングでデータを自動反映してくれるので手間はゼロになり、自動化されたことで契約更新漏れの心配もなくなりました。

    株式会社アルペン

    株式会社アルペン様では、「店舗ごとの発注管理」「発注書などの書類作成」などをシステム化し、毎月1営業日分の工数削減に成功しています。

    この2つの業務において課題になっていたのは、Excel管理が多いことによる業務効率の悪さでした。さまざまな場面でExcelを用いた管理を行っていたため、無駄な転記作業や工数の増大につながってしまっていました。このような課題の解決のために次のような点をExcelから楽楽販売での管理に移行したところ、約1営業日分の工数削減につながったということです。

    • 各店舗から本部にExcelの発注書を送付していたところを、店舗が楽楽販売に直接発注情報を入力する仕組みに変更
    • 本部からメーカーに発注するために、各店舗から集まったExcelの発注書をメーカーごとにまとめていたが、楽楽販売がメーカーごとに自動でデータをまとめてくれるように
    • 毎月手入力で作成していた「納品書」「請求書」「注文明細」などの帳票も、楽楽販売を使ってボタン1つで作成できるように

    >>もっと詳しく効率化の事例を見てみたい!一覧はこちら

    効率化に成功した企業3社の共通点とは?

    紹介した3社ではそれぞれ効率化した業務の領域が異なりますが、いくつかの共通点があります。この共通点が業務効率化の大きなヒントとなるため、1つずつ見ていきましょう。

    自社の業務課題がどこにあるのか認識していた

    まず3社に共通しているのは、自社の業務が非効率的なのはどのような課題によるものなのか、何を解決することで改善につながるのかしっかりと認識していたことです。

    まずはただ漠然と「何だか効率悪いな…」「今やっている作業は無駄が多い気がする…」と感じることも大切ですが、さらにその気づきを深堀し、業務課題をしっかりと認識しておく必要があります。この課題認識のためには担当者自身で業務を分析することも重要ですが、併せて関連部署にもヒアリングなどを行い、多角的な視点で課題を認識しておくと良いでしょう。
    社内で実施するのは難しそう…という場合はぜひこちらからご相談ください。弊社でもお手伝いをさせていただきます。

    目的意識をもってシステムを導入した

    便利なシステムや最新ツールを導入すればおのずと業務は効率化する、と考えている方も多いかもしれません。しかし、導入の目的や改善したいポイントがあやふやなままでシステム化を進めてしまうと、失敗してしまう可能性が高いため注意しましょう。
    「システム化をしたのに、結局古い管理方法で業務を進めている人が多い」「実際導入してみたら自社業務には対応できない仕組みが多く、うまく使えなかった」などはよくある失敗例です。

    業務改善の方法としてシステムを導入する場合、重要なのは「システム導入によって何を解決したいのか」という目的を明確にしておくことです。さらにこの目的をしっかり社内に共有し、共通認識として持っておくことが、効率化に成功するための秘訣と言えるでしょう。

    不要な紙書類やその管理を廃止した

    3つ目の共通点として、不要な紙書類やその管理を廃止したことが挙げられます。特にコロナ禍以降、在宅勤務やリモートワークが広まり、紙書類の管理は効率化の大きな弊害となっているためです。

    「押印のために出社する」「過去の書類を参照するために出社する」「担当者のデスクまで出向いて書類を回さなければならない」など、紙書類によってさまざまな「非効率」が発生しています。もちろん、すべての紙書類が廃止できるわけではないので要不要の線引きを行う必要がありますが、「不要」と判断されたものに関してはデータファイルに移行したり、システムに登録したりなどの対応をして「紙書類の削減」を進めることも、業務効率改善の第一歩として大切です。

    散らばっていたデータを一元化した

    前述の紙書類の廃止とも共通するところがありますが、データの管理方法や保管場所などがバラバラな場合、それらの情報の一元化を進めることも効率アップのために重要です。契約に関する情報の管理を例にあげて見てみましょう。

    たとえば、契約前の営業過程で使用する「顧客情報」「契約担当者情報」「見積データ」などは営業部門が管理、その後契約に至った場合の「契約書」「毎月の請求書」「受発注まわりのデータ」は経理部門が管理しているとします。記載の通り、管理が必要なデータや書類はさまざまですが、顧客情報をはじめ営業部・経理部どちらにも共通して管理が必要なものも多いです。
    このような場面で営業部・経理部が別々に、異なる方法で情報を管理していると、同じ情報を複数のファイルに転記する必要が出てくるなど、さまざまな場面で二度手間が発生してしまうと考えられます。

    この例から分かるように、情報の一元管理は効率化を進めるうえでとても大切です。自社の管理状況に「無駄」がないか一度見直してみるのも良いかもしれません。

    バックオフィス・管理業務効率化のために大切なこと

    バックオフィス・管理業務の効率化について解説してきましたが、参考になる情報は見つかりましたでしょうか?ぜひ自社の実状と照らし合わせて、効率化の糸口を見つけてみてください。

    楽楽販売ではご紹介した「請求管理」「承認フロー」「受注管理」「発注管理」だけでなく、「問い合わせ管理」「仕入管理」「プロジェクト管理」などさまざまな用途でご利用いただける、カスタマイズ可能なクラウドシステムです。
    この記事でお話ししたように、システム導入は自社の業務改善ポイントにしっかりと対応できるものを導入できなければ意味がありません。システムを導入する際は、必ず「どんなことが実現できるシステムなのか」「同じような用途での導入実績はあるか」など詳しく調査をしたうえで、選定を行うことが大切です。

    楽楽販売では、企業様ごとに異なる業務フローや要望、抱えている課題・お悩みなどをヒアリングしております。「こんな業務には対応できるか?」「他社ではどんな利用実績があるか?」「自社だといくらくらいの費用がかかるか?」など、是非お気軽にお問い合わせください。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

    おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ84,145社のご契約をいただいています(クラウドサービス61,319社、レンタルサーバーサービス22,826社。2022年3月末現在)。「楽楽販売」はラクスの登録商標です。