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2019/3/13

販売管理システムで業務効率化を図る
導入で得られるメリットと選定ポイント

販売管理システムで業務効率化を図る 導入で得られるメリットと選定ポイント

販売管理業務の中では、資材の仕入れから始まり請求書の発行まで、販売における活動全体を管理します。それぞれの部門担当者との連携が必要になり、情報共有が非常に重要です。今回は、販売管理業務における課題と販売管理システムを導入することで得られるメリットをご紹介します。

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販売管理とは?

販売管理は「物の流れを管理すること」「お金の流れを管理すること」の2つに大別されます。

「物の流れを管理すること」とは、お客さまに提供する商品やサービスを管理する業務全般です。具体的には受注・発注、仕入れ、出荷、在庫の管理などがあります。一般的に、「プロセス管理」と呼ばれます。

「お金の流れを管理すること」とは、仕入商品への支払いや、売上の管理、納品先への請求と入金の管理などを指します。「債権」「債務管理」とも呼ばれ、企業が活動していく上で、最も重要な業務です。

業種によっては上記のうち不要な管理業務もありますが、重要なのは、「いつ、どこで、誰に、なぜ、何を、どのように、いくつ、いくらで」といった販売活動全体の流れを管理し、コストと利益のバランスを把握しながら自社の利益を確保していくことです。

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販売管理業務における課題

販売管理業務のよくある課題をご紹介します。

共有漏れによるミス

多くの企業では、営業や受注までの活動は営業部が、請求書の作成や入金の確認などの業務は経理部が、というように、業務ごとに担当者がいて、分担して業務を進めていきます。このことから、部門間で情報を共有することが必須となります。

部門ごとの担当者に情報が伝達されなければ、納期が遅れてしまったり、発注でミスがあったりという可能性があります。中には重大なトラブルへと発展することもあるため、情報共有には漏れがないことを意識しておくことが大切です。

また、情報共有を意識するだけでなく、伝達する情報の精度にも気を配りましょう。Excelや紙で情報を共有している場合、「必要な情報の保管場所はどこ?」「この情報は最新なのか?」といった問題が起きる場合もあるでしょう。作業の進捗や情報の更新が属人化してしまうと、担当者が不在の時に状況の確認が行えず、業務が滞る・トラブルが発生することに繋がりかねません。

情報共有や引き継ぎに問題がある場合、業務フローを見直したり、ツールを導入することで正しい情報を共有できる体制を整えましょう。

情報の入力や確認の負担

販売活動における見積書や請求書などの帳票を発行する業務は、必ず発生する作業です。重要な帳票を手動で作成する時は、入力ミスや誤送信に注意する必要があり、入力後はミスがないかの確認も行うでしょう。しかも顧客ごとに帳票の形式が異なる場合、ミスの確認や管理に多くのコストがかかります。

見積書や請求書だけではなく、メール・FAXを使って受注をうけている企業では、受注内容の登録にも手間がかかります。

情報の入力や確認にかかる負担を軽減するためには、販売管理システムを導入し、顧客ごとの書類フォーマットをシステム上で紐づけて管理したり、受注登録や請求書発行の作業をシステムで自動化することなどが重要です。

業務が滞る

販売情報をExcelなどで管理していると、データの一元管理ができず、業務が滞ることがあるかもしれません。各担当者が個人のPC内だけで情報管理をしていると、情報を一か所に集約するまで進捗の状況が把握できなくなり、利益やリソースの予想が立てづらくなります。

また、見積書や発注などの承認フローを紙で行っている場合は、上司が出張などで不在の際に迅速な対応ができず、業務が滞ってしまうことが考えられます。

進捗や販売情報の可視化、承認フローのシステム化を行うことで、販売業務全体を通して効率化することができます。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理業務をスムーズに進めるため、販売管理システムを導入することをおすすめします。販売管理システムを導入することで情報が一元化されます。

他にも色々なメリットが期待できますので、以下ご紹介します。

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スムーズな情報共有によるミスの軽減

販売管理システムに入力した情報は、リアルタイムに共有できます。案件を登録した時や更新した時に、指定の宛先へ自動で通知メールを送ることができるシステムもあり、情報共有の手間を軽減できます。システムのデータベース内で情報を一元的に管理できるため、共有漏れといったことも発生しにくい状態となります。

販売管理システムを導入していれば、担当者が退職する時など案件を引き継ぐ際や、新しい担当者と業務を分担する際にも、情報の共有漏れを防ぎ業務にスムーズに取り組むことができるようになります。

書類作成や承認フローの簡略化

販売管理システム内の複数のデータベースに登録された情報を関連付けることが出来るシステムもあります。このようなシステムを利用することで、業務を簡素化できます。例えば、継続して受注している案件では、顧客情報に前回受注した時の情報が登録されており、その受注情報を参照することで、前回受注した個数や金額を確認することができます。前回の受注情報を流用して処理を行えば、受注登録業務の手間を一部省くこともできます。

また、案件の情報を入力した後に、ボタン一つであらかじめ登録しておいた指定フォーマットの帳票に情報を自動で流し込んで、書類を作成するといった機能がある販売管理システムもあります。メールや紙を見ながら自分で転記するといった作業が不要になり、書類の作成を迅速に行うことができます。書類を作成した後は、承認フローもボタン一つで行えるものもあり、稟議承認もスムーズに進めることができます。クラウドのシステムであれば、上司が出張中でも外からアクセスして承認・否認を行えるので、承認待ちの時間を大幅に短縮して、業務のスピード向上に役立ちます。

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販売戦略に活かせる

売上の見込みや案件の進捗がリアルタイムに把握できないといったお悩みにも、販売管理システムの導入は有効です。「成約の見込みが高い案件はどれか」「逆にリスクがありそうな案件はどれか」といったことに素早く気づけることで、各案件に適切な対策を打てるようになります。

商品やサービスの種類によっては、営業担当が受注していない案件(見込み案件)を多く抱えている企業もあります。営業担当が個人のPCで進捗を管理できるExcelを作っていた場合、本人以外には進捗が把握できず、業務が滞ったり、営業機会の損失に繋がる場合もあります。全体で進捗の情報を共有するために、メールで報告したり、共通のサーバー上にExcelを保管したりする必要があり、非常に非効率的です。販売管理システムを導入することで、この問題を解決できるでしょう。

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販売管理システム選定ポイント

実際に販売管理システムを自社に取り入れる場合、「ネットでの評判が良かったから」や「有名だから」という理由で選択するのは、やや心もとないものです。

販売管理システムは自社に大きな改善と変化をもたらす存在です。導入に失敗しないよう、選定の際は下記のポイントに重点を置いて選ぶようにしましょう。

自社の業種・業態との適合性

販売管理システムの多くは、幅広い業種・業態に対応できます。しかし会社の細かいシステムには、それぞれの特色ややり方があるはずです。販売管理システムを導入しても、自社システムとの適合性が取れないのであれば、かえって手間が増えるだけとなります。
既存システムとの連携の可否や、外部システムとの適合性など、自社の業種・業態に対応できる販売管理システムを選ぶようにしましょう。対応範囲の広い製品を選ぶと、既存システムとのズレが生じにくくなります。

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サポートの充実度

管理システムは、受注から請求までがひとつなぎのシステムです。そのため、システムに支障が生じてしまえば、企業にとって命取りとなります。何かあった場合にすぐ手厚いサポートを受けられるのかは、販売管理システム選びの重要なポイントです。

「電話での問い合わせの可否」「サポート時間の範囲」「休日・祝日の対応有無」など自社でトラブルがあった場合を想定したうえで、サポート体制が自社にとって万全なのかを判断しましょう。

リスク管理は万全か

サポートとは別に自社内で発生するリスクを防げるかどうかも、重要な選定ポイントとなります。

管理システムはすべての販売業務が紐づいていますが、中には編集をされたら困るものや、他部署の閲覧が禁止されているものがある場合も考えられます。
これらのデータを守るためには、アクセス権限の管理をどこまで細かくできるのかが重要です。データを守るために、アクセス権限やユーザー管理が細かく行える製品を選ぶとよいでしょう。

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販売管理システムを導入して悩みを解決!

販売管理の業務では、「物の流れ」と「お金の流れ」の双方を管理します。販売管理業務をスムーズにこなすためには、他部門との連携、情報の共有と確認、さらに迅速な対応が必要不可欠です。情報の共有や他部門との連携において問題が発生しているのなら、現行の業務フローや既存システムの見直しに加えて、販売管理システムの導入を検討してみてください。

販売管理システムの楽楽販売なら、必要な情報をデータベースにまとめて一元管理することができるので、情報の共有漏れなどの問題を解決できます。また、手間のかかる書類作成も、楽楽販売が自動で作成しますので、業務の大幅な効率化が期待できます。

販売管理業務における課題を解決し、自社の利益拡大につなげたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

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