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システム屋が選ぶ
クラウド型ワークフローシステム比較3選

システム屋が選ぶクラウド型ワークフローシステム比較3選

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

業務の効率化や承認フローの高速化などの目的で、ワークフローシステムを導入することを検討されている方もいらっしゃるかと思います。しかし数多くのワークフローシステムのなかから、どのシステムが自社に最適で、どのようにして判断すべきでしょうか。そこで今回は、ワークフローシステムを選ぶときにぜひ確認しておきたいポイントと、オススメのワークフローシステムをいくつかご紹介します。最適なワークフローシステムを選んで期待通りの効果が得られるよう、参考にしてみてください。

目次

    ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

    オススメのワークフローシステムをご紹介する前に、まずは選ぶ際にチェックしておいたほうが良いポイントをご説明します。確認していなかったポイントがあれば、導入前に確認してみましょう。

    直感的な操作が可能か

    業務効率化を期待して導入したワークフローシステムでも、その操作が煩雑であれば思うような効果を発揮しない可能性があります。さらに、操作性が悪いワークフローシステムであれば現場から継続使用に反対する声が起こり、せっかく導入してもまた別のシステムを検討しなおさなければいけないといった事態も起こりえます。ワークフローシステムを検討する際はその機能に注目してしまいがちですが、操作性が自社に合っているかどうかについても非常に重要です。

    業務全体の流れがスムーズになるか

    ワークフローシステムを導入することで、ワークフローの効率化は実現するでしょう。しかし、ワークフローが完了した後の業務にスムーズに移行できるか、というポイントも考慮しなければなりません。例えばワークフローシステムにある承認結果をまた別の販売管理システムなどに登録する必要があるのであれば、そこには二重入力の作業が発生します。またその入力が人の手で行う必要があるのであれば、入力ミスといった人的ミスが発生する可能性が生まれてしまいます。このようなミスが発生する場所を少しでも減らすため、またより効率的に業務を進めるため、ワークフローシステムからワークフロー後の業務へスムーズに移行できるかどうかをチェックしておきましょう。

    検索機能が備わっているか

    ワークフローシステムのメリットとして、検索機能が挙げられます。紙媒体で稟議や申請を行う場合は、分厚いファイルから目的の書類を探す作業が必要でした。しかしワークフローシステムの検索の機能があれば、必要なデータに瞬時にアクセスできます。大量の紙束の中から目当ての書類を探す手間がなくなり、効率的な書類作成が可能となります。そのため検索機能が備わっているか、どの程度細かく検索できるかといったポイントを確認しておきたいところです。

    オススメのワークフローシステム3選

    次に、オススメのワークフローシステムをご紹介します。検討中のシステムとの比較対象として、または導入の本命として、参考にしてみてはいかがでしょうか。

    現状を確認する

    新しいツールを導入する際には、「どのような現状をどのように改善したいのか」を指針として定めておくことが必要です。ワークフローシステムの導入時には、稟議規程や組織図の確認、承認者への聞き取り調査を行って現状がどのような状態となっているかを確認しましょう。

    X-point

    X-point(エクスポイント)は、「あらゆるオフィスワークを電子化して作業負担を軽減」というキャッチコピーのワークフローシステムです。このシステムの最大の特徴は、まるで紙であるかのようなWebフォームです。現在使用中の書式デザインに合わせた書類作成機能が備わっていて、手書きの申請書と同じ感覚のままで申請業務を進めていくことが可能です。そのため新しい操作を一から覚えなおすような手間も少なく、直感的に操作することが可能になります。
    検索機能も優れており、書類を選択しての絞込検索や日付検索、串刺し検索といった多数の検索機能によって、目的の書類へのアクセスを容易にします。肝心の承認もワンクリックで完了するため、承認者の業務負担の大幅削減を実現できます。

    楽楽販売

    ワークフロー完了後の業務を含めた全体的な流れをスムーズにしたいと考えるなら、楽楽販売がオススメです。従来は、販売管理システムなどの業務管理システムとは別にワークフローシステムを導入した場合、ワークフローシステムで得られた承認結果を業務管理システムへと返す必要がありました。そのため二重入力の手間がかかり、入力ミスなどの人的ミスが起こる可能性が発生します。これでは業務がスムーズに進行しているとは言えません。しかし楽楽販売であれば、ワークフロー完了後の業務でもシステムをまたぐことなく、楽楽販売内で管理することができます。例えば発注稟議のワークフロー完了後の発注作業において、全体予算から承認された金額を差し引くといったこともできるようになります。また発注申請の承認後、発注先とシステムを共有すれば発注業務の確認、納品確認、請求書受領などのやり取りを同じシステム内で行うことも可能となります。業務の流れを同じシステム内で構築して、全体をスムーズに進められるようになります。

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    WaWaFlow

    WaWaFlow(ワワフロー)は、条件分岐が自由に設定できるという強みがあります。文書や利用者ごとに承認者の設定をすることができるだけでなく、同じ申請書であってもグループごとに承認ルートを変更するといった使い方もできます。このように変則的なルートを自在に設定できるため、非常に柔軟な使い方が可能となります。

    「楽楽販売」でワークフローを効率化!

    楽楽販売は要件に合わせて細かくカスタマイズができるシステムです。楽楽販売の導入にはどのようなメリットがあるのか、具体的な特徴を挙げてご紹介します。

    自社の業務フローに合わせてカスタマイズできる

    楽楽販売ではまず自社の業務フローや稟議規定に合わせたフローにカスタマイズすることができます。承認担当者の変更や追加なども簡単にできるため、担当者の不在時や急遽変更になった際も柔軟な対応が可能です。

    ワークフローは特に会社ごとの独自ルールや細かい規定があるため、このように細かなカスタマイズができる点は楽楽販売の大きなメリットの1つです。

    担当ごとに必要な最小限の情報・機能を表示できる

    ワークフローシステムは数あるクラウド型のシステムのなかでも特に、社内のさまざまな部署・役職・年代の担当者が利用するシステムと言えるでしょう。そのため、機能が複雑だったり、オーバースペックだったりすると担当者が使いこなすことができない、浸透しない、という状況になってしまう可能性もあります。

    楽楽販売では、担当の領域に合わせて操作ができる機能の範囲や表示させる画面をカスタマイズできます。不要な情報や機能を排除し、シンプルなシステムにすることができるので、操作に苦手意識がある担当者がいても導入のハードルが低いシステムとなっています。

    アラート通知機能が充実

    ワークフローを進める上で、承認漏れや対応を忘れてしまうことは効率を下げてしまう要因の1つです。楽楽販売には自分が確認する必要があるものや期日が迫っているもの、対応が遅れているものなど、さまざまな条件に応じてアラート通知をする機能が備わっています。

    アナログな方法でワークフローを組んでいる場合も同様ですが、せっかく適切なワークフローシステムを組んでいても、滞りなく進めることができなければ意味がありません。効率性を損なわないという点で、このアラート機能の充実は大きなメリットといえるでしょう。

    まとめ

    今回は、ワークフローシステムを選ぶときにチェックしておきたいポイントと、それを踏まえたオススメのワークフローシステムをご紹介しました。近年では様々なワークフローシステムが登場しているので、自社が必要としている機能、特に重視したいポイントなどを定め、それぞれのシステムを比較してみると良いでしょう。

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    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

    おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ84,145社のご契約をいただいています(クラウドサービス61,319社、レンタルサーバーサービス22,826社。2022年3月末現在)。「楽楽販売」はラクスの登録商標です。