エクセルで顧客管理をするための
データベースリストの作り方とは？

こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
エクセルは、表計算だけでなく顧客管理にも活用することができます。しかし、顧客情報を記入しておくだけでは「活用している」とは言い難いでしょう。今回は顧客情報をリスト化して管理するためのデータベースの作り方をご紹介します。

顧客管理をするためのツールについて

エクセルをはじめとした、パソコンにプリインストールされている表計算ソフトを使用して顧客管理を行っている方も多いのではないでしょうか。エクセルは無料で使えるとても便利なビジネスツールですが、データの蓄積量に限界があったり、作業が属人化しやすかったりという課題もあり、使い方次第では非効率な業務の原因になります。しかし管理する情報量が小規模であれば、エクセルでデータベースを作成した方が取り扱いやすい場合もあります。状況に応じて、エクセルを使うべきなのか、専用の顧客管理システムを使うべきなのかを判断しましょう。

なお、エクセルを用いたデータベース作成のポイントについては、こちらの記事も参考としてぜひご覧ください。
⇒ 顧客管理はどうするべき？Excelやシステムを活用する効率的な方法

顧客管理のためのデータベースリストの作り方

効率的な顧客管理をおこなうための方法としては、顧客情報が一元化（データベース化）されていて、一覧できるということがポイントです。ここでは、どのようにエクセルを設計すればいいのかをご紹介します。

①項目ごとにリスト化する

エクセルを使った顧客管理をデータベース化するには、項目ごとにリスト化して設計するのがおすすめです。
たとえば一例として次のような表ができあがります。

①項目ごとにリスト化する

※本記事にある画像内の情報はすべて架空のものです。

全体の顧客数を簡単に把握できるほか、顧客名や住所などの基本情報を一覧することが可能なため、連絡先のデータベースとして有用です。大きな企業が顧客だと、別の部署・別の担当者と同時にやり取りをする場合もあると思います。そのような用途をふまえて項目を設計すると良いでしょう。また、特記事項などの項目を設けておけば、定量的なデータではわからない情報を共有することもできます。

②エクセルの便利機能で使いやすくする

本来は表計算ソフトであるエクセルですが、その中にはデータベース内の情報が増えるほどに真価を発揮する機能があります。ここでは、とくに活用をおすすめする基本的な機能2つについて、使用方法をご紹介します。

ウィンドウ枠の固定

顧客管理すべき項目数が増える、あるいは顧客の数が増えると、一画面でリストを一覧することが困難です。縦か横にスクロールする必要があるため、何の項目（どの顧客情報）を見ているのか確認するために不要な時間を使ってしまいます。

そこで便利なのが「ウィンドウ枠の固定」機能です。

ウィンドウ枠の固定

上の画像でいえば、項目は固定したまま下にスクロールしたいので「A4」セルでウィンドウ枠を固定します。

ウィンドウ枠の固定

こうすることで、顧客数が増えても項目を固定したまま閲覧・編集が可能です。

特定の文字列を強調する

顧客管理におけるデータベースを使いやすくするために「特定の文字列を強調する」機能の活用もおすすめです。

たとえば、大阪の企業だけを探したい場合は次のような手順になります。

特定の文字列を強調する

住所記載のあるE列を選択してから、「条件付き書式の設定」、「セルの強調表示ルール」へと進み、「文字列」をクリックします。

特定の文字列を強調する

続いて任意の文字列（今回は「大阪」）を入力すれば、「大阪」を含むセル列のみが強調されます。このように強調しておくことで、ほかの人が見ても視認性を高めることが可能です。また、この機能を担当者名やメールアドレスの項目で応用すれば、重複のチェックをすることもできます。

エクセルを超える顧客管理データベース

万能にみえるエクセルにも、課題があります。たとえば「膨大な顧客情報の更新や保管には向かない」「ケアレスミスによる情報の消失や漏えいが起こりうる」「複数人でのスムーズな編集ができない」の3つです。
これらを一挙に解決できるのがCRMシステムです。CRMシステムとは、顧客情報の管理業務に特化したデータベースの通称です。たとえば、CRMシステムを活用すると、今まではエクセルごとにバラバラと管理していた情報を1つにまとめて共有化できるため、業務効率が大幅に改善します。また、販売管理といった、いくつかの部署にまたがる業務でもスムーズなやり取りが可能になります。さらに、エクセルよりも厳しくセキュリティ管理が行えるので、安心して情報共有することができる点もCRMシステムの魅力の1つです。