準備万端？
ワークフローシステム導入に必要な
手順とポイント

こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
業務をより効率的に行うために、ワークフローシステムを導入することは非常に有効です。部門間や営業マンごとに異なった書式や手順が異なっていることが多々ある稟議ワークフローも、ワークフローのシステムを導入することによって統一化を図ることが可能です。これによりコア業務でない部分に割かれていた時間が減るなど、社内の労働生産性の向上にもつなげることができます。ワークフローシステムにはこのような効果を期待することができますが、導入にあたって気を付けておくべきポイントはどのようなものがあるでしょうか。今回は、ワークフローシステムの導入にあたっての手順や、抑えておくべきポイントをご紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの導入にあたってのポイントをご紹介するまえに、まずはワークフローシステムとはそもそもどのようなものかをご説明します。ワークフローシステムとは、簡単に表現すると稟議や報告書、届出申請などの承認手続きを電子化できるシステムです。バラバラになってしまいがちな手順やフォーマットを統一し、さらに電子化されることによって業務を効率化、承認までのスピード向上などが期待されます。単なる書類の電子化ということではなく、より効率的な業務フローの実現を可能とするシステムです。

導入にあたっての手順

ワークフローシステムによって業務の効率化を期待できますが、導入にあたっての準備や手順が誤っていれば、思うような効果を得ることができないこともあります。そこで次に、ワークフローシステムの導入にあたっての手順をご紹介していきます。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

現状を確認する

新しいツールを導入する際には、「どのような現状をどのように改善したいのか」を指針として定めておくことが必要です。ワークフローシステムの導入時には、稟議規程や組織図の確認、承認者への聞き取り調査を行って現状がどのような状態となっているかを確認しましょう。

現状の分析

聞き取り調査などで得た情報を分析します。規程と現状がどれほど違っているか、稟議書や報告書はどの程度の数が行き来しているか、提出から決済までどれだけの時間がかかっているか、承認者がこの業務に割いている時間はどれだけになるのか、従業員からの要望はどのようなものがあるのか、など、改善すべき点を洗い出していきます。

改善策の検討

ワークフローシステムを導入することで多くの点で効率化を実現できますが、それだけですべての課題が完全に解決するというわけではありません。承認者を減らすなど、可能な改善策はこのタイミングで検討しておくと良いでしょう。業務が慣例的になって定着してしまえば、それを改善するのは難しくなります。新しいツールを導入するこのタイミングで、可能な限り無駄は省くようにしておきましょう。そうすることで、ワークフローシステムが導入された後も、より効率的なフローを実現することができます。

ワークフローシステムの担当者を決めておく

ワークフローシステムは、人事異動や書類のフォーマットが変更されたときなど、メンテナンスが必要となることがあります。そのようなときにシステムが長時間止まってしまうような事態を防止するためにも、運用者やメンテナンス担当者を事前に決めておきましょう。明確に役割や責任を決めておくことで、ワークフローシステムをより安全に長く運用し続けていくことができます。

抑えておきたいポイント

導入前の準備が整ったところで、ワークフローシステムを選ぶ際に抑えておくべきポイントをご紹介していきます。企業によって最適なワークフローシステムは異なっていますが、ここでは基本的なポイント、共通して確認しておくべきポイントをご紹介します。最終決定の前に、一度確認されてみてはいかがでしょうか。

操作性は煩雑でないか

業務の効率化を期待して導入したワークフローシステムでも、その操作が煩雑であれば高い効果を得ることができません。承認までの時間は短くなったとしても、そのためにワークフローシステムを操作している時間が長くなるのであれば、意味がありません。導入後の現場の定着率を向上させるためにも、テスト運用期間などを設けて、実際にそのシステムを使うことになる承認者や従業員に操作してみてもらうことを推奨します。そこで直感的な操作が可能か、煩雑でないかを確認すると良いでしょう。

メンテナンス、カスタマイズは容易か

先ほども少し触れましたが、人事異動や書類のフォーマット変更など、ワークフローシステムを導入してからもメンテナンスが必要となる場面が少なからずあります。また、業務フローの変更によりカスタマイズが必要となるケースも考えられるでしょう。そのようなときはシステムが止まることになってしまうので、可能な限り速くメンテナンスを終わらせることが必要となってきます。しかしメンテナンスやカスタマイズが容易にできないシステムであれば、必要な手間や時間が多くなってしまいます。そのため、導入前からシステムのメンテナンス性、カスタマイズ性に注目しておくこともポイントの1つといえるでしょう。

まとめ

今回は、ワークフローシステムの導入にあたっての手順、確認しておくべきポイントをご紹介しました。煩雑な稟議などに関する業務が飛躍的に効率化できるワークフローシステムですが、導入前の準備や確認が誤っていると、思うような効果を得られない可能性もあります。求める機能や現場の反応を考慮して、より適したワークフローシステムを導入しましょう。

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