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2019/04/04

販売管理をExcel(エクセル)でスムーズに!
3つの課題とシステム導入のメリットとは

販売管理をExcel(エクセル)でスムーズに!3つの課題とシステム導入のメリットとは

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

販売管理を行うにあたり、エクセルを利用する企業は多くいます。しかしエクセルではデータの蓄積量に限界があったり、作業が属人化しやすかったりという課題もあります。今回はエクセルを用いたデータベース作成のポイントとエクセルの課題、システム導入の魅力などをご紹介します。

目次

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    Excel(エクセル)でデータベースを作成する際のポイント

    エクセルは販売管理にも役立てることができ、さまざまなマクロやピボットテーブルを用いて売上管理表や顧客管理表などを作成できます。中でも、データベースを作成する際におすすめの機能がピボットテーブルです。ピボットテーブルとは、データベースにまとめた大量のデータをマウス操作で手軽に集計・分析できる機能です。

    データベースとは、例えば売上管理表なら「日付」「商品名」「単価」「数量」などの項目を並べ、一目で確認できるようにしたものです。ピボットテーブルを利用する際は、あらかじめデータベースを作成してデータを整理しておく必要があります。
    作成のポイントとして、セルを結合しないという点があります。セルが結合されているとエラーとなってしまうため注意してください。また「パソコン」と「PC」のように同じ商品でも書き方が違うと正しく集計できないため、空行や変換ミスにも要注意です。ピボットテーブルでは、1番上の行に入力した単語を項目として集計に利用するため、1番上の行に項目を並べておくことも必須です。

    作成したらデータ内のいずれかのセルをクリックし、エクセルの「挿入」タブから「ピボットテーブル」をクリックし、データ範囲を設定します。すると新規シートにピボットテーブルが作成されるため、項目の設定などを実行しましょう。

    販売管理にExcel(エクセル)を利用した場合の課題

    マクロやピボットテーブルなど便利な機能が多いエクセルですが、販売管理に利用するにあたり課題もあります。

    作業が属人化しやすい

    エクセルで販売管理を行うとなれば、マクロやピボットテーブルなどの機能や、関数の取り扱いについて理解する必要があります。商品が増えると管理も複雑になるため、一定レベルのスキルを有した人しか操作できなくなる可能性もあるのです。作業が属人化すると、担当者が外出している時間帯や休日に業務が滞ることになります。また退職となれば、データファイルを作成し直しとなる可能性もあります。

    属人化を防ぐにはマニュアル作成が有効ですが、作成・更新や引き継ぎにかかる手間や人件費のことを考えると望ましいとはいえません。

    データ処理の効率が悪い

    基本的にエクセルは複数人での同時編集が難しく、複数人で編集すると不具合が生じたり、同じセル内を編集してデータにズレが起きたりする可能性があります。とはいえ1人で管理を行うとなれば負担が大きく、担当者がいないと業務がまわらないという状況になりかねません。

    加えて、データが膨大になるとエクセルが重くなり、処理速度が低下するという課題もあります。本来エクセルはデータベースソフトではないため、蓄積できるデータ量には限界があると考えておかなくてはなりません。

    人為的ミスのリスクが高い

    エクセルを用いて販売管理を行う場合、データの登録・更新のたびにミスが発生する可能性があります。売上を計上する際や代金を請求する際にミスに気付くこともあり、その時点から遡って確認・修正をするとなれば余計な工数がかかるため効率的とはいえません。

    他にも「エクセルがバージョンアップすると、作成したプログラムが作動しなくなる可能性がある」「リアルタイムでの更新ができない」など、さまざまな課題があります。

    販売管理システムを利用するメリット

    エクセルにはさまざまな課題があります。これらを解決して販売管理をスムーズに進めるためには、管理方法の見直しを行う必要があります。そこでおすすめなのが、専用システムの導入です。販売管理システムには有料のものと無料のものがあり、セキュリティ面やトラブル時のサポート、品質の高さなどを考慮すると有料のものがおすすめです。

    販売管理システムを導入すれば、受発注や入出荷、売上、請求などの販売管理に必要なデータをリアルタイムで一括管理できるようになります。これによりスムーズに業務を進行できる他、全体像を把握できるためミス防止にも有効です。また、これまで人の手で実行していた作業をシステム化することで工数や人件費の削減、さらには作業の属人化を防ぐことができます。加えて、販売管理システムなら過去数年にわたるデータを閲覧・分析できるため、今後の経営戦略を立てる上でも重宝します。

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    フリー販売管理ソフトは実用的か?

    販売管理システムには、無料で使用できるソフトも存在します。はじめから有料の販売管理システムを使用することはコスト面で不安という場合や、複雑な機能は必要ないという場合におすすめです。

    無料の販売管理システムの問題点

    フリーソフトの問題点について、おさえておきたい2点をご紹介します。

    サポート

    フリーソフトは海外製品であることが多いため、サポートが日本語対応になっていないことがあります。操作方法についての質問や不具合が起きた時の相談など、問い合わせ時に困ることがあるかもしれません。加えて機能が限られているため、事業が拡大した時に柔軟な対応ができないケースも考えられます。

    セキュリティ

    もう一つの問題点は、セキュリティ面です。企業の機密情報である販売管理データの漏洩、消失など、思わぬトラブルを招く恐れがあります。フリーソフトの提供元をよく確認し、安全性についてシビアに見極める必要があります。

    販売管理システムの選定

    ここでは、販売管理システムを選ぶ時のポイントをご紹介します。

    業種業態にあったシステムである

    一口に販売管理といっても、企業の業種業態、事業規模、グローバル展開の有無などによって営業フローは異なります。自社の仕組みにあったシステムであるかを確認してください。

    スマホに対応している

    使える端末についても事前にチェックしておきましょう。パソコン以外では操作できないシステムよりも、スマホ対応のシステムの方が業務効率が上がるといえます。営業先やリモートワーク中でも販売管理データを活かせる、柔軟なシステムを選ぶと良いでしょう。

    経営資源としてデータの活用ができる

    他のシステムとの連動性が高ければ、販売管理データベースを経営資源として活用できます。データの裏付けを用いて、さまざまな経営目標の数値を確度の高いものにしていくことができます。

    販売管理システムの導入で業務効率を高める

    販売管理にも役立てることができるエクセルですが、課題も多いといえます。例えば、処理速度の低下は業務効率に多大な影響を与え、納期遅れなどにより取引先に迷惑をかけてしまう恐れもあります。

    販売管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務を迅速かつ正確に進めることができます。システムと一口にいっても多くの種類があり、受注管理など特定の管理のみに対応するものもあれば、幅広い業務をカバーできるものもあります。特徴や機能などを考慮して選んでみてください。

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