回収業務におけるポイントとは？具体的な業務フローなどを紹介します

回収業務とは

上記の通り、回収業務は大切な意味を持つセクションのひとつです。売上が発生すれば、その料金を受け取ることは欠かせません。
そこで、まずは回収業務とはどういったセクションなのかをご紹介します。

回収業務の目的

回収業務の目的は明確で、「販売した商材に対する代金を受け取ること」となります。
多くの企業は販売したものに対する売上を立てることで成立しています。しかし、売上を立てたらそれで終わりではありません。その代金を受け取る必要があるのです。
この回収業務は業種によっても異なります。例えば、飲食店などの場合は顧客に商品やサービスを販売し、その場で代金を回収するケースが多いです。
それに対して、製造業などの場合は製造した商品を納品後、あるいは同時に請求書を発行して入金を待つというケースも少なくありません。
いずれの形にしても、販売したものに対する代金を回収してはじめてビジネスは成り立ちます。つまり、ひとつの売上に対する最後のセクションにあたります。

回収業務のフロー

それでは、具体的に回収業務のフローについてご紹介します。ビジネスにおいて提供したものに対する代金を回収するのは当然のことです。そのため、フローについてはあまり意識したことがないという方も多いかもしれません。
しかし、当たり前の業務だからこそフローをしっかりと確認し、効率化を考える必要があります。

回収業務の基本的な流れは？

前述の通り、回収業務の内容は業種によって異なります。特に小売業の場合は販売と同時に代金を受け取ります。この場合、フローはそれほど複雑なものではありません。
それに対して、ある程度のフローが必要となるのは企業同士の取引の場合です。そこで、ここでは企業同士の取引における流れをご紹介します。

とはいえ、回収業務はそれほど複雑なものではありません。通常は請求書を送付することで顧客からの支払いが行われます。支払い方法や期日については契約の内容によって異なりますが、通常は銀行振込で、請求書に記載した期限内に入金されます。
入金が確認できると、金額が請求額と一致しているのかを確認し、問題がなければ入金伝票を作成します。そして、過去の実際の取引と入金の内容を確認する「消し込み」を行って完了です。

簡単に整理すると、回収業務の基本的な流れは以下の通りです。

1. 請求
2. 入金の確認
3. 入金伝票の作成
4. 入金の消し込み

こうしてまとめてみると一見簡単に思えるかもしれませんが、複数のステップがあります。しかし、ひとつひとつに欠かせない役割があります。

回収業務におけるポイント

続いて回収業務を効率化するためのポイントについてご紹介します。回収業務は多くの企業で日常的に行われている業務だからこそ、効率化の重要性は高まります。
そこでここでは、押さえるべきポイントをご紹介します。

トラブルを避けるために記録に残す

請求や支払いはビジネスにおいて重要なポイントです。そのため、トラブルが起こると深刻な問題になる可能性があります。
そこで、契約内容や請求、支払い期日などのやりとりをメールや郵送などによって記録に残すことが重要です。
こうして記録に残すことは、トラブル対策のみでなく、お互いに支払いに関する内容を再確認できるというメリットもあります。

支払いが遅れた際の対策

請求に対して常に期日通りに入金されれば問題はありません。しかし、実際には支払いが遅れてしまうケースも少なくありません。
遅れの原因には支払い手続きの漏れやミスから、経営状態の問題による資金繰りの悪化といった深刻なものなどさまざまなものがあります。
売上を立てても代金を回収できなければ意味がありません。そこで、顧客からの支払いが遅れた場合の対策も重要です。
支払い遅れの原因の確認や連絡のタイミング、方法などを確認しておく必要があります。

回収業務による負担

回収業務は当たり前の業務のひとつです。日常的に行われるものだけあって、その負担について考える必要があります。
請求や入金の確認、支払い帳票の作成から消し込みなど、それぞれの業務はそれほど複雑なものではありません。ですが積み重なるとかなりの作業量になります。

そこで、ビジネス支援ツールを導入することで業務の負担を大幅に減らすことができます。
「楽楽販売」もそのひとつです。ボタン1つで複数の処理を自動化することができます。過去の取引などさまざまなデータの連携も可能で、回収業務の中でも大きなウェイトを占める帳票の作成や消し込みなどの業務を簡略化できます。各フローの精度も高まります。

負担を軽減できればその分だけコア業務に人的リソースを振り当てることができます。結果として、企業としての売上アップに繋げることも可能です。

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まとめ

企業において、回収業務は大切な役割を担うセクションです。当たり前の業務とあって、普段はあまり意識したことがないという方も多いようです。
販売して売上を立てることばかり意識して、その後のことまで考えがまわらないケースや、直接売上に繋がるわけではないこともあり、後回しにしてしまうという企業もあるかもしれません。
しかし、日常的な業務だからこそ、フローを再確認して効率化することで業務全体の負担を軽減できます。
今回ご紹介した通り、支援ツールなどを使用すれば簡単に効率化できるケースもあります。回収業務の負担が気になっている担当者の方は、導入を検討してみてください。