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その導入STOP!
失敗事例に学ぶワークフローシステムの成功への道筋

その導入STOP!失敗事例に学ぶワークフローシステムの成功への道筋

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
ワークフローシステムの導入によって、コストの削減や承認フローの高速化、内部統制の実現が見込めます。一方で、自社に適していないワークフローシステムを導入してしまうと、かえって業務が煩雑になる、かけたコストに見合った成果があげられない、現場に定着しないというような事態になる可能性もでてきます。適切なワークフローシステムを選ぶ際にはどのようなポイントに気を付けておくべきでしょうか。今回は、ワークフローシステム導入の失敗例を参考に、最適なワークフローシステムを選ぶ際のポイントをご紹介します。

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この記事の目次

    ワークフローシステムとは

    まず、ワークフローとは現場で起こる業務の開始から完了までの一連の流れのことを指します。このワークフローを効率的に推進するための機能を搭載したシステムのことを「ワークフローシステム」と呼びます。

    ワークフローシステム導入時の失敗事例

    ワークフローシステムの導入時に起こりがちな失敗事例と、失敗しないためにはどのようなポイントに気を付けておくべきであるのかについて、ご紹介します。

    操作が煩雑で現場に定着しない

    いくら高性能なワークフローシステムを導入したとしても、それが実際の現場に定着して利用されなければ意味はありません。例えば操作が複雑で、業務がスムーズに行えないようなワークフローシステムでは、たとえ充実した機能が備わっていても毎日の業務に組み込むことは難しいでしょう。最悪の場合、ワークフローシステムを使用しないほうが効率が良いと評価され、現場からワークフローシステムの利用を反対されるというような事態も発生しえます。このような失敗をしないために、導入を決定する前に無料の試用期間を使って、実際にワークフローシステムを使うことになる従業員にも意見を求めましょう。現場の声を盛り込むことで、導入後の定着率が大幅に高くなることが見込めます。例えば「楽楽販売」なら、試用期間でもすべての機能をフルにお試しできます。そのため導入後の操作感を細かく確認していくことができます。

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    機能を使いこなせない

    ワークフローシステムと言っても、高機能なものから最低限の機能だけを備えたシンプルなものまで、さまざまです。高機能なワークフローシステムの場合、機能が豊富・高い効率化の効果を見込めるといったメリットがありますが、機能が複雑すぎて使えないといったことがないようにしたいところです。ワークフローシステムの機能を使いこなすために、「スタッフにどれだけ相談ができるか」を確認しておくと良いでしょう。「楽楽販売」なら、経験豊富なスタッフによる細かなヒアリングに基づいて、的確で手厚いサポートを受けられます。これにより、導入後に「機能を使いこなせなかった」といった失敗を防ぐことができるので、ワークフローシステム自体の機能だけでなく、サポートの充実度合いもチェックしておくことをおすすめします。

    自社の業務フローに合っていない

    現在の自社の業務のフローをより効率良くする目的で導入されるワークフローシステムですが、システムが実際の業務と合っていなければ、使いづらい、場合によっては使えないと評価されるでしょう。このような失敗を防止するためにも、導入を決める前に「カスタマイズ性に優れているか」を確認しておくことをおすすめします。例えば承認のフローや、承認・差し戻し時のルールなど、自社特有のルールがある場合、カスタマイズできないシステムでは自社の業務の流れをシステムに合わせなくてはなりません。システムがどこまで自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるかを確認しておけば、「自社の業務に合っていなかった」と気が付くという失敗を防げます。カスタマイズの機能は、確実に確認しましょう。

    ワークフロー後の人的ミスが起こる

    ワークフローシステムそのものの失敗ではないですが、ワークフローシステムとは別に業務管理システムなどを利用している場合は、ワークフローが完了した後に、再びその結果を業務管理システムに入力するという二重入力の作業が必要です。自動連携機能のないシステムを使っている場合、別のシステムへ結果を返す際に入力ミスや意図しない上書きなど、人的ミスが起こるかもしれません。ワークフローシステムによって効率的にワークフローが回せるようになっても、その後の業務でミスが起きていては効率が良いとは言えません。このような人的ミスを防ぐために、「楽楽販売」のようにワークフロー完了後の業務までを一つのシステム内で管理できるツールを利用する、という方法も有効です。ワークフローシステム導入で失敗しないために、ワークフローが完了した後の業務までを含めて考える必要があります。

    ワークフローシステムの導入成功のために

    システムの導入成功のために押さえておきたいことを、整理して3つご紹介します。

    システムの導入目的を明確にする

    ワークフローシステムは、導入するだけですべてがうまくいくわけではありません。まずは事前に導入する目的を明確にする必要があります。現状のワークフローにおいてどんな課題があるかを把握し、システムの導入によりどのような改善を目指すのかを具体的にして、それに見合った機能を持つシステムを見極めるようにしましょう。

    導入準備をしっかりする

    現状の課題を把握するためにも、現場でどのように業務が進められているかを洗い出しましょう。業務に関わるメンバーから仕事の手順をできるだけ詳細にヒアリングし、プロセスを可視化します。そして意味のない慣例や不足しているルールなどの業務の過不足を最適化することで、業務プロセスの抜本的な改善が期待できます。その上で必要な機能が揃っているシステムを選ぶと、費用対効果が高くなるでしょう。

    現場の社員に十分説明する

    ワークフローシステムを実際に活用するのは現場の社員です。システムを導入しても、忙しい業務の間に操作を覚えることに抵抗を感じるケースもあります。そのためシステムの操作性が良いか、自社の既存システムとの連携はスムーズかといった点に留意した上で、社員に理解してもらうようメリットなどを十分に説明しておきましょう。システムの導入後については、操作方法の研修の実施や社員からの問い合わせを受ける部署の周知を行うなど、現場にスムーズに浸透するようなサポートをすることも大切です。

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    「楽楽販売」でワークフローを効率化!

    「楽楽販売」はカスタマイズ性に優れたクラウド型のシステムです。「楽楽販売」の導入によって、ワークフローがどのように効率化できるのかご紹介します。

    自社の業務フローに合わせてカスタマイズできる

    1つのワークフローを完結するまでにかかわる担当者、部署はさまざまです。さらに承認のフローや、承認・差し戻し時のルールなど、自社特有のルールがある場合はそれらに沿ったフローが構築が可能なシステムでないと導入の意味がありません。

    「楽楽販売」はカスタマイズ性の高いシステムなので、企業や業務ごとのルールに沿ったワークフローの設定が可能です。カスタマイズと聞くと設計が難しそうと感じる方も多いかもしれませんが、「楽楽販売」はマウス操作のみで設定ができるため、簡単に要件に沿ったシステムをつくることができます。

    それぞれの担当に必要な最小限の機能のみを付与できる

    ワークフローシステム導入失敗によくある要因の1つとして、機能が豊富すぎてすべての担当者が使いこなすことができないという点があります。「楽楽販売」では、担当者(利用ユーザー)ごとに表示させる画面の設定や、操作ができる機能の範囲を設定することが可能です。不要な情報や機能を排除し、シンプルなシステムにすることができるので、システムの利用に抵抗がある担当者がいる場合でも浸透しやすいシステムになっています。

    リモートワーク中・外出先でも対応可能

    「楽楽販売」はクラウド型のシステムなので、リモートワーク中や外出先など、オフィスにいなくても滞りなくワークフローを進めることができます。

    コロナ禍以降は特にリモートワークを推奨する企業が増えましたが、中には書類の押印のためだけに出社をしたり、担当部署はリモートワークに切り替えることができずに出社を続けていたりといったケースもあるようです。「楽楽販売」でワークフローを管理すればこのような非効率な環境を改善することが可能となります。

    まとめ

    今回は、ワークフローシステムの導入の際に起こりがちな失敗事例をご紹介しました。日々の業務を効率良くするためにワークフローシステムを導入しても、最適なシステムを選ばなければ、むしろ効率が下がってしまうかもしれません。そのような失敗を防ぐために、操作は簡単か、自社のフローに合っているか、カスタマイズはできるか、フロー後の業務はスムーズか、といったポイントを確認しましょう。

    「楽楽販売」でワークフローの効率化に成功した企業をご紹介!

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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    補助金を受けるためには、導入契約を締結する前にIT導入補助金事務局(事務局URL:https://it-shien.smrj.go.jp/)に対して交付申請を行う必要がありますので、その点に留意してください。
    なお、補助金の交付を受けるには所定の要件を満たす必要があります。