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2020/02/08

受注管理の業務とは|受注の流れを3ステップでご紹介

受注管理の業務とは|受注の流れを3ステップでご紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

受注管理とはお客様から注文を受け付けたり、注文書の作成及び発行をしたりする受注に関する情報の管理と、一連の手続きのことをいいます。Eコマース事業を展開する企業が増えた近年では、在庫の管理や出荷管理も含めた一連の業務までの管理業務を効率化することを目指す企業も増えています。この記事では、受注管理の基本の流れと受注業務の内容について一覧で解説するとともに、業務のシステム化によるメリットや受注業務における注意点などをご紹介していきます。

目次

    受注業務とは

    受注業務とは、製品やサービスの受注時に発生する各作業の総称です。受注後に行われる注文内容の集計と確認、書類の発行、在庫数の確認や提供サービスの進捗管理、納品や請求業務など一連の作業がこれに該当します。特に昨今では受注管理業務が複雑化しており、仕入や出荷、在庫などの管理を一括して受注管理と扱われるケースも珍しくありません。

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    受注管理の流れ

    受注に関する基本の流れは見積、取引契約、そして受注業務となります。
    ここでは、各ステップの具体的な業務についてみていきます。

    見積

    初めての取引先や取引価格に変動がある場合、取引先から引合いを受けたらまず「見積書」を提出します。
    見積書は取引先に「取引価格」や「納期」などを提示するために作成します。
    見積書には次の項目を記載します。

    見積日:見積書を提出する日付です。

    見積番号:社内で採番します。取引先から見積りについて問い合わせがあった際に見積もり番号があれば、どの見積りを参照しているかが一目でわかります。

    納品場所:商品を納品する場所の指示をします。

    納品日(納期):商品の納品予定日を書きます。

    支払条件:納品の1ヶ月後まで等の企業で決められた支払い期日と、支払い方法などに関する条件を書きます。

    見積の有効期限:価格の変動がある場合、本見積もりの価格や条件がいつまで有効かを記載します。価格変動が頻繁にない場合には次回見積もりまでとする会社もあります。

    商品名:見積りをした商品名を明記します。
    型式や色などの種類があれば、それも書いておきましょう。

    見積金額:見積もりの単価です。

    数量:見積もりした数量です。基本は引合いのあった数量で見積もりますが、商品によっては入り数や注文ロットなどの指定がある場合もあるので注意が必要です。

    合計金額:見積もりの単価と数量を掛けた、合計の金額を記載します。

    取引契約の締結

    提示した見積もり条件に取引先が合意すれば、取引契約を取り交わします。

    受注業務

    取引先が購入の意思を示した段階で、受注業務が発生します。

    業務内容一覧

    受注業務は製品、サービスの注文の受け付けや、発注書の作成及び発行、といった注文に関係する一連の業務を指します。おもに次にあげる作業から構成されています。

    注文書の確認

    注文内容を確認します。
    注文の数量、単価、取引条件に加え、見積書を出した場合にはその内容について変更がないか確認します。

    在庫の確認

    注文を受け付けた商品の在庫の有無を確認し、在庫が不足している場合や受注生産品の場合には発注します。
    取引先の指定納期に間に合わない場合には、納期の調整が必要となります。

    受注伝票の作成

    在庫と納期の調整ができ、条件がすべて揃ったら受注伝票を発行して社内用に注文内容の記録を残します。

    注文請書の提出

    最後に、受注伝票のデータを元に注文請書を発行し取引先へ提出を行います。
    注文請書には、正式に注文を受け付けたことを顧客に知らせ、お互いの認識違いによるトラブルを防ぐ役割があります。

    受注業務を行う際の注意点

    以上のようなプロセスのもと行われる受注業務ですが、実際に受注業務を行う上で注意したいポイントがいくつか存在します。

    金額確認

    受注業務において最も重要となるのが、受注金額の正確な記録と確認です。受注した内容に対し単価や品目、請求額などに誤りがないよう注意しましょう。受注業務にはさまざまなコミュニケーションツールが用いられますが、特に電話やFAXといったアナログ的な手法では、メモの取り忘れや記録の紛失、データの入力ミスといったさまざまなヒューマンエラー発生が懸念されます。できるだけWebサービスや専用のツールを活用し、人的なミスが起こりにくいオペレーション体制を整えることが理想です。発行義務こそないものの、確認のステップを確保するためにも納品書や検収書といった書類を用意しておくことも、取引の信頼度を高めるためにおすすめです。

    納期・スケジュール確認

    金額確認と同じく重要なポイントが、納期や受注~納品までのスケジュール確認を怠らないことです。受注業務におけるトラブルの多くは、金銭・内容の誤りやスケジュールの誤りによって発生します。

    発注者は期日通りにサービスや製品が納品されることを見越して仕事の計画を組み立てます。もしそこに納期の遅れや誤りが生じた場合、取引先へ迷惑がかかるばかりか自社サービスの信用を大幅に損ねることが懸念されます。信頼関係を構築して継続的な受注へとつなげるためにも、受注業務にまつわる納期の管理は特に注意して行いましょう。

    受注システムの必要性とメリット

    Eコマース事業の拡大に伴い、今まで手動で受注作業を行っていた企業も、いくつかの作業から構成されるこれらの業務をシステムで自動化して行うようになってきました。
    それは何故でしょうか。受注業務をシステム化し業務を自動で行うことでどんなメリットがあるのでしょうか。

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    受注システム化の必要性

    ここまでご紹介してきたように、受注業務はいくつかの作業で構成され煩雑なため、人為的ミスが起こりやすくなります。
    さらに繁忙期で受注作業が増えれば、一連の作業を手動で行う場合にはより多くの人材が必要になるため当然人件費も増加します。
    そのため、人為的なミスの防止、また、人件費削減を目的として、受注業務のシステム化を検討する企業も増えてきています。

    受注管理をシステム化するメリット

    受注業務のシステム化において受注管理の自動化が注目を浴びています。
    販売管理システムを導入し受注業務のシステム化を行うことにより、複数の作業工程の自動化を実現できます。

    例えば、注文内容の確認から入力、在庫の確認、受注生産品、特注品などの発注処理、納期の設定、さらには出荷指示まで自動化できるシステムもあります。
    業務の自動化により正しいデータが自動で転送され、データの転記を手動で行う場合と比較して圧倒的に人為的なミスが削減されます。
    ミスが減るばかりでなく、手動で行う際に必要な人数よりも少ない人数で業務を回せます。人件費を抑えることにもつながるでしょう。

    さらに販売管理システムではすべてのデータの一元管理が可能なため、他業務へのスムーズな連携ができ、顧客対応の迅速化を期待できます。

    システム化を成功させるために

    販売管理システムにはさまざまな製品があり、それぞれ機能が異なっています。
    販売管理システムの導入にあたっては、自社に最適なシステムについて調査することが大事です。ですがそれ以前の大前提として、販売管理システムの導入時に留意するポイントを次に2つご紹介します。

    自社業務フローを見直す

    さまざまな販売管理システムから、自社に最も適したシステムを選択するためにまず考えたいのが「何故販売管理システムの導入が必要なのか」について明確にしておくことです。
    そのために自社で行っている業務フローを徹底的に見直し、「販売管理システムの導入によって自動化したい業務」を洗い出しましょう。

    既存の業務システムとの連携

    既存の業務システムと販売管理システムを連携させることによって、より業務の効率化をはかることができます。

    しかし、システム同士の相性が悪いとシステムエラーによってトラブルが起きる場合もあるので、連携を検討する場合にはシステム業者と入念に打ち合わせを行いましょう。

    まとめ

    販売管理システムの導入によって、人為的ミスの削減、人的コストの抑制、顧客対応の迅速化などの恩恵を得ることができます。
    加えて、やみくもにシステムを入れるのではなく、自社の自動化したい業務について洗い出しておくことが重要です。既存のシステムとの相性を調べて自社に最適な販売管理システムを選ぶことによって、さらなる業務効率化がはかれます。
    今の業務を効率化したい、人件費を抑制したいなどお考えの方は、ぜひ明確な目的に沿ってシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    楽楽販売

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