クラウド型販売管理ツール

2020/5/3

販売管理システムを導入したい方必見!基本から選定・運用までを解説

販売管理システムを導入したい方必見!基本から選定・運用までを解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売業務には、非常に多くの業務やフローがあり、そのため管理が難しく、企業や組織の多くでは悩みの種のひとつです。さらに近年では顧客ニーズの多様化などの影響もあり、ますます販売管理に求められる要素は多くなってきています。
こういった課題解決に役立つのが、販売管理システムです。とは言えさまざまなシステムがあるため選択肢の幅が広く、自社に適したものを選ぶのも手間となります。
そこで今回は、販売管理システムの基本や選定・運用の方法などをご紹介していきます。

販売管理システムとは

販売業務には受注や発注、入荷・出荷から売上・請求・入金など多くのフローがあり、複数の部門にまたがる業務も多く、人による管理には限界があります。
このような販売業務全体を効率化して適切に管理できるツールが、販売管理システムです。
今日では販売管理システムにもさまざまなものがあり、その多くが受注~納品・代金の受領までカバーが可能となっています。その他にも、在庫管理など企業の健全な運営に役立てられる機能があるものもあります。

部門ごとに購買が行われることで在庫管理ができない

規模の大きな企業や組織の場合、複数の部門に分かれてそれぞれで業務を行います。それぞれの部門で必要となった資材などを個別に購買する場合、企業全体でみると重複発注などが起きて過剰在庫となっているケースがあります。
購入手続きも多重化して事務処理が複雑になるため人的ミスのリスクが高まり、さらに余計なコストとなります。

今、販売管理システムが求められるわけ

従来、販売管理は人による手作業で行われるのが一般的でしたが、近年では多くの企業や組織で販売管理システムが導入されてきています。
ここでは、販売管理システムが多くの企業や組織で必要とされる理由や販売業務の課題点をご紹介していきます。

確認作業の負担が大きい

前述の通り販売業務には多くのフローがあるため、人による作業の場合、迅速かつ正確な情報共有は困難です。
全体で情報を共有できる仕組みをつくっても、情報が反映されるまでにはラグが生じます。結果として営業や経理などの部門にて毎回確認が必要となり、余計な手間が生じ大きな負担となります。

人的ミスが発生しやすい

販売業務では多くのデータが必要です。その全てを手入力していると、どうしても人的ミスが起こります。もちろん複数人による確認を行うなど対策方法はあるものの、その分だけ工数が増えて効率は落ちます。

戦略的な販売計画が立てられない

戦略的な販売計画を立てるには、商品の販売状況や在庫状況などのデータが必要不可欠です。しかし販売業務には多くのフローがあり、複数の部門にまたがるケースも多いでしょう。充分な情報共有ができていなければ、戦略的な販売計画が立てられない原因となります。

販売管理システムのメリット・デメリット

販売管理システムは、多くの企業や組織で必要とされています。具体的なメリット、デメリットを知り、適切に導入をすすめましょう。
ここでは販売管理システムのメリットとデメリットをご紹介していきます。

販売管理システムのメリット

もっとも大きいメリットは、業務負担を軽減できる点です。特にデータ管理はシステムの得意分野で、在庫数や取り扱い商品、原価などのデータ入力作業を効率化できます。単純業務の自動化も可能ですので、無駄な業務をカットできます。
システム化によって人の手による作業が減るため、人的ミスのリスクも軽減されます。
データの蓄積や分析も、システムの得意分野です。システムの導入・運用は、データ共有や分析による販売戦略の確立にもつながるでしょう。

販売管理システムのデメリット

デメリットはほとんどありませんが、強いて挙げるとすれば導入コストが発生する点です。
販売管理システムによってさまざまですが、中小企業向けの一般的なシステムであっても数百万円から一千万円以上の初期コストが必要となるケースがあります。
クラウド型のシステムであれば低コストで導入可能なものもあり、予算や企業の規模に合うものを選ぶことが大事です。

販売管理システムの選び方

前述の通り販売管理システムにもさまざまなものがあり、そのなかから自社に適したものを選ぶ必要があります。
ここでは販売管理システムの選び方をご紹介していきます。

自社の業種や業態にマッチしているか

単に販売といってもさまざまな形があり、適した販売管理システムも企業や組織によって異なっています。
一般的な販売管理システムは幅広い業種や販売スタイルに対応できるものが多いですが、なかには特定業種に特化したものもあります。
自社の業務内容を改めて整理し、不要な機能があるシステムは除外してメリットの多い最適なシステムを選びましょう。

導入後のサポート体制

販売業務は企業にとって基幹のひとつですので、システムトラブルなどを理由に業務をストップできません。
そのため、導入した後にどういったサポート体制があるかもシステム選びの際は重要です。問い合わせ方法や対応時間、休日対応についてもしっかりチェックしましょう。

販売管理システム運用のポイント

販売管理システムにはメリットが多くあり、販売業務の多くの課題を解決できます。しかしせっかく導入しても、適切に運用できなければ意味がありません。
ここでは、販売管理システムの運用ポイントをご紹介していきます。

全員がシステムを使いこなせる環境をつくる

適切な運用をするには、社内の関係者全員がシステムを使いこなせるように指導することです。せっかくシステム導入を行っても、一部の従業員が使いこなせていないと意味がありません。徹底した指導を行い、全員がシステムを使いこなせるような環境をつくりましょう。
導入や開発段階で現場の声を聞き、使いやすいシステムを構築することも大切です。

システム導入による目標を設定する

システム導入によって目指すゴールや目標設定を行うことも大切です。システムの運用が目的となってしまうと導入したことで満足してしまい、充分に効果を得られない場合もあります。「売上を上げたい」など最終的な目標を掲げ、それに沿ってシステムの導入・普及をはかりましょう。
導入前に目標をしっかりと設定することにより、より自社に適したシステム選びにもつながります。

まとめ

販売業務に多くの課題を感じている場合には、販売管理システムの導入を推奨します。ですが販売管理システムもシステムによってさまざまなため、どれでもいいというわけではなく、さらに、導入してもうまく運用できないと効果が得られません。
今回ご紹介したシステム選定や運用のポイントを確認し、販売業務の抱える多くの課題解決につなげましょう。

楽楽販売

株式会社ラクスのロゴ

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス47,366社、レンタルサーバーサービス22,826社、
合計70,192社のご契約を頂いております。(2020年9月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。