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2019/05/19

稟議を電子化して
ワークフローを改善しよう!

稟議を電子化してワークフローを改善しよう!

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

ワークフローシステムを導入して稟議を電子化すればさまざまなメリットを享受することができます。例えば、これまで稟議を申請する際にかかっていた時間や労力を大幅に削減したり、書類の管理を容易にして、監査の効率を格段に上げたりすることが可能です。今回は、稟議を電子化することで従来のワークフローがどのように改善するのかご紹介します。

目次

    関連記事はこちら稟議とは?稟議と決済の違いとその仕組みをご紹介

    稟議とは

    簡単にいえば、社内で何かの要求を実現したいとき、正式な許可を得るために行う一連の承認プロセスのことを「稟議」といいます。

    例えば、「社内にコーヒーメーカーを導入したい」というときは、会社のお金、会社のスペースを使うわけですから、一社員が個人の判断で決めることはできません。さらに派生して、「コーヒー豆や砂糖などの消耗品にかかるコストはどうするのか」「誰かが定期的に水の補給や清掃をしなければならないのではないか」など、コーヒーメーカーひとつとはいえ、さまざまな課題が出てきます。そのため関係各所から、承認を得る必要があります。基本的には、どの会社にも稟議の手順を示すワークフローがマニュアル化されていることがほとんどですので、各社内の規定に則って稟議を行うことが必要です。

    稟議書とは?書き方も紹介

    稟議書とは、稟議の申請や承認のプロセスにおいて必要となる書類です。申請された内容について「企業判断による承認が取られた」ことを記録するために用いられます。組織の規模や体制によっても異なりますが、基本的には申請者からその上長に渡り、最終的には社長や経営陣の決済を得る流れで取り交われます。日本独自の商習慣であり、会議の開催などにかかる労力を削減しつつ承認プロセスを明確化する役割を持ちます。

    稟議書の書き方は、申請事項や組織体制、業務内容や担当部署によって異なります。一般的に記入される事項は「承認を得たい事項の概要」「予算額」「申請の意義や理由」「稟議内容に関する資料」「可決された場合のメリットやリスク」などです。作成にあたっては、実行したいことを簡潔に記すことや具体的なデータの明記、メリットの提示を意識すると良いでしょう。

    紙の稟議書の問題点

    小規模の会社では社長に直接承認をもらえることがあり得るため、いわゆる「稟議書」は必要ないケースもあります。ワークフローのマニュアル化がなされていないこともあるでしょう。
    一方で、大規模な会社や官庁では、関係各所の数が多く複雑なため、稟議書は必須です。それに加え、今もなお、稟議書の主流は紙であり、多くの問題を抱えています。

    コストがかかる

    稟議書を印刷するのにも、紙やインクといったコストがかかってきます。また、印刷作業などを行う担当者の工数もかかってしまうため、人的コストも必要です。長期的な目で見ると、これらのコストが積み上がることは大きな出費につながります。

    保存場所が必要

    あらゆる紙の書類に言えることですが、保管にスペースを要します。始めのうちは保管場所に余裕があるので問題にならなくても、時間とともに紙の量が増えていくことで保管場所がなくなってしまいます。手狭になった職場では、とても窮屈に感じて働きにくくなってしまいます。稟議書だけでなく申請内容と関連した資料などもセットで保管しなければならないため、保管スペースを圧迫してしまう問題点もあります。

    多大な時間を要する

    まず稟議書を作成するだけでも、紙に印刷したり記入したりするため、時間と労力を要します。さらに、書き間違えによる修正が発生すると、倍の時間と労力がかかる可能性があります。加えて、承認プロセスの途中で差し戻され修正を要請されれば、一層の時間を要します。関係各所が多ければ多いほど、その承認プロセスには時間を要します。

    紙の稟議書は物理的な距離とも関係があります。例えば、転勤や出向先から本社に稟議書を送付するのであれば、郵送の手間とともに多くの時間を要してしまいます。承認者である上長が出張で不在の場合は、出張から戻るまで承認が進まないという事態も発生します。

    このように最終的な意思決定まで多大な時間を要することは、場合によっては会社にとっての大きな損失となります。そのため、稟議の承認プロセスを簡素化してワークフローをスムーズにすることは、会社の発展に欠かせません。

    内容や金額など、場合によって手続きが変わる

    稟議書の申請内容や予算額などによっては、様式や承認フローなどが変化する可能性があります。ルールの複雑化や手続きの煩雑化などが生じやすく、特に紙ベースでの稟議においては大きな労力が必要となります。場合によっては情報共有がうまくいかず、申請から承認までに多くの時間を要することもあるでしょう。加えて保管先が内容によって分散することで、過去の稟議内容を検索することが困難になることも問題点として挙げられます。

    保存期間を考慮する必要がある

    稟議書には、その内容が正当な理由のもと可決されたことを証拠付ける意味もあります。そのため、社内文書として厳重な管理を行う必要があります。特に稟議書はその性質上、知的財産権や知的所有権、特許の取得などに関わることもあるため、基本的には永年保存が義務付けられています。

    ワークフローシステムを導入して稟議を電子化する

    稟議を電子化すれば、紙の稟議書によって起こる問題を一挙に解決できます。電子化の方法は、ワークフローシステムを導入するだけです。ワークフローシステムを導入することで、稟議における申請から承認までのプロセスをすべて電子化・システム化することが可能です。
    編集権限の設定など、細かな設定に対応したワークフローシステムもあるため、自社に合った稟議のワークフローが実現可能です。

    以下に、ワークフローシステムを導入して稟議を電子化するメリットをご紹介します。

    コスト削減

    紙の印刷代が不要になるため、長期的には大幅なコスト削減となります。ペーパーレス化を促進して資源の無駄遣いを控えることは、CSRの観点からも大切です。

    申請者の負担が軽減

    稟議書を作成する際にかかっていた負担が軽減されます。書き間違えなどで修正する際には、新たに書き直す必要はないほか、保存しているフォーマットを利用することで次回からの入力負担も軽減されます。また、検索性に優れたシステムの場合、過去の稟議書類を簡単に検索できるため、申請者は過去の稟議を参考にでき、負担が軽減されます。

    監査効率の向上

    電子化されるので書類の保管に物理的なスペースは必要ありません。よってワークフローシステムにアクセスするだけで、過去の書類を簡単に見つけることが可能です。
    これは監査のときに非常に役立ちます。監査では、その稟議が正当なものか・有効なものかを判断するために稟議書等の書類の提出が必要となります。従来のように、膨大な量の紙の書類を探してきて一か所に集める必要がなくなるので、大幅な時間短縮が可能になります。

    場所を問わない

    紙の稟議書とは異なり、物理的な距離は関係ないため、転勤先でも出向先でも時間差なく稟議書を提出できます。また承認する側にとってもメリットがあり、外出先からスマートフォンやタブレット端末を通して稟議の承認が可能なため、移動などの隙間時間で承認作業を終えることができます。
    意思決定までの時間が格段に短縮されるので、ビジネスチャンスを獲得する可能性も上がるといえます。

    ミス防止

    稟議にまつわるさまざまなミスを未然に防げることも、ワークフローシステム導入のメリットです。稟議には記載内容の誤りや記入漏れ、承認漏れなどのミスが付きものですが、稟議書を電子化することによりシステム上ですべての作業を完結させることが可能になります。書類様式の誤りや不備といった基本的な事項はもちろん、承認フローが滞っている稟議をシステム上で確認することも可能で、管理体制の強化にもつながります。

    改ざん防止

    電子化により、編集した人物や時間などの履歴を残すことが可能となります。そのため、他者による改ざんを防止することができます。同時にデータを暗号化することも可能なため、万全なセキュリティのもとでワークフローシステムを利用することができます。

    稟議書を電子化して管理する際の注意点

    ワークフローシステムの導入による稟議書の電子化は、多くのメリットをもたらします。しかしながら単純に導入を進めれば良いわけではなく、以下の注意点に関しても理解しておく必要があります。

    慣れるまでに時間がかかる

    ワークフローシステムへの移行は、既存の決済フローを一変させます。それまで紙媒体で稟議を申請・管理していたものをシステム化すると不慣れな処理が数多く発生し、新たな仕組みに慣れるまで時間がかかってしまいます。既存の仕組みを変えるうえでは、どうしてもある程度の労力が必要になります。重要なのは「電子化を軸に新しいルールを組み立てること」です。具体的には、紙媒体の時代に行われていた作業を見直して、電子化により不要となるルールや逆に必要となるルールを一から設計していくことが重要となります。

    高機能なものほど高額になる

    ワークフローシステムにはさまざまな製品が存在しますが、基本的に高機能であればあるほど価格が高騰していきます。そのため、導入により運用コストが増大してしまうことが懸念されます。既存のオペレーション体制や承認フローを整理したうえで、必要に応じたグレードのシステムを導入し、コストを圧迫しないような調整も必要になるでしょう。

    既存の書類を電子化するのに時間や労力がかかる

    ワークフローシステムの移行時には、過去の稟議書を電子データ化する作業が必要となります。紙媒体のデータを電子化することにはある程度の時間がかかってしまうため、導入の必要性や妥当性が理解できていても電子化に踏み込みにくいことが懸念されるでしょう。しかしながら稟議書を電子化することには、効率の面でもコストの面でも大きなメリットがあります。移行作業にかかる時間や労力を前もって確保しておき、計画に沿って段階的な移行を目指していくことが重要です。

    稟議書の電子化で効率化を

    「稟議」という慣習は日本の企業文化に根強く残っているため、その慣習に従わずに、業務を進めることはできません。そこで、本記事でご紹介したように紙の稟議書では問題点が多すぎるため、稟議書の電子化を進めながら稟議を効率化していくのがおすすめです。ワークフローシステムを導入して稟議を電子化するという方法は、その最善策といえます。コストや工数の大幅な削減に繋がるので、ぜひ電子化した稟議書を実装してみてはいかがでしょうか。

    ⇒楽楽販売での稟議承認の利用事例を見る

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