発注ミスはなぜ起きてしまう？よくある原因や改善につなげる対策方法

発注ミスが起こるときのよくある原因

発注ミスが起きる原因は、入力ミスや記載ミスなどのほか、FAXやメールなどの送信ミス、発注漏れなどさまざまです。

発注ミスが起こってしまうと、その後の対応に時間と労力を取られてしまいます。例えば、返品を依頼してから誤って送られたものを送り返す手続きや、急ぎで必要なものを手配するといった対処が求められます。

上記のような手間を避けるためにも、発注ミスを防ぐことが重要です。ここでは、発注ミスが生じるときによく見られる原因をご紹介します。

仕組みに問題がある

注文を行う際の仕組みに問題があり、発注ミスが起こるケースがあります。例えば、注文が完了するまでのオペレーションが煩雑で、入力漏れや数量間違いなどが起こってしまうことがあります。チェック体制が整っておらず、ヒューマンエラーにより発注ミスを招いてしまうこともあるでしょう。

こういった事態を防ぐためには、ダブルチェックなどを行う対策が有効となります。ただし、複雑な処理が必要とされる場合や、大量の数字を扱う場合などは、ヒューマンエラーが起こりやすい状態といえます。目視確認や手入力のみでは、ミスを防ぐのは難しいでしょう。

作業環境が整っていない

発注作業を行う場所や在庫管理する場所などが整理整頓されておらず、発注ミスの原因になる可能性があります。作業環境が整っていないと、発注内容が書かれた書類を紛失してしまったり、誤ったデータをもとに発注してしまったりと、さまざまなミスを引き起こすおそれがあります。

また、こういった環境では発注を行うために必要な書類やデータを探すのにも時間がかかってしまう場合があります。作業効率が悪くなってしまうのも問題といえるでしょう。

情報連携が不足している

発注関連の業務に関して、情報連携ができていないため発注ミスを招くことがあります。例えば、発注処理が完了した際に従業員同士で情報共有できておらず、誤って重複して注文してしまうケースが見られます。

また、情報共有自体は行っていたものの、行き違いがあって認識のズレが生じ、発注ミスが起こるケースもあります。情報伝達を正確に行える仕組みがない場合も発注ミスにつながるため注意が必要です。

人手が足りていない

そもそも人員が不足していることから、発注関連の時間を確保できず、ミスを引き起こすケースもあります。少ない時間の中で慌てて発注したり、確認する時間を削ったりすることで、発注ミスが起こるリスクが高まってしまうでしょう。

また、人手不足により業務の属人化が起こっている場合も、発注ミスのきっかけになることがあります。例えば、発注業務すべてを一人に任せていると別の従業員がチェックする機会もなく、ミスが起こりやすくなるでしょう。

発注ミスを防止する方法

上記の通り、発注ミスは複数の原因によって生じる可能性があります。予防のためにできることを確かめておきましょう。ここでは、発注ミスを可能な限り減らすために知っておきたい対策方法を解説します。

整理整頓を徹底する

発注業務を行う環境を整備すると、発注ミスを予防できる可能性があります。作業場所を整理整頓しておくと、必要書類の紛失や転記ミスなどの防止に効果的です。パソコン作業の場合はデータ管理にも気をつけましょう。整然とした環境は余計なものが目に入らず、集中しやすいのもメリットです。デスク周りに不要なものがあれば処分し、必要なものは片付けておきましょう。

チェック体制を整える

すべての受発注業務を一人に任せるのではなく、複数人でのチェック体制を整えると、ミスの予防につなげられます。セルフチェックのみでは、ミスを見落としても気づかずに誤発注してしまう可能性があります。2人以上で確認する仕組みを作ることで、ヒューマンエラーを未然に防ぎやすくなるでしょう。

ダブルチェックを導入する際は、発注業務の内容を棚卸しして工程を細かく書き出します。業務フローを可視化できると、どの段階でチェックを行えば良いかを判断しやすくなるでしょう。例えば、発注前のタイミングでは発注するアイテムの種類や個数などに間違いはないかを確認します。発注が完了したら、FAXやメールの送信にミスはないかを確認するとよいでしょう。

データの一元管理を進める

発注の際、必要なデータがまとまっていなければ確認に時間が取られるだけでなく、見落としなどのリスクも高まってしまいます。データの一元管理を行うと、発注ミスを減らしやすくなるでしょう。特に、情報共有不足によるミスを防ぐためには、部署をまたいでデータを一元管理できるシステムの導入がおすすめです。発注に関係する社員全員が、簡単に発注内容をチェックできる状態を作りましょう。

トレーニングや教育を強化する

発注ミスは、社員への教育不足によって起こっているケースも考えられます。関連業務の知識に間違いがあると、発注ミス以外のトラブルも発生する可能性があります。スタッフのスキル向上を図るため、定期的なトレーニングや研修などを実施することが大切です。

発注の自動化を進める

発注に関する作業を可能な限り自動化すると、ヒューマンエラーの防止につなげられます。例えば、発注内容を自動転記する機能を利用すれば、入力ミスによる誤発注を防げます。チェック漏れによるミスを防ぐため、間違いがあれば自動検知できる機能などもあると便利です。上記のような機能を備えた発注管理システムを活用しましょう。

システムを導入すると、データの一元管理によって自動化が叶うため、ミスを低減できます。きちんとしたチェック体制のあるオペレーションを構築できるのもポイントです。また、自動化が実現すれば、発注関連業務の時間も短縮できます。業務効率化に役立つ点も大きなメリットといえるでしょう。

発注ミスが起きてしまったときの対処法

どれだけ気をつけていても、ミスは起こってしまうものです。報告・連絡・相談を徹底して、速やかに対処しましょう。

発注ミスが発覚した際は、上司へ報告して指示を仰ぎます。早い段階であればミスを最小限に抑えやすいため、すぐに動くことが重要です。発注ミスで迷惑をかけた取引先には丁寧に謝罪します。

また、同じミスを起こしてしまわないように改善することも大切です。どの部分が課題となってミスが起こったのかを見極め、改善策を講じましょう。

発注ミスの防止のためにシステム・ツールを導入しましょう

発注ミスは、作業環境や人的リソースなど、さまざまな要因により生じることがあります。発注関連業務の仕組み自体に問題があるケースもあるため、見直しが必要です。システムやツールによる自動化により、発注ミスを防ぎやすくなります。自社に合うシステムを取り入れて、ミスの予防に努めましょう。

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