債務回収業務とは｜業務の流れと注意点について解説

債務回収業務とは

債務回収というと難しい業務のように感じるかもしれませんが、目的はとてもシンプルです。
代金などの金銭を支払ってもらう権利を持つ債権者が支払う義務を持つ債務者から金銭を回収することを、債務回収と呼びます。

債務回収が必要な理由

小売店などでの「商品やサービスの引き渡しと同時に代金を支払ってもらう」という取引の場合、債務が発生することはありません。
しかし、企業間の取引においては「先に商品を引き渡して、掛売りという形で後に支払ってもらう」のが一般的です。

企業間で決められた期日通りに代金が入金されれば何の問題もありませんが、単純な手続きのミスや経営状況の問題などによって支払いが遅れてしまうことがあります。大切な取引先といえども、代金の支払いがなければ問題です。このように未入金が発生した際に債務回収が必要となります。

債務回収業務の流れ

債務回収は金銭を取り扱う重要な問題ということもあり、慎重に行う必要があります。ここでは債務回収業務の流れについてご紹介します。

入金が遅れている原因を確認

未入金が発生した場合、最初にやるべきことは入金が遅れている原因を確認することです。
入金が遅れている原因によっては、相手に確認の連絡を入れるだけですぐに解消できるケースもあります。そのため、この「原因の確認」がもっとも重要となります。
支払いの遅れにはさまざまな原因が考えられます。単に支払い手続きのミスであったり、こちらの請求内容に不備があったりするケースもあります。提供した商品やサービスに問題があって支払いが止められている可能性もあります。さまざまな原因が考えられますので、できるだけ早く原因を特定し、解決策を考えることが大切です。

メールや郵送などで記録に残して自社の主張を伝える

続いて、自社の主張を相手に伝えるというステップになります。ポイントは、電話ではなくメールや郵送などで伝えることで記録に残すということです。
文面での記録は、万が一このまま支払いが行われず、裁判等に発展した場合の証拠になります。相手との連絡が取れない場合は、発送や受領の履歴、内容の記録も残せる内容証明郵便の使用も検討してください。
支払い遅延の原因が単純なミスや失念であった場合は、この時点までに未入金が解消されるケースがほとんどです。

相手の出方に応じた対応

未入金が発生していることを伝えたにも関わらず入金されない場合は、相手の出方に応じた対応が必要となります。
まず、相手との話し合いが可能な場合は相手の状況を確認します。請求内容に誤解や不備などがある場合、解消に向けた話し合いを行います。経営状況などから一括での支払いが困難な場合は、分割払いなど支払い方法の変更を検討しましょう。
相手からの返答がない、あるいは企業間の直接の話し合いでの解決ができない場合は法的処置に踏み切ることになります。

債務（債権）回収会社に依頼できるケース

売掛けによって取引を行う場合、常に支払いの遅延が発生するリスクがありますが、債務回収業務は企業の規模によっては負担が大きいものです。
そこで、債務回収を専門とした会社に依頼するケースもあります。
債務（債権）回収会社に依頼することができる債権には制限があり、原則、通信料債権、物販債権、リース債権、クレジット債権になります。
上記以外の債権の場合は弁護士に依頼することになります。

債務回収業務の負担が大きいのであれば、債務（債権）回収会社や弁護士に依頼することも検討してみましょう。

債務回収業務を行う際の注意点

債務回収業務にはいくつかのフローがあり、その負担も決して小さいわけではありません。さらに、場合によっては取引先との関係を悪化させてしまう原因にもなります。
ここでは、債務回収業務を行う際の注意点をご紹介します。

アクションを起こす前にこちらの不備がないかを確認

相手先に督促などの連絡をする前に、確実に注文通りの商品が引き渡されているのか、相手企業の支払いサイトなども確認してください。
もしこちらに不備や問題がある状態でアクションを起こすと、相手との関係を壊してしまう可能性があります。

アクションはできるだけ早く

未入金の期間が長くなると、解消がより難しくなってしまう可能性があります。支払いの遅延が発生し、こちら側に問題がない場合はできるだけ早く相手側に連絡を取ったり、必要であれば法的処置の準備をしたりしてください。

まとめ

今回は、回収業務の流れや注意点をご紹介しました。現代の企業間取引においては、先に商品やサービスを提供し、後で代金を支払うという形が一般的です。
そのため、支払いの遅延や未入金が発生するリスクが常にあります。企業としては商品やサービスを提供したにも関わらず、代金が支払われなければ経営に大きなダメージを与えることになります。このことから、債務回収業務はとても重要です。支払遅延や未入金の管理が漏れなくできるようシステムを導入して債権管理を行うことも検討してみましょう。
センシティブな問題だけに完全なマニュアル化は難しいものの、あらゆるケースに対応できるようにしっかりと準備しておくことが大切です。