仕入管理って何？仕入管理業務の流れと目的についてご説明

仕入管理とは

仕入管理という言葉は耳にしたことがあっても、具体的にどのような業務なのかわからないという方も多いようです。ここではまず、具体的な業務内容についてご紹介します。

仕入管理とは、商品や部品、原材料などの仕入を適切にコントロールするための業務です。企業や組織として利益を得るうえで重要な意味を持ちます。
一般的に、販売業では商品を仕入れて販売します。製造業においても部品や原材料の仕入が欠かせません。仕入が足りなければ販売や製造が滞りますが、逆に仕入が多すぎると多数の在庫を抱えてしまい経営上の負担となります。
仕入においては価格も重要です。適切な量を仕入れることができても、販売価格に対して仕入コストが高すぎると十分な利益が得られません。仕入管理を適切にコントロールすることは、企業の円滑な業務遂行に欠かせないといえるでしょう。

『仕入管理』業務の流れ

仕入管理の重要性を理解していても、具体的にどのように業務を進めればいいのかわからなければ適切な管理はできません。
ここでは仕入管理業務の流れをご紹介します。

見積もり依頼～内容の確認

常に同じ相手と決まった額で取引しているのであれば、毎回見積もり依頼をする必要はないかもしれません。しかし初めて取引をする場合や価格が常に変動する商品の場合は、発注の前に見積もり依頼をする必要があります。
いつも同じ相手と決まった額で取引している場合も、より仕入コストを抑えるために定期的に他社への見積もり依頼などを行うことが大切です。
見積もりが届いたらしっかりと内容を確認し、その内容で仕入を行うべきなのかを検討します。

購買契約の締結

見積もり内容に問題がなければ、次は発注を行います。単発の発注であれば見積もりの内容に合わせた発注書を作成しますが、継続して発注を行う場合は企業や組織の間で購買契約を締結するのが一般的です。
購買契約を締結するうえで重要となるのが取引条件で、通常は以下の内容を取り決めて契約を結びます。

・保証
・機密保持
・契約期間
・解約条件
・支払の締日
・支払日
・支払方法

このほかにも必要に応じて「クレームに関する対応」などの項目を盛り込みます。この購買契約は必須ではありませんが、継続して取引を行うことが前提の場合は事前に締結しておくことで取引をスムーズに行うことができます。

こうして購買契約を締結したあとは、自社内で取引先を管理するための「仕入先台帳」を作成します。上記の契約内容、社名や連絡先などの基本情報にプラスして仕入先コードを指定することで管理しやすくなります。

発注業務

発注業務は、基本的に「仕入先に対して商品の注文を行う」というものです。小規模な組織であれば、在庫管理担当者が発注書を作成して直接注文を行うケースもあります。しかし、組織の規模が大きくなると複数の部門にまたがって発注業務が行われることになります。
具体的には、在庫管理担当者が不足しているものを確認して購買依頼書を作成し、購買担当者へ送ります。複数の仕入先がある場合は購買担当者が依頼書の内容に合わせて仕入先を選定し、発注書（注文書）を作成して発注を確定させるという流れになります。
この発注業務の流れについては企業内の部門構成や業種などによっても異なりますので、自社に合ったフローを検討することが大切です。

入荷・検収業務

発注が確定した後の入荷・検収業務も、入荷管理の重要なポイントです。
仕入先から商品を入荷したら、同時に納品書や受領書なども受け取ります。すぐに入荷した商品と、納品書などの書類に記載されている内容とに相違がないことを確認してください。そのうえで問題なければ受領書に確認印を押し、納品書の控えや受領書を仕入先に渡すと入荷は完了です。
続いての検収業務は、商品が注文した通りのものなのかを確認するためのものです。具体的には以下の内容を確認します。

・商品
・数量
・外観や品質
・納期

そのほかにも商品に合わせて必要な項目を定めておきます。検収が終了したあとは検収報告書などを作成して仕入先に送付します。

仕入記帳業務

検収まで終了し、問題がなければ受け入れた商品の所有権が自社に移動します。購買担当者は仕入伝票を作成し、適切に入荷されたことを経理担当者へ報告します。
経理担当者は仕入取引を買掛金として記帳し、仕入した商品を商品有高帳に記録、在庫として管理していきます。

支払業務

商品仕入を行ったら当然代金を支払う必要があります。企業間取引の場合は支払方法にいくつかのパターンがあります。
もっともシンプルなのは、発注ごとに支払を行うというものです。取引の都度請求書を受け取り、その内容に従って支払います。企業間で継続的に取引を行う場合は一定期間の取引を集計して支払うというケースもあり、購買契約などをもとに適切な支払処理を行う必要があります。

仕入管理の目的

仕入業務にはいくつものフローがあり、企業や組織の規模によっては複数の部署をまたいで行われるケースも少なくありません。
そのため、組織内で十分な情報共有を行い、連携をとることが大切です。前述の通り、仕入は販売や製造においてとても重要なセクションですので、適切な管理が必要となります。

例えば管理システムを導入すれば、仕入の各プロセスで作られたデータを分析・管理し、無駄な発注や仕入が行われていないかどうかを確認できます。また、関係部署間で十分に情報共有できるため、業務の属人化を防ぎつつ各プロセスのスピードアップも可能です。さらに、仕入データを蓄積することで企業としての今後の目標や予想を立てることにも役立ちます。

仕入管理で使う用語一覧

仕入管理にはさまざまな用語が使われます。ここでは、仕入管理で使われることの多い用語の意味を簡単にご紹介します。

・上代：販売価格や定価
・下代：仕入原価や卸値
・掛け率：販売価格に対する仕入原価の割合
・掛け：商品の代金を後日支払うこと（後払い）
・注残：受注に対してまだ納品されていないもの（受注残）
・仕入台帳：仕入に関する取引内容を記録する帳簿

仕入管理が抱える課題

仕入管理業務が抱えやすい課題のうち、主なものを2つご紹介します。

業務効率が悪い

まず、紙やエクセルでの仕入管理は書類やデータの保管に手間がかかりデータの閲覧性が良いとはいえません。加えて、現場ごとに担当者が仕入管理を行っている場合はそれぞれが独自に管理しているため業務効率の悪さにさえ気付かないことがあります。例えば同じ商品を現場ごとに仕入れているために単価が下げられず、人件費や仕入代金などのコストがかさんでいるなどが挙げられます。そのほかにも担当者一人にノウハウが留まりがちで、退職や配置換えの際にスムーズな引き継ぎがしにくいという課題もあります。

人的ミスが起こりがち

データの手入力や現場担当者ごとの属人化には、人的ミスを引き起こす可能性が伴います。誰でもミスを起こすことはありますが、それにより余剰在庫の発生や必要な商品が用意できないなどの事態になると、企業にとっては無駄な出費や機会損失につながりかねません。

仕入管理システムの導入で課題を解決する

仕入管理システムを導入すれば作業の自動化や仕入データの一元管理が実現するので、人的ミスによる余剰在庫や欠品のリスクを抑えられます。そのほかに担当者にかかる業務の負荷軽減にもつながります。
仕入管理システムの導入方法にはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれにメリットがあります。

オンプレミス型の導入メリット

オンプレミス型は、自社サーバーにソフトをインストールして使用する方法です。インターネットを使用できない環境でも操作することができ、買い切り型の場合はランニングコストがかからないことがメリットです。

クラウド型の導入メリット

クラウド型は、インターネット環境が整っていれば複数の拠点で同時にシステムを利用できます。オンプレミス型とは異なり専用の機器やソフトを自社で用意する必要もありません。導入にかかる手間や時間、費用が大幅に抑えられることがメリットです。一般的にクラウド型のシステムは、オンプレミス型よりもカスタマイズしにくいと言われていますが、「楽楽販売」は柔軟なカスタマイズ性を強みとしています。しかもプログラミング開発が不要で、マウス操作のみでカスタマイズができるため、システム会社に開発を依頼することなく自分たちで業務フローにあったシステムを構築できます。機能を取捨選択して、自社の業務フローに合った仕入管理システムにすることができます。

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まとめ

仕入は販売や製造業において、十分な利益を確保するために重要な業務のひとつです。複数の部門をまたいで行われるケースも多いことから、いかに適切な管理を行うのかが多くの企業で課題となっています。
近年ではシステムを導入することで仕入管理の精度を高めつつ、効率化するケースも増えています。仕入管理に関する課題を抱えているのであれば、システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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