今さら聞けない「社内稟議」とは？
社内決裁をスムーズに通すコツ

社内稟議とはどんなもの？決裁との違い

現在、企業のあらゆるシーンで、稟議が行われているため、多くの方がご存じでしょう。しかし、案外その明確な定義や、決裁との違いがわかっていないという方も少なくないようです。そこで、まずは具体的に稟議とはどのようなものなのか、そして混同されがちな決裁との違いを整理していきましょう。

稟議とは？どんな役割があるのか

通常、重要事項の決定の際には会議を開き、検討を進めることとなります。しかし、細かなことの決定を行うために、毎回会議を開くのは現実的ではありません。そこで、会議を開くまでもない内容の確認を得るために使用されるのが稟議です。

具体的には備品の購入や、外部との契約の締結をはじめとして、出張の許可や外注先への各種支払などが対象です。
稟議書に記載されるのは、内容や予算/理由/目的などが中心となります。そして、複数で回覧するという形が一般的な形式です。もちろん、形は組織により異なっている点に注意しましょう。

稟議と決裁の違い

社内稟議と似たものとして、社内決裁があります。稟議は「従業員」が起案した内容に関して、承認をもらうために複数人の役職者に回覧を行う作業であるのに対し、決裁とは決裁権限を持つ「役職者」が提案や申請の内容に関して最終的に承認するか否かを判断する行為を指します。

稟議は従業員が起案内容の承認をもらうための「一連の手続き」のことですが、決裁は役職者が最終的な判断するという「行為そのもの」を指すというのが大きな違いといえるでしょう。加えて決裁に関しては必ずしも複数人に承認をもらうフローが発生するものではなく、申請内容の規模や重要度によっては申請に対して直接決裁が行われるケースもあります。

稟議書をスムーズに通す方法

稟議書は日本独自のビジネス習慣としても知られていて、会議にかかる準備や無駄な時間を省けるという特徴があります。

しかし、稟議書がスムーズに通らないことも珍しくありません。そこでここでは、稟議書をスムーズに通すための方法をご紹介します。

事前に根回ししておく

稟議書をスムーズに通すためには、稟議書の承認者に事前に根回ししておくことが大切です。

稟議書で全く聞かされていない案件が突然回ってくると、稟議書の解釈に時間がかかる可能性があります。懸念点などを検討する必要がある場合もでてくるため、予期せず承認者へ負担がかかることもあるでしょう。

事前に「このような内容の稟議書を提出する予定です。」と口頭で一言添えるだけでも、承認者の理解を促しやすくなります。

根回しした時点で稟議書の問題点を指摘された場合には、該当箇所を修正することで実際の提出の際に通りやすくなるでしょう。

余分な情報は掲載しない

稟議書作成の際にはさまざまな情報を収集することになりますが、情報の全てを稟議書に記載してしまうと論点が不透明になる場合もあります。
稟議書をスムーズに通すためにはわかりやすく、かつ説得力のある情報提示が不可欠です。

そのためにも、余分な情報は掲載せずに伝えたい部分を要約するように意識することが大切です。

稟議が承認されない場合に発生するデメリットにも言及する

稟議書にはメリットばかり記載したくなるかもしれませんが、承認されない場合に発生するデメリットについても言及した方が「よく考えられている」という印象を与えられます。

さらに、考えられるリスクやデメリットなどを隠さず明示するだけではなく、リスクに対する対策案を付け加えておくと承認者も納得しやすいでしょう。

社内稟議の仕組みを根本的に見直す

繰り返しになりますが、稟議はもともと、事項を決定するための手続きを省略するために用いられるものです。とはいえ、複数の確認が必要なこともあって、時間がかかるというデメリットがあります。

グローバル化が進むビジネスシーンにおいて、ますますスピード感は重要となりつつあります。特に、海外企業と比較すると、日本企業は判断が遅いと言われており、稟議がその一因と言われています。そこで、この制度を根本から見直し、さらに効率化していくことが求められています。ここからは、その具体的な方法をご紹介していきます。

ワークフローの見直し・導入によって稟議を「仕組み化」

時代が変化すると、ビジネスの形も変わっていくため、最適なワークフローは常に変化します。そんな中で、社内における稟議などの取り扱いについても、根本から見直す必要がでてきています。

現在ではオンライン上であらゆることができるようになっています。稟議も例外ではありません。紙の書類ではなく、オンライン上で、一貫して処理できるようになれば、よりスムーズでスピーディな判断が可能となっていくでしょう。

さらに、一部の企業においては「○○時間を経過した稟議の自動承認」といった仕組みを導入するケースも増えました。このようにさまざまな工夫をすることによって、よりビジネスのスピード感を上げることができます。

このように、システムを根本から見直し、あらためて「仕組み化」し直すことによって、もともとの利点を活かしつつ、より効率化を図ることが可能となります。

関連記事はこちら準備万端？ワークフローシステム導入に必要な手順とポイント

社内稟議の効率化に役立つシステムやツールの活用

いきなり稟議のオンライン化、システム化と言っても具体的に何をしたらいいのかわからないという方も多いでしょう。もちろん、社内で独自の稟議のシステムを設計・開発している企業も多いですが、開発には高額なコストや時間が必要となるため、敷居が低いとは言えません。

そんな背景もあり、稟議を簡単にオンライン化できるツールも増えてきています。
中には初期費用をかけずに導入が可能なものもあるので、組織の規模や用途に合わせて探してみましょう。
稟議をはじめとして、決裁から勤怠管理や情報共有などまで総合的に社内ワークフローを一括管理できるツールもあるため、これを機に、業務方法を丸ごと見直し、検討を行うのもおすすめです。

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社内稟議のオンライン化により得られるメリット

社内稟議をオンライン化することでどのような課題解決につながるのでしょうか。主なメリットを6つご紹介します。

申請・承認のスピードが上がる

紙で行う稟議では申請書の用紙を必要なメンバー一人ひとりに回覧するため、外出中の人からの承認をもらうまで帰社を待つなど、予定したスケジュール通りに進まないことがあります。オンライン化することでシステムにつながる環境ならどこからでもタイムリーに申請・承認が可能になるので、紙で行う稟議と比べてスピードが格段に上がります。

人的ミスに早期対応できる

紙の申請書を回覧する場合、複数人の承認を得てから内容にミスが発覚し、また一から申請手続きをしなければならないケースもあります。オンラインの稟議書の場合、入力時にチェック機能をつけて誤記入を事前に防いだり、データの不備が見つかった時に遠隔で修正を行ったりすることで、人的ミスへの早期対応が叶います。

リモートワークにも対応できる

稟議書をオンライン化することで、リモートワーク中に承認の押印のためだけに出社する手間を省けます。自宅からでも稟議に承認を得られるので、ビジネスを円滑に進めることが可能になります。

ペーパーレスが実現する

オンライン化により申請書のプリントアウトが不要になるので、ペーパーレスが実現します。紙の購入費もかからず社内の書類保管スペースも空くので、コストを他に回すことができます。

監査効率もアップする

オンライン上に稟議関連のデータが一元管理されていれば、膨大な書類の中から必要なものだけを抽出する際の工数を省略できます。大量な書類提出が必要な監査時にもスムーズに対応することができます。

紛失リスクが軽減する

紙の稟議書を物理的に回覧すると、紛失のリスクが伴います。外出先に持ち出したメンバーが誤って失くしてしまうと、情報漏洩につながる恐れもあります。オンライン上であれば承認の進捗が見える化し、管理もファイリングするより容易なので、紛失のリスクは軽減できます。

まとめ

稟議を用いることによって、コストの削減や業務効率化などさまざまなメリットがあります。しかし、最終的な承認を得るまでに時間がかかるといったデメリットも存在します。
そこで、業務全般における仕組みを見直し、稟議システム、ツールを活用することで、デメリットを軽減し、より効率的に業務を進めることができるようになります。現在の稟議に不満を抱えているのであれば、一度ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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