発注業務の流れって？発注手段ごとのメリット・デメリットとは

発注業務とは

発注業務とは、必要な商品や原材料・部品などを取引先に注文し、仕入れて支払を行うといった業務です。

発注業務の流れ

ここでは、発注業務の流れや各プロセスについてご紹介します。

見積もり依頼・内容の確認

発注を確定する前に、まずは見積もり依頼を行います。その際に、商品や数量はもちろんのこと納品日や支払条件などの希望もしっかり伝えることが重要です。正式に発注が確定してしまうと変更できないケースもありますので、あらかじめ希望の条件をまとめておきましょう。
継続して取引を行う場合や、数量が多い場合は仕入価格を交渉できるケースもあります。
より仕入価格を抑えたいのであれば、複数の仕入先に見積もり依頼をして比較する「相見積もり」も有効です。

発注

見積もりの内容に問題がなければ、注文書を作成して発注を行います。
継続して取引を行う可能性が高い場合は、単価や納期、支払締日や支払条件・方法などを定めた購買契約を締結することもあります。この契約があれば、お互いに取引のたびに条件を指定・確認する必要がなくなるため効率的です。
発注を行う際、受注の締切日時には注意が必要です。企業によって見積もりに対する受注の締切日時は異なるので、発注漏れや遅れといったミスを防ぐために取引先ごとに締切を整理しておきましょう。

仕入・検品

商品が納品されたらすぐに検品を行います。万が一破損や不良などがあれば、できるだけ早く相手側に連絡する必要があります。商品の交換などが必要となる場合、速やかな対応ができなければ販売や製造の予定も遅れてしまいますので、検品はできるだけ早く行います。
商品に問題がなければ、改めて納品書・発注書を確認して数量や金額に間違いがないかも確認します。

受領書の送付

検品が完了し、納品された商品に問題がなければ受領書に捺印・サインをして返送します。受領書に関するルールは企業や組織によって異なります。納品ごとではなく一定期間の納品を集計して送付することもあれば、内容に誤りや問題があった場合のみ連絡を行い、受領書の送付自体は省略するケースもあります。
購買契約を締結する場合、受領書の取り扱いも定めておくとわかりやすいでしょう。

支払処理

受領の確認がとれると、請求書が送られてきます。その内容を改めて確認し、間違いがなければ支払処理を行います。
支払に関しても企業によっていくつかのパターンがあり、取引ごとに支払を行うケースもあれば一定期間の取引を集計してまとめて支払うこともあります。請求期間の締日や支払日、支払方法が異なるケースもありますので注意が必要です。
支払条件などは購買契約や請求書で定められていますので、しっかりと確認したうえで支払処理を行いましょう。

関連記事はこちら受発注システムとは？受発注業務の効率化によるメリットを解説

発注業務をスムーズに行うためのポイント

以上が発注業務の一連の流れですが、これらのフローに則ってスムーズに業務を遂行するためにはどんなことに気をつければよいのでしょうか。

発注点を知る

発注点とは在庫管理のうえで用いられる指標のひとつで、在庫が一定以上の数量を下回った場合にスムーズに補充するための数値です。発注点は以下の公式から求めることができます。

発注点＝日ごとの平均出荷量×発注～入庫までの期間に消費される在庫数＋安全在庫量

この指標を利用した発注方法は「発注点方式」などと言われ、発注をかけるべきタイミングを正しく判断するために役立ちます。発注業務を行ううえでは、この発注点を把握して適切な進行を心がけるとよいでしょう。

関連記事はこちら発注点って？発注点・発注量の決め方と大切な5つのポイントとは

定期発注方式を活用する

発注点方式での発注に対して、期間ごとに発注をかける手法を「定期発注方式」と呼びます。月末や月初といった、決められたスケジュールに沿って製品在庫を供給できるため、安定的に在庫をコントロールできることが強みです。定期発注方式を採用することで発注業務に関わる作業をルーチン化することができ、よりスムーズな流れのもと業務を行っていけるでしょう。しかし適切な数を見誤ると在庫過多や在庫不足といった状況を招くおそれもあるので、注意深く運用しましょう。

発注業務を行う際の注意点

発注業務を実施する際には、特に納品書や受領証、検収書などの帳票管理に注意を払わなければいけません。実際には上記の帳票に発行義務はないものの、取引の内容を保証し、円滑な業務の遂行を行うために重要な存在だからです。帳票類の内容に誤りがあったり発行される書類に欠けがあったりすると、取引先からの信頼を損ねるおそれもあります。

関連記事はこちら6種類の発注方式の特徴と失敗しない在庫管理のコツをご紹介

発注方法によるメリット・デメリット

単に発注と言っても複数の方法があり、それぞれの方法にメリット・デメリットがあります。
続いては発注手段の特徴と、各メリット・デメリットをご紹介します。

電話による発注のメリット・デメリット

近年では少なくなりつつありますが、依然として発注の多くを電話に頼っているという企業もあります。
電話による発注のメリットはリアルタイムで納期や金額の確認ができるという点や、相手担当者とのコミュニケーションがとりやすいという点が挙げられます。
一方で、記録が残らないため聞き間違いといったヒューマンエラーが起こりやすい、電話代がかかるといったデメリットがあります。
聞き間違いに関しては追ってメールやメッセージなどを送り記録を残しておくことでフォローできる場合もあるため、適宜工夫することをおすすめします。

FAXによる発注のメリット・デメリット

電子メールの普及によって一般家庭ではあまり使われなくなってきたFAXですが、オフィスでは依然として高い普及率を誇ります。
FAXの場合は電話とは違い記録が残るうえに、自由なフォーマットで注文書を作ることができるというメリットがあります。一方で回線が混雑していると通信できない、パソコンで管理する場合は入力の手間がかかるという点がデメリットです。

メールによる発注のメリット・デメリット

メールの場合はFAXと同様に記録が残るうえにパソコンで管理しやすい、そして消耗品にコストがかからないというメリットがあります。
一方でメールは取引先や案件数などが増加すると履歴管理が難しい、一覧で確認しにくい、セキュリティ面に不安が残るという点がデメリットです。

EDIによる発注のメリット・デメリット

EDIはこれまで紙によってやりとりされていた受注・発注・請求などのやりとりを、すべてデジタル化できるシステムです。
最大のメリットは発注業務を大幅に効率化できるという点です。同時に画像やスペックなどの確認も可能なうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーも防げます。
デメリットとしては導入時に初期投資が必要な点や、取引先もシステムを導入していなければ使用できないという点が挙げられます。

クラウド型システムによる発注のメリット・デメリット

近年ではクラウド型の業務支援システムも増えています。発注業務を支援してくれるシステムもあり、多くの企業や組織で導入されるようになっています。
メリットはあらゆる取引先への対応が可能で、データ管理もしやすいという点です。24時間いつでも利用可能で、サービスによってはパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しています。EDIと比較すると導入コストが低いという点もメリットです。
デメリットは少ないですが、強いて挙げるとすればカスタマイズできる範囲に制限があるという点が挙げられます。

発注業務で起こりやすいトラブルと解決策

商品や原材料の仕入が必要なビジネスにおいて発注は欠かせない業務ですが、発注業務を行うにあたっては気をつけなければならないポイントが複数あります。
ここでは、発注業務で起こりやすいトラブルと解決策をいくつかご紹介します。

内容の不備・間違い

電話など口頭で発注を行う場合は、商品そのものや数量、金額などの聞き間違いや、転記ミスなどにより誤った内容で処理が進められてしまうことがあります。
手作業で入力している場合も、ヒューマンエラーによって誤った金額や数量で発注されてしまう可能性があります。
こういったトラブルの場合、システムを導入することで手作業での入力や転記を減らせば解決できます。

発注書の不着

FAXやメールなどで発注書を送信したにも関わらず、相手に届いていないというトラブルも少なくありません。FAXの場合は番号間違いや回線の混雑などによって送信できていないというケースもありますし、メールの場合はフィルターによる振り分けで相手に開封してもらえない可能性もあります。
「送信した発注書はすべて届いているはず」と過信するのではなく、しばらく経っても注文請書などが届かない場合は確認の連絡を入れるようにしましょう。

受注締切の時間に間に合わない

企業によって受注締切の時間は異なります。締切時間をすぎてから発注した場合、翌日の取り扱いとなり納品日が遅れてしまう可能性があります。締日前後の場合、1日のズレが大きな影響を及ぼすケースもありますので、締切直前などに発注を行った場合は確認の連絡を入れると安心です。

完売や欠品時の連絡がない

注目した商品がすでに完売していたり、一時的に欠品していたりするケースも少なくありません。取引先によっては特に連絡がないままキャンセル扱いになったり、納期が遅れたりすることもあります。
多くの企業は完売時や欠品時にはその旨を連絡してくれるものですが、取引歴が浅い企業への発注書には「欠品時や完売時には連絡が欲しい」ということを明記しておくようにしましょう。

まとめ

販売・製造業などの場合、商品や原材料を仕入れる必要があります。そこで重要となるのが発注業務です。しかし、多くの企業が効率化が難しい、トラブルが頻発するといった課題を抱えています。
発注業務のプロセスやさまざまな発注手段のメリット・デメリットを理解しながらフロー全体を見直すことで、発注業務の精度を高めて効率化につなげてください。