準備万端？
ワークフローシステム導入に必要な手順とポイント

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの導入にあたってのポイントをご紹介する前に、まずはワークフローシステムとはそもそもどのようなものかをご説明します。

ワークフローシステムとは、簡単に表現すると稟議や報告書、届出申請などの承認手続きを電子化できるシステムです。バラバラになってしまいがちな手順やフォーマットを統一し、さらに電子化されることによって業務を効率化、承認までのスピード向上などが期待されます。単なる書類の電子化ということではなく、より効率的な業務フローの実現を可能とするシステムです。

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ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムの導入により、ワークフローの見える化や時短、コスト削減のほか、働き方改革の推進も期待できます。
具体的なメリットについて見ていきましょう。

ワークフローの見える化

ワークフローシステムを利用すると、書類の申請から承認手続きといったワークフローの進捗の見える化が可能です。

紙の書類の場合、自分が申請した書類が誰の手元で承認待ちになっているのか、管理部門からの受理はまだか、といった進捗を把握しにくいものです。
そこでワークフローシステムを活用すれば「申請書類が今どの地点にあるのか」が明らかになります。進捗状況がわかれば、その後のスケジュールや段取りの組み立てを行いやすくなるでしょう。
加えて、承認者に進行を督促する機能もあるため、ワークフローの進行をスムーズに行うことにもつながります。
さらに「誰が手続きを行ったか」も可視化できるようになるため、担当者以外による勝手な押印や不正な申請・承認の代理といったトラブルを防止しやすいというメリットもあります。

ワークフローの時短

書類の申請・承認といったワークフローの時短が実現することも、ワークフローシステム導入の大きなメリットです。

一般的なワークフローのプロセスでは、まず書類を紙にプリントアウトし、上司のデスクに提出し、承認された書類を管理部門に受理してもらい、最終的に書類をファイリングするといった流れになります。
この場合プリントアウトの手間や、上司・管理部門がデスクに戻るまで待つといったタイムラグが生じます。書類の内容によっては複数人からの承認が必要になるため、さらに時間がかかるでしょう。

そこでワークフローシステムを利用すれば、ネットワーク上でいつでもどこからでも確認・承認ができるため、書類での手続きのための移動時間は不要になります。ムダな作業時間を減らすことができるため、申請者・承認者どちらにとっても大きなメリットと言えるでしょう。

コスト削減

ワークフローシステムを活用すれば、紙が要らなくなる上に保管スペースも不要になるため、コスト削減の効果も期待できます。

まず申請書類が電子化されるため、プリントアウトにかかる紙代、プリンターとインク代、郵送代などがかかりません。さらに「至急対応しなければならない承認業務のためにオフィスに戻る」といった場合の交通費も必要なくなります。
加えて承認書類を保管するためのスペースや、バインダーやキャビネットにかかる費用も不要になります。

働き方改革の推進

日本社会の深刻な労働力不足をおぎなうためにも、在宅ワークや遠隔地での勤務といった多様な働き方への対応が求められています。特に近年の新型コロナウイルスの感染拡大対策によりリモートワークが浸透しつつありますが、実際にどのような取り組みをすれば良いのかわからないという企業も多いようです。なかには「書類の申請や承認といった紙の手続きのためだけに出社しなければいけない」というケースも見受けられます。

そこでワークフローシステムを導入すれば、自宅や外出先からPCやスマートフォンでワークフローの手続きができるようになります。書類の申請や承認のためだけにオフィスに出向く必要もなく、郵送の場合のタイムラグもなくなるでしょう。
このように、時間や場所に捉われず利用できるワークフローシステムは、喫緊の課題である働き方改革の推進にも役立つと考えられます。

導入にあたっての手順

ワークフローシステムによって業務の効率化を期待できますが、導入にあたっての準備や手順が誤っていれば、思うような効果を得ることができないこともあります。そこで次に、ワークフローシステムの導入にあたっての手順をご紹介していきます。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

現状を確認する

新しいツールを導入する際には、「どのような現状をどのように改善したいのか」を指針として定めておくことが必要です。ワークフローシステムの導入時には、稟議規程や組織図の確認、承認者への聞き取り調査を行って現状がどのような状態となっているかを確認しましょう。

現状の分析

聞き取り調査などで得た情報を分析します。規程と現状がどれほど違っているか、稟議書や報告書はどの程度の数が行き来しているか、提出から決済までどれだけの時間がかかっているか、承認者がこの業務に割いている時間はどれだけになるのか、従業員からの要望はどのようなものがあるのか、など、改善すべき点を洗い出していきます。

改善策の検討

ワークフローシステムを導入することで多くの点で効率化を実現できますが、それだけですべての課題が完全に解決するというわけではありません。承認者を減らすなど、可能な改善策はこのタイミングで検討しておくと良いでしょう。業務が慣例的になって定着してしまえば、それを改善するのは難しくなります。新しいツールを導入するこのタイミングで、可能な限り無駄は省くようにしておきましょう。そうすることで、ワークフローシステムが導入された後も、より効率的なフローを実現することができます。

ワークフローシステムの担当者を決めておく

ワークフローシステムは、人事異動や書類のフォーマットが変更されたときなど、メンテナンスが必要となることがあります。そのようなときにシステムが長時間止まってしまうような事態を防止するためにも、運用者やメンテナンス担当者を事前に決めておきましょう。明確に役割や責任を決めておくことで、ワークフローシステムをより安全に長く運用し続けていくことができます。

抑えておきたいポイント

導入前の準備が整ったところで、ワークフローシステムを選ぶ際に抑えておくべきポイントをご紹介していきます。企業によって最適なワークフローシステムは異なっていますが、ここでは基本的なポイント、共通して確認しておくべきポイントをご紹介します。最終決定の前に、一度確認されてみてはいかがでしょうか。

操作性は煩雑でないか

業務の効率化を期待して導入したワークフローシステムでも、その操作が煩雑であれば高い効果を得ることができません。承認までの時間は短くなったとしても、そのためにワークフローシステムを操作している時間が長くなるのであれば、意味がありません。導入後の現場の定着率を向上させるためにも、テスト運用期間などを設けて、実際にそのシステムを使うことになる承認者や従業員に操作してみてもらうことを推奨します。そこで直感的な操作が可能か、煩雑でないかを確認すると良いでしょう。

メンテナンス、カスタマイズは容易か

先ほども少し触れましたが、人事異動や書類のフォーマット変更など、ワークフローシステムを導入してからもメンテナンスが必要となる場面が少なからずあります。また、業務フローの変更によりカスタマイズが必要となるケースも考えられるでしょう。そのようなときはシステムが止まることになってしまうので、可能な限り速くメンテナンスを終わらせることが必要となってきます。しかしメンテナンスやカスタマイズが容易にできないシステムであれば、必要な手間や時間が多くなってしまいます。そのため、導入前からシステムのメンテナンス性、カスタマイズ性に注目しておくこともポイントの1つといえるでしょう。

まとめ

今回は、ワークフローシステムの導入にあたっての手順、確認しておくべきポイントをご紹介しました。煩雑な稟議などに関する業務が飛躍的に効率化できるワークフローシステムですが、導入前の準備や確認が誤っていると、思うような効果を得られない可能性もあります。求める機能や現場の反応を考慮して、より適したワークフローシステムを導入しましょう。

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